事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架

張寶燕

摘要：作為事業(yè)單位管理工作的重要任務(wù)，檔案管理水平的好壞關(guān)系著事業(yè)單位各項管理工作的協(xié)調(diào)與高效進(jìn)行。檔案管理工作一直以來也是事業(yè)單位的工作重點，決定著事業(yè)單位的自身發(fā)展。本文就當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位如何加強(qiáng)辦公室檔案管理工作進(jìn)行分析，就一些新方法、新思路進(jìn)行研究，提出一些加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?辦公室管理 ?檔案管理 ?創(chuàng)新思路

隨著國家對于事業(yè)單位的改革不斷深入，作為內(nèi)部管理的重要組成部分，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅與事業(yè)單位內(nèi)部高效運行有著密切的關(guān)系，檔案管理水平的好壞還是決定事業(yè)單位自身發(fā)展的重要前提。而面對新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，要保持事業(yè)單位的積極性，就必須關(guān)注到事業(yè)單位的辦公室檔案管理，筆者結(jié)合檔案管理工作多年的經(jīng)驗，就當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位如何加強(qiáng)辦公室檔案管理進(jìn)行分析，就存在的一些問題進(jìn)行探討，并提出辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理的基本原則

1.1 規(guī)范、靈活的統(tǒng)一原則

眾所周知，事業(yè)單位的工作制度是完全按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來制定與執(zhí)行的，這也說明，事業(yè)單位的管理工作必須體現(xiàn)出一定的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。但事實上，在實際的事業(yè)單位管理工作中，并不提倡這樣千篇一律的檔案管理方式，在實際的工作中，因事業(yè)單位的性質(zhì)不同，其檔案的管理方式也應(yīng)有所不同。所以說，檔案管理的制度與方法應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位辦公室的工作特點進(jìn)行制定，要不斷挖掘辦公室自身的特點，不斷探索和總結(jié)，建立一套完善的、全面的規(guī)章制度。

1.2 職責(zé)和權(quán)益兼顧的原則

在制定事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，要首先明確工作職責(zé)與范圍。針對辦公室檔案管理工作而言，必須首先明白和清楚檔案管理工作的工作目標(biāo)與任務(wù)，適當(dāng)對檔案進(jìn)行定期和不定期的指導(dǎo)和檢查等。同時，明確好檔案管理工作人員的權(quán)限與責(zé)任，以工作人員的合法利益出發(fā)，合理地制定檔案管理原則。這樣一來，才能夠激發(fā)工作人員的工作熱情，更加積極地投入到辦公室檔案工作中來。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀與特點分析

2.1 缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)的事業(yè)單位都沒有對辦公室檔案管理工作進(jìn)行充分的認(rèn)識，對其重要性不夠了解。不管是從單位領(lǐng)導(dǎo)還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對管理職責(zé)與年度考核上，也沒有對檔案管理工作的指標(biāo)進(jìn)行納入。這樣的現(xiàn)象也就導(dǎo)致了檔案管理工作人員對自身工作的不自信，認(rèn)為檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對于辦公室檔案管理的認(rèn)知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴(yán)重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員

從檔案管理學(xué)的角度來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性極高的工作，更需要技術(shù)性較強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來進(jìn)行。而當(dāng)前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機(jī)構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會發(fā)生變化，這就導(dǎo)致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓(xùn)與指導(dǎo)，也使得職工對工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。

2.3 缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與手段運用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享，更應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應(yīng)用，對于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原因。

3 事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 建立并完善辦公室檔案管理制度

首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度并不斷完善其制度環(huán)境，以保證辦公室檔案工作的規(guī)范性。其次，必須依據(jù)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來改進(jìn)和促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，以實現(xiàn)檔案管理工作的需要。同時，要提高從業(yè)職員對辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識，建立相應(yīng)的約束機(jī)制來引起重視，要求職工嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理的制度規(guī)范，并逐步構(gòu)建和完善制度。

3.2 提高辦公室檔案管理人員的綜合水平

辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個系統(tǒng)性較強(qiáng)，綜合性高的工作，因此，其對于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來完善隊伍建設(shè)，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應(yīng)不斷開展能力培訓(xùn)與實踐性的培訓(xùn)活動，以提升檔案管理人員的能力與知識，進(jìn)一步提升其管理經(jīng)驗，增強(qiáng)責(zé)任感，扎實檔案管理的理論基礎(chǔ)與實踐知識，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊伍水平。

3.3 推動現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運用

事實上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實際的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運用起來，切實從計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。可以通過借鑒國外一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應(yīng)加大對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會中檔案管理的價值。另外，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。

4 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是一項綜合性高，系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，其管理水平的好壞直接影響著事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展。而針對當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作存在的問題，我們必須采取針對性的措施，建立并完善相應(yīng)的管理制度，不斷提高檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)，并投入資金運用起現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的信息化、現(xiàn)代化。

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