《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案的規(guī)范管理

盧竹蘭

摘 要：醫(yī)療設(shè)備儀器的檔案管理是醫(yī)院管理、設(shè)備管理的重要組成部分，針對目前設(shè)備儀器檔案管理中存在問題，醫(yī)療機(jī)構(gòu)及其檔案管理人員必須提高檔案管理意識，對醫(yī)療設(shè)備儀器的檔案實(shí)行明確化、條理化、規(guī)則化、信息化管理，確保檔案管理真正起到對醫(yī)療的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；設(shè)備儀器；檔案管理；規(guī)范管理

常言道：“工欲善其事，必先利其器。”醫(yī)院是治病救人的場所，各種診斷、治療的醫(yī)療設(shè)備必不可少，并隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和為民服務(wù)的需要，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備在數(shù)量、規(guī)模、技術(shù)層面出現(xiàn)多、大、精等特點(diǎn)。為了保護(hù)醫(yī)院這些醫(yī)療設(shè)備等固定財(cái)產(chǎn)、為了保護(hù)醫(yī)療設(shè)備的完好率和提高其利用率，對這些醫(yī)療設(shè)備的歸檔管理就成為醫(yī)院管理中不可缺少的一環(huán)，實(shí)現(xiàn)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案的規(guī)范管理至關(guān)重要。

一、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案及其管理的重要性

《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案就是對醫(yī)療結(jié)構(gòu)所有涉及診斷、治療的設(shè)備儀器的所有文字資料的綜合，主要是設(shè)備儀器的形成性資料和原始介紹性資料。形成性資料即醫(yī)療機(jī)構(gòu)對設(shè)備儀器的申購單、論證報(bào)告表、政府采購計(jì)劃報(bào)批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收報(bào)告等書面文件和資料，原始介紹性資料即設(shè)備儀器的設(shè)備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機(jī)技術(shù)資料等。

對《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案作為醫(yī)院管理中設(shè)備管理的重要組成部分，其作用主要表現(xiàn)在四方面：

1、設(shè)備工作人員的“第二教師”。在醫(yī)療科室優(yōu)勢會出現(xiàn)設(shè)備儀器使用說明遺失的現(xiàn)象，在發(fā)生遺失時(shí)，《設(shè)備儀器》的檔案就可復(fù)印“使用說明”，指導(dǎo)工作人員操作設(shè)備或儀器，避免醫(yī)療行為的延誤，提升意醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

2、醫(yī)療設(shè)備維檢修的“及時(shí)雨”。不論是普通設(shè)備儀器，還是高科技醫(yī)療設(shè)備儀器都會出現(xiàn)故障與問題，在維檢修的工作中，《設(shè)備儀器》檔案中的設(shè)備介紹、使用說明、維修指導(dǎo)、光盤等資料就會為維檢修提供依據(jù)，縮短維修時(shí)間，減少維修費(fèi)用和設(shè)備事故醫(yī)患的發(fā)生率。

3、醫(yī)療設(shè)備儀器更新的“參照物”。為了提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，現(xiàn)代化的醫(yī)療身邊和儀器更新?lián)Q代是必然，也是必須的。如何才能引進(jìn)價(jià)格合理、功能專業(yè)的設(shè)備儀器，就需要對設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等進(jìn)行“參照”比較，而《設(shè)備儀器》檔案中的已有身儀器的資料就是對新產(chǎn)品進(jìn)行論證的最好、最直接的證據(jù)和參考。

4、維護(hù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)合法權(quán)益的“證人”。由于《設(shè)備儀器》檔案把設(shè)備儀器的購買發(fā)票、保修單等都保存完好，就為設(shè)備儀器的維修提供了法律依據(jù)。比如去年就利用保存完好的發(fā)票、保修卡等物據(jù)讓推卸責(zé)任的廠家進(jìn)行免費(fèi)維修，直接為醫(yī)院節(jié)省維修設(shè)備儀器近20萬元的“不必要”開支，反推于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

二、目前《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案管理現(xiàn)狀及影響

雖然《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案管理至關(guān)重要，但目前各醫(yī)療機(jī)構(gòu)對《設(shè)備儀器》的檔案管理卻不如人意，具體表現(xiàn)在醫(yī)療設(shè)備儀器檔案缺乏專業(yè)人員管理，多為兼職人員、后勤人員；雖制定《設(shè)備儀器》檔案管理制度，但存在無制度行為；檔案內(nèi)容建立不全，保管不善，造成資料散亂，甚至丟失；檔案資料出借制度不完善，有借無還、多借少還等。

由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)對《設(shè)備儀器》檔案的不善管理，不僅體現(xiàn)了醫(yī)院管理上的漏洞，也為設(shè)備儀器操作人員、臨床技術(shù)人員熟悉設(shè)備儀器造成一定困難，為設(shè)備儀器的維修、檢修造成障礙，直接影響到醫(yī)務(wù)人員對群眾的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，甚至造成醫(yī)療事故，為醫(yī)院形成財(cái)產(chǎn)、名譽(yù)上的損失?？梢?，規(guī)范檔案管理勢在必行。

三、規(guī)范《醫(yī)療結(jié)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案管理的措施

鑒于《醫(yī)療設(shè)備》檔案在醫(yī)院管理、設(shè)備管理中的重要地位，以及目前管理的現(xiàn)狀與問題，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

1、明確歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理明確化

對于醫(yī)療設(shè)備儀器的檔案建立，并非設(shè)備儀器大小一并歸檔，那樣勢必造成檔案管理的復(fù)雜化、繁冗化。對于常用、常換，資金在1000元以下的設(shè)備儀器，其管理手續(xù)可歸于設(shè)備科具體管理，方便設(shè)備儀器的及時(shí)更新；對于購買資金在1000元以上的貴重醫(yī)療設(shè)備儀器應(yīng)納入醫(yī)療機(jī)構(gòu)的專業(yè)檔案管理范疇，這樣有利于加強(qiáng)檔案管理人員的工作壓力和強(qiáng)度，提高對一線醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量。

2、實(shí)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理?xiàng)l理化

由于醫(yī)療設(shè)備儀器從申報(bào)購買到購買成功，再到使用、維修、報(bào)廢，過程中產(chǎn)生的資料很多，必須對相關(guān)檔案進(jìn)行分類管理，方能實(shí)現(xiàn)管理的條理化，提高管理的效率。

其一，綜合性檔案。也叫歷史性檔案，包括醫(yī)療設(shè)備儀器的編號、名稱、數(shù)量、型號、產(chǎn)地、價(jià)格、經(jīng)費(fèi)來源、設(shè)備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室、領(lǐng)取人、責(zé)任人等綜合內(nèi)容；包括設(shè)備儀器購買過程中的申購單、論證報(bào)告表、政府采購計(jì)劃報(bào)批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)等內(nèi)容。

其二，單機(jī)檔案。也就是設(shè)備儀器的具體說明，包括設(shè)備儀器的安裝調(diào)試及驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備安裝說明、使用指南、服務(wù)手冊、維修手冊及其他隨機(jī)的光盤等技術(shù)資料。

其三，維修檔案。也就是設(shè)備儀器的維修記錄，包括醫(yī)療設(shè)備儀器安裝實(shí)驗(yàn)報(bào)告、歷次大小維修報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備儀器的異常運(yùn)行和事故記錄、因設(shè)備儀器造成的醫(yī)療事故報(bào)告等。

3、強(qiáng)化制度監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)則化

制定完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案的建立、檔案的查閱借閱等管理行為，務(wù)求詳盡具體、關(guān)注細(xì)節(jié)、關(guān)注漏洞，為檔案管理打好“規(guī)則化”的制度前提。比如在借閱制度中要規(guī)定“設(shè)備原件一律不外借”只借復(fù)印件、借歸必須是同一人并履行簽字手續(xù)等。

對《醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備儀器》檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其管理意識與專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代檔案管理的要求。管理人員要全程參與設(shè)備儀器的拆裝、使用、維修等過程，做好各種記錄，為檔案做好第一手原始資料；要與各科室負(fù)責(zé)人互通信息，做好設(shè)備儀器工作量、經(jīng)濟(jì)收入等季度統(tǒng)計(jì)工作等。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)要對檔案管理進(jìn)行定期和不定期的督導(dǎo)，對管理人員的工作實(shí)行績效評價(jià)與考核，把檔案管理與管理人員的職稱晉級、年中評優(yōu)掛鉤，通過管理與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制促進(jìn)檔案管理的有序與規(guī)范。

4、構(gòu)建歸檔平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

充分發(fā)揮醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化管理平臺的優(yōu)勢，建立《設(shè)備儀器》檔案管理的信息化管理平臺和管理智能系統(tǒng)。管理人員把設(shè)備儀器的相關(guān)檔案信息文字資料通過手動錄入、電腦掃描等方式輸入到檔案管理智能系統(tǒng)中，方便管理人員對需要檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)和管理。同時(shí)，也可以通過醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療信息化平臺，與各科室實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器信息的資源共享，方便科室、設(shè)備儀器的操作人員及時(shí)、完整地查詢設(shè)備儀器的相關(guān)資料，減少借閱時(shí)間，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。要注意的是，檔案管理人員要抓住檔案信息資料的開放權(quán)，管理人員不開放，其科室或操作人員無法查閱到相關(guān)信息，這樣才能保證信息資料不泄露、不篡改，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理的科學(xué)化、信息化。

隨著醫(yī)療設(shè)備儀器的日益更新，技術(shù)含量的增加和規(guī)模增強(qiáng)，對設(shè)備儀器的檔案管理也愈加重要。檔案管理專業(yè)人員必須解放思想、強(qiáng)化學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)，以主動、積極地態(tài)度從事管理工作，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)與醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)各項(xiàng)建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：龍巖市永定區(qū)醫(yī)院）

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