中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)的管控

陳春梅

【摘 要】隨著目前中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)將從國(guó)有逐步向非國(guó)有的轉(zhuǎn)型以及設(shè)計(jì)市場(chǎng)的進(jìn)一步開放，目前中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)面臨著降本增效和實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展的壓力非常大?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)是技術(shù)密集型企業(yè)，不少中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)只重視比重大的設(shè)計(jì)人力成本管理，而往往忽視了比重不多的物資采購(gòu)成本管理，從而導(dǎo)致在采購(gòu)過(guò)程中的成本不斷提高，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)日益突出，給企業(yè)帶來(lái)了一系列的不利影響。因此，如何加強(qiáng)采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)的管控，顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)；采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)；管控

一、中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)管控的重要意義

成本領(lǐng)先、技術(shù)領(lǐng)先，已逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)長(zhǎng)期生存和良性發(fā)展的關(guān)鍵。在中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)當(dāng)中，人力成本是在企業(yè)總成本占比當(dāng)中最重要的成本支出，而采購(gòu)成本的比重占比不大，且該類企業(yè)對(duì)全面預(yù)算、全面風(fēng)險(xiǎn)管理的經(jīng)營(yíng)管理意識(shí)相比民營(yíng)企業(yè)而言比較淡薄，故往往容易忽視成本比重不多的采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)的管理。但一蟻可毀堤穴，采購(gòu)成本已然成為影響企業(yè)綜合成本的一個(gè)較重要的因素，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)大會(huì)影響企業(yè)綜合風(fēng)險(xiǎn)的管控。

工欲善其事，必先利其器。采購(gòu)成本及采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的良好管控，關(guān)系到所采購(gòu)的物資質(zhì)量是否優(yōu)良；是保證按時(shí)按質(zhì)完成勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的重要前期保障，是企業(yè)推行全面預(yù)算成本管理及全面風(fēng)險(xiǎn)管理，加強(qiáng)控制企業(yè)綜合成本、降低風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。因此，在中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)當(dāng)中，加強(qiáng)采購(gòu)成本與風(fēng)險(xiǎn)管控有著重要的意義。

二、中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中存在的突出問(wèn)題

1.采購(gòu)事前環(huán)節(jié)的突出問(wèn)題

采購(gòu)人員的崗位設(shè)置不合理，在選擇采購(gòu)員時(shí)未考慮其知識(shí)水平、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知水平：采購(gòu)人員多由行政工勤實(shí)習(xí)生臨時(shí)兼職，或由財(cái)務(wù)部出納員、會(huì)計(jì)員及人力資源部人員臨時(shí)兼職等，導(dǎo)致采購(gòu)員崗位職責(zé)、部門職責(zé)劃分不嚴(yán)，采購(gòu)責(zé)任心不強(qiáng)，容易造成采購(gòu)質(zhì)量下降和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)增加。

2.采購(gòu)事中購(gòu)買環(huán)節(jié)的突出問(wèn)題

（1）采購(gòu)管理制度流于形式，執(zhí)行難

所制定的采購(gòu)管理制度和采購(gòu)管理流程，成為應(yīng)付上級(jí)檢查內(nèi)部控制制度建設(shè)的擺設(shè)，問(wèn)題如下：

①無(wú)采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃安排不合理

多數(shù)情況下由企業(yè)綜合部門或各設(shè)計(jì)所產(chǎn)生采購(gòu)需求后臨時(shí)通知采購(gòu)人員采購(gòu)，事后為應(yīng)付財(cái)務(wù)部的付款要求而后補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃，造成臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)多，不利于兼職采購(gòu)員的日常工作計(jì)劃安排，不利于財(cái)務(wù)對(duì)采購(gòu)資金的計(jì)劃安排。

②無(wú)采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)詢價(jià)程序或有但不規(guī)范

采購(gòu)人員多數(shù)情況下省略了采購(gòu)申請(qǐng)程序，造成對(duì)可修復(fù)正常使用的設(shè)備物資進(jìn)行重復(fù)采購(gòu)；或是在采購(gòu)申請(qǐng)單中對(duì)所需采購(gòu)物品的規(guī)格型號(hào)等要求不全，造成貨不對(duì)版。

另外，采購(gòu)員未能作到貨比三家的采購(gòu)詢價(jià)程序，未能對(duì)供應(yīng)商的資信、技術(shù)、供貨資格等情況進(jìn)行了解核查正確選擇供應(yīng)商，而是直接讓供應(yīng)商送貨并在財(cái)務(wù)部審核支付款的環(huán)節(jié)被動(dòng)補(bǔ)齊采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)詢價(jià)的相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致所采購(gòu)的物資質(zhì)次價(jià)高。

③采購(gòu)合同難以管理且未能嚴(yán)格執(zhí)行

采購(gòu)合同制定只為應(yīng)付上級(jí)檢查和財(cái)務(wù)部的付款要求，合同制定不合理甚至不合法，在采購(gòu)及售后過(guò)程中未按合同約定執(zhí)行，執(zhí)行隨意性較大。

（2）采購(gòu)人員與供應(yīng)商互相勾結(jié)收受回扣，企業(yè)利益受損

采購(gòu)人員責(zé)任心不強(qiáng)，私心較重，未按要求公開詢價(jià)選擇供應(yīng)商，而是直接選擇與其有私人利益關(guān)系的供應(yīng)商，造成采購(gòu)質(zhì)量得不到保證，或是質(zhì)量雖好擔(dān)價(jià)格遠(yuǎn)超出市場(chǎng)均價(jià)，使企業(yè)成本上升、企業(yè)利益受損。

3.采購(gòu)事后管理環(huán)節(jié)的突出問(wèn)題

（1）采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范

在采購(gòu)驗(yàn)收過(guò)程中，只有實(shí)物資產(chǎn)管理員一人驗(yàn)收，且未按照采購(gòu)合同所規(guī)定的采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收，造成在采購(gòu)設(shè)計(jì)專用耗材時(shí)訂貨數(shù)量與收貨數(shù)量不相符；在采購(gòu)設(shè)計(jì)專用設(shè)備時(shí)，專用設(shè)備未達(dá)到使用部門的要求。

（2）采購(gòu)信息化管理程度低，難以進(jìn)行采購(gòu)數(shù)據(jù)分析

采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)詢價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)執(zhí)行、采購(gòu)物資驗(yàn)收、采購(gòu)管理臺(tái)賬等各環(huán)節(jié)缺乏一個(gè)有效的信息管理系統(tǒng)，采購(gòu)相關(guān)信息不能同步共享及同步利用，造成各個(gè)采購(gòu)相關(guān)環(huán)節(jié)需要重復(fù)業(yè)務(wù)處理，導(dǎo)致企業(yè)的采購(gòu)信息難以形成系統(tǒng)的匯總分析及難以對(duì)采購(gòu)過(guò)程的質(zhì)量好壞系統(tǒng)進(jìn)行合理評(píng)估。

（3）缺少對(duì)采購(gòu)過(guò)程中涉及崗位的績(jī)效考核管理

企業(yè)的人力資源部門或綜合辦部門對(duì)各采購(gòu)相關(guān)管理的制度和管理流程不熟悉，無(wú)法對(duì)采購(gòu)人員的崗位工作質(zhì)量（諸如到貨及時(shí)率、降本額、貨品質(zhì)量合格率等）進(jìn)行績(jī)效考核，造成采購(gòu)人員的工作質(zhì)量不佳，采購(gòu)積極性不佳，采購(gòu)效率不高。

三、加強(qiáng)采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)管控的對(duì)策建議

1.提升企業(yè)綜合管理部門的經(jīng)營(yíng)管理水平

（1）加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，支持財(cái)務(wù)管理

企業(yè)綜合管理部門需加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和提高，熟悉企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各環(huán)節(jié)包括采購(gòu)環(huán)節(jié)的全過(guò)程管理，理解支持財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督管理。

（2）合理設(shè)置采購(gòu)員崗位

在財(cái)務(wù)部門以外專設(shè)責(zé)任感強(qiáng)的專職采購(gòu)員或相對(duì)固定的兼職采購(gòu)員，并對(duì)采購(gòu)相關(guān)崗位進(jìn)行不相容崗位和不相容職務(wù)的分離；對(duì)于受企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)等因素所限，無(wú)法對(duì)不相容崗位和不相容職務(wù)實(shí)現(xiàn)有效分離的情形，應(yīng)由相關(guān)部門和人員進(jìn)行不定期的監(jiān)督檢查，并采取必要的補(bǔ)償性控制措施。

2.結(jié)合企業(yè)預(yù)算進(jìn)行管控，完善采購(gòu)管理制度

（1）加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算管理

于企業(yè)年度預(yù)算開始時(shí)召開企業(yè)年度預(yù)算溝通會(huì)議，加強(qiáng)企業(yè)各部門的連動(dòng)，使采購(gòu)由單一環(huán)節(jié)變成經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各部門的合作管理環(huán)節(jié)。由采購(gòu)員做出各部門的采購(gòu)預(yù)算格式表并要求各部門按時(shí)按質(zhì)上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃；對(duì)各部門不按要求上報(bào)的年度采購(gòu)預(yù)算，財(cái)務(wù)部門一概不予作采購(gòu)資金審批和支付。

（2）加強(qiáng)采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程管理

①采購(gòu)申請(qǐng)審批管理

對(duì)各部門在年度采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)的采購(gòu)申請(qǐng)單，采取日常審批方式；對(duì)各部門在年度采購(gòu)預(yù)算范圍之外或進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算調(diào)整的采購(gòu)申請(qǐng)單，采取例外審批方式。在采購(gòu)申請(qǐng)單中，應(yīng)由維修員權(quán)衡維修與采購(gòu)成本孰低而給予是否更新采購(gòu)的建議；應(yīng)由資產(chǎn)管理員核實(shí)庫(kù)存是否有相同或同類資產(chǎn)可領(lǐng)用或可調(diào)配使用的建議，以減少不必要的采購(gòu)浪費(fèi)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)預(yù)算嚴(yán)格作好采購(gòu)申請(qǐng)的監(jiān)督。

②采購(gòu)詢價(jià)審批管理

對(duì)于大中型專業(yè)設(shè)備，進(jìn)行公開招標(biāo)詢價(jià)；對(duì)于單件物資或單件設(shè)備單價(jià)在一定標(biāo)準(zhǔn)以上的，應(yīng)嚴(yán)格貨比三家并做出采購(gòu)詢價(jià)表。詢價(jià)表應(yīng)盡可能詳細(xì)提供與采購(gòu)相關(guān)的信息，以便財(cái)務(wù)部門對(duì)對(duì)供應(yīng)商的詢價(jià)情況不定期地抽查監(jiān)督。如采購(gòu)員所推薦的供貨商的供貨價(jià)為采購(gòu)詢價(jià)表中的非最低價(jià)，則應(yīng)對(duì)擬購(gòu)價(jià)與最低詢價(jià)之間設(shè)定限定管控比例。

③規(guī)范供應(yīng)商的評(píng)估和準(zhǔn)入管理

對(duì)供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行資信評(píng)估，對(duì)大中型專業(yè)設(shè)備或?qū)I(yè)設(shè)計(jì)軟件進(jìn)行集體討論決策，以確定合適的供應(yīng)商，并與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議及繳納質(zhì)量保證金等。

④采購(gòu)付款審批管理

財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)預(yù)算合理安排采購(gòu)資金；在采購(gòu)付款的規(guī)定中要求采購(gòu)員應(yīng)憑采購(gòu)合同會(huì)簽表和采購(gòu)合同復(fù)印件、采購(gòu)發(fā)票及供應(yīng)商的銷貨清單、采購(gòu)計(jì)劃表、采購(gòu)詢價(jià)表及采購(gòu)申請(qǐng)表等申請(qǐng)付款，以對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行有效控制。

3.制定采購(gòu)合同管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行

制定采購(gòu)合同管理制度，以加強(qiáng)各部門人員對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的牽制約束，并減少采購(gòu)合同從簽訂到執(zhí)行全過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)合同管理制度應(yīng)從以下幾個(gè)重要方面入手：

第一，建立并加強(qiáng)執(zhí)行采購(gòu)合同的授權(quán)審批和合同會(huì)審制度，明確各相關(guān)部門人員的各級(jí)審批程序，以防止采購(gòu)員超出權(quán)限簽訂合同或越權(quán)會(huì)審。

第二，加強(qiáng)合同專用印章的管理，以防止采購(gòu)員外帶印章私自與供貨商簽訂合同。

第三，采購(gòu)員和財(cái)務(wù)部門應(yīng)同時(shí)建立采購(gòu)合同管理臺(tái)賬；財(cái)務(wù)部作為采購(gòu)監(jiān)管的部門，應(yīng)及時(shí)跟蹤合同的履行情況，對(duì)有可能影響經(jīng)營(yíng)管理或設(shè)計(jì)項(xiàng)目開展的異常情況須出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案；采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)合同臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)采購(gòu)合同款項(xiàng)的的支付情況；財(cái)務(wù)部根據(jù)合同臺(tái)賬，作好采購(gòu)合同執(zhí)行情況的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行異常并提出建議解決方案。

第四，建立并加強(qiáng)執(zhí)行采購(gòu)合同違約及糾紛處理制度，規(guī)范合同執(zhí)行過(guò)程的違約糾紛處理。

第五，建立采購(gòu)合同稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)索引表，保證在簽訂合同的源頭防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；建立采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)排查分類記錄表并對(duì)常見的采購(gòu)合同作風(fēng)險(xiǎn)列示，作定期排查。

4.建立采購(gòu)廉潔制度

在采購(gòu)廉潔制度中，定期或不定期給供貨商提供《采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督告知書》并讓對(duì)方出具回執(zhí)單，以及明確采購(gòu)人員應(yīng)與企業(yè)簽具《采購(gòu)業(yè)務(wù)自律承諾書》。建立采購(gòu)廉潔制度，能夠從制度上減少采購(gòu)人員收受回扣的行為，減少重復(fù)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，維護(hù)企業(yè)形象，與供貨商共同發(fā)展，提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

5.建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收程序

（1）規(guī)范驗(yàn)收程序

采購(gòu)驗(yàn)收必須由采購(gòu)員以外的專人進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收，即：應(yīng)由實(shí)物資產(chǎn)管理員會(huì)同資產(chǎn)使用部門聯(lián)合進(jìn)行，并在驗(yàn)收過(guò)程中依據(jù)采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、對(duì)方供貨清單等相關(guān)資料作驗(yàn)收；在驗(yàn)收完畢后，實(shí)物資產(chǎn)管理員應(yīng)出具書面驗(yàn)收證明辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告，查明原因并及時(shí)處理。

（2）驗(yàn)收與資產(chǎn)領(lǐng)用相結(jié)合

對(duì)于辦公設(shè)備及辦公低耗品的領(lǐng)用，驗(yàn)收員應(yīng)在采購(gòu)驗(yàn)收合格后即時(shí)填制并粘貼資產(chǎn)臺(tái)卡，保證采購(gòu)、驗(yàn)收、資產(chǎn)使用的各管理環(huán)節(jié)緊密銜接。

6.建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析匯總能力

（1）建立采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，完善采購(gòu)信息收集和決策

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的信息管理，建立采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，以便于數(shù)據(jù)收集和分析。數(shù)據(jù)收集可以從采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)詢價(jià)、采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行、采購(gòu)收貨驗(yàn)收、采購(gòu)發(fā)票收取、采購(gòu)付款等采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管控，更好地幫助企業(yè)選擇最佳供應(yīng)商和價(jià)格策略，提高采購(gòu)過(guò)程的透明度，使事后審查變?yōu)槭虑凹笆轮斜O(jiān)督，對(duì)采購(gòu)全過(guò)程作到有數(shù)據(jù)可查，有流程可依。

（2）利用采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，作好財(cái)務(wù)相關(guān)分析

財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際支出對(duì)比，今年價(jià)格與去年同期對(duì)比，有助于提高企業(yè)對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)變化的把控能力。

7.對(duì)采購(gòu)相關(guān)崗位建立績(jī)效考核制度

由人力資源部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門、實(shí)物資產(chǎn)管理部門等對(duì)采購(gòu)全過(guò)程所涉及的部門進(jìn)行全面考核。采購(gòu)考核指標(biāo)應(yīng)包括采購(gòu)成本控制率、供應(yīng)商開發(fā)率和供應(yīng)商資信審查率、到貨及時(shí)率、貨品質(zhì)量合格率、采購(gòu)計(jì)劃完成率等。建立采購(gòu)過(guò)程的績(jī)效考核制度，有利于采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)經(jīng)辦人提高責(zé)任心和積極性，充分體現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的責(zé)、權(quán)、利，利用相關(guān)考核指標(biāo)全面評(píng)價(jià)采購(gòu)相關(guān)人員的工作績(jī)效?？?jī)效考核結(jié)果的運(yùn)用應(yīng)與采購(gòu)相關(guān)人員的薪資調(diào)整、職務(wù)晉升、教育培訓(xùn)等緊密相連，以激發(fā)采購(gòu)相關(guān)人員學(xué)習(xí)采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)、積極進(jìn)取、維護(hù)企業(yè)利益的高度責(zé)任心。

綜上所述，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的成本和風(fēng)險(xiǎn)管控，有利于中小國(guó)有勘察設(shè)計(jì)企業(yè)降低綜合成本，減少存貨積壓和資金占用；有利于財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確合理核算采購(gòu)成本，降低采購(gòu)過(guò)程中的法律和內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，以更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，使企業(yè)能夠獲得更高的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。

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