產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化證據(jù)意識

◎李錚（湖南省聯(lián)合產(chǎn)權(quán)交易所,長沙410000）

產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)所組織的產(chǎn)權(quán)交易活動(dòng)涉及多個(gè)交易相關(guān)方，涉及復(fù)雜的交易環(huán)節(jié)，而交易本質(zhì)上屬買賣關(guān)系，是一種民事法律活動(dòng)。因此，對于每一個(gè)交易環(huán)節(jié)所生成的具有證據(jù)價(jià)值的相關(guān)文件資料，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)都應(yīng)當(dāng)妥善保管。本文就強(qiáng)化產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)從業(yè)人員證據(jù)意識相關(guān)問題作一簡要探析。

1 強(qiáng)化證據(jù)意識的重要性

證據(jù)是一個(gè)十分重要的法律概念。在我國法學(xué)體系中，有專門的“證據(jù)法學(xué)”這一研究性學(xué)科。在我國三大訴訟法（民事訴訟法、刑事訴訟法、行政訴訟法）中，均有專門的一章對“證據(jù)”作十分詳盡的規(guī)定。

證據(jù)是指證明事實(shí)的依據(jù)。從民事訴訟法角度看，證據(jù)是指能夠證明民事案件真實(shí)情況的客觀事實(shí)材料。按照其表現(xiàn)形式，民事訴訟證據(jù)一般可分為(一) 當(dāng)事人的陳述；(二 ) 書證 ；(三 ) 物證 ；(四 )視聽資料；(五) 電子數(shù)據(jù)；(六) 證人證言；(七) 鑒定意見；(八) 勘驗(yàn)筆錄。在產(chǎn)權(quán)交易活動(dòng)中，各類合同（協(xié)議）、各種書面函件、轉(zhuǎn)（受）讓方提供的資質(zhì)證明文件、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓信息發(fā)布申請書、受讓申請書、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告、法律意見書、公證書等，從民事訴訟證據(jù)分類的視角看，均為書證。在業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中，往來的電子郵件、QQ 聊天記錄、微信聊天記錄，以及電子掃描文件、Word 文件、Excel 工作表、網(wǎng)絡(luò)競價(jià)電子記錄等，均屬于電子證據(jù)。在競價(jià)現(xiàn)場形成的錄音錄像資料，屬于視聽資料。

為什么要在產(chǎn)權(quán)交易活動(dòng)中如此鄭重其事地強(qiáng)調(diào)證據(jù)的重要性呢？這是因?yàn)?，從產(chǎn)權(quán)交易的角度來看，目的就在于防范于未然。如果在交易過程中發(fā)生任何爭議，那么首先應(yīng)當(dāng)查清引發(fā)爭議的基本事實(shí)，在厘清基本事實(shí)的基礎(chǔ)上妥善解決爭議。而要查清基本事實(shí)，依靠的就是證據(jù)，即那些與交易有關(guān)的各類文件資料。試想，如果我們不重視證據(jù)的收集和保管，那么，在解決爭議時(shí)，就會(huì)處于十分被動(dòng)的地位。因?yàn)?，作為產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)，如果要證明所履行的交易程序是合法、合規(guī)的，那么就需要用證據(jù)來“說話”，否則口說無憑！不僅僅是在證明自己的交易程序的合法、合規(guī)性方面證據(jù)能發(fā)揮無可替代的重要作用，而且，當(dāng)交易相關(guān)方損害產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益時(shí)，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)也能夠通過舉證證明自己的相應(yīng)主張（訴求）。比如，當(dāng)產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)起訴相關(guān)方或被他人起訴，在訴訟過程中，舉證無疑是決定訴訟結(jié)果至關(guān)重要的因素。律師行業(yè)有句行話：“打官司，就是打證據(jù)?！边@句話非常直白地道出了證據(jù)的重要性。

基于上述分析，作為產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到證據(jù)的重要性，自覺強(qiáng)化證據(jù)意識。在日常工作中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作程序的相關(guān)要求，高度重視收集、整理、保管好業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，切不可馬虎大意。

2 在實(shí)際工作中如何強(qiáng)化證據(jù)意識？

就如何強(qiáng)化證據(jù)意識，筆者試從業(yè)務(wù)操作層面，提出一些思路性建議，供業(yè)內(nèi)同仁參考。

2.1 重視文件材料原件的作用

在民事訴訟案件中，只有復(fù)印件而無原件佐證的文件材料，證明力是十分微弱的。基于這一原因，在業(yè)務(wù)操作過程中，應(yīng)當(dāng)要求交易相關(guān)方必須提供原件，沒有任何“通融”的余地。只需留存復(fù)印件的資料，比如自然人的身份證明，應(yīng)當(dāng)場核實(shí)其原件。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中，由于時(shí)間緊迫，交易相關(guān)方暫時(shí)只能提供傳真件、掃描件的，應(yīng)當(dāng)事后及時(shí)補(bǔ)充相應(yīng)的原件。在實(shí)際工作中，一些跨地區(qū)的資金結(jié)算，為了提高資金結(jié)算的效率，在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，可先采用經(jīng)核實(shí)無誤的傳真件、掃描件進(jìn)行結(jié)算，但事后應(yīng)當(dāng)及時(shí)取回相應(yīng)的原件，并歸于業(yè)務(wù)檔案保存。

需要特別提示的是，有些重要的業(yè)務(wù)原件如果產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)并無責(zé)任保管，則在查驗(yàn)原件后，留存復(fù)印件即可。比如，銀行應(yīng)受讓方的申請向轉(zhuǎn)讓方出具的無條件支付、不可撤銷的《銀行保函》（用于擔(dān)保交易價(jià)款的支付）、其他相關(guān)擔(dān)保函等，其原件宜由受益人或者擔(dān)保權(quán)人持有并保管。如果這些原件，本無需產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)保管，但卻留存在產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)，則產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)需承擔(dān)因文件遺失或保管不當(dāng)而產(chǎn)生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。試想，類似于《銀行保函》的這些文件材料，一旦遺失或毀損，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)權(quán)利人因遺失、毀損這些重要的文件材料而無法行使相應(yīng)權(quán)利，從而遭受難以挽回的重大損失。

2.2 重視業(yè)務(wù)”證據(jù)”的收集整理

一是要明確哪些材料需要作為業(yè)務(wù)“證據(jù)”納入檔案管理。比如，產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓公告、司法變賣公告的網(wǎng)站發(fā)布版本，需進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)截圖并打印，作為檔案保管。原因有二：一是證實(shí)這些公告的內(nèi)容本身；二是證實(shí)已通過網(wǎng)站進(jìn)行了發(fā)布。再比如，資料的領(lǐng)取，應(yīng)當(dāng)做好書面簽收，以避免將來發(fā)生爭議。對于采用郵寄方式遞送資料的，寄件人應(yīng)當(dāng)在郵件寄送單上注明資料的名稱、寄件人姓名、寄件日期，并將郵件寄送單存檔保管。必要時(shí)，還可通過網(wǎng)絡(luò)查詢郵件的投遞狀態(tài)，并截圖打印存檔。

二是要掌握業(yè)務(wù)“證據(jù)”收集整理的方法。比如，發(fā)布在報(bào)紙上的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓公告，該報(bào)紙的整版應(yīng)當(dāng)完整保存，不宜將該公告從報(bào)紙中裁剪下來后保管。原因在于：如果進(jìn)行了裁剪，則無法反映整版的全貌，難以體現(xiàn)出該版面頂部所體現(xiàn)的版次及報(bào)紙出版日期等重要信息，從而失去證據(jù)的應(yīng)有價(jià)值。

三是要按照相關(guān)規(guī)定或要求，做好業(yè)務(wù)“證據(jù)”的生成。比如，需對交易活動(dòng)進(jìn)行錄音錄像或拍照的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行，并妥善保管好這些資料。

四是要有業(yè)務(wù)“證據(jù)鏈”意識。通俗地說，就是在收集整理業(yè)務(wù)“證據(jù)”時(shí)，要留意各個(gè)“證據(jù)”材料是否相互印證，做到“一環(huán)扣一環(huán)”。在整理檔案時(shí)，在不違背檔案歸類原則的前提下，可將屬于同一個(gè)證據(jù)鏈的業(yè)務(wù)資料保管在一起，以便查詢和利用。

2.3 從嚴(yán)管理業(yè)務(wù)檔案

檔案管理也是業(yè)務(wù)工作的延伸，是業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要內(nèi)容之一。檔案管理好了，證據(jù)就得到了有效保護(hù)。從嚴(yán)管理業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

2.3.1 及時(shí)歸檔。在具體的業(yè)務(wù)過程中，對于業(yè)務(wù)檔案，建議邊形成邊整理邊造冊，這有利于防止業(yè)務(wù)資料四處存放，以避免出現(xiàn)需集中整理時(shí)發(fā)生資料缺失的情形。業(yè)務(wù)活動(dòng)一旦結(jié)束，應(yīng)及時(shí)整理檔案，并按照相關(guān)規(guī)定移交給檔案管理部門統(tǒng)一保管。

2.3.2 加強(qiáng)檔案室的日常管理。業(yè)務(wù)檔案室應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進(jìn)行專門管理。未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室。要嚴(yán)格按照中國企業(yè)國有產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)協(xié)會(huì)《企業(yè)國有產(chǎn)權(quán)交易檔案管理規(guī)范（試行）》和其他相關(guān)要求，做好檔案的防盜、防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防污染、防有害生物的“八防”要求。

2.3.3 嚴(yán)格執(zhí)行檔案查詢程序。產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員，因工作原因，需要查閱已歸檔檔案的，應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部管理程序，說明需要查詢的原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由檔案管理部門方提供查閱服務(wù)。

公檢法機(jī)關(guān)來產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)查閱、復(fù)制相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行法定程序。符合法定程序規(guī)定的，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極配合。《民事訴訟法》、《行政訴訟法》均規(guī)定，人民法院有權(quán)向有關(guān)單位和個(gè)人調(diào)查取證?！缎淌略V訟法》規(guī)定，人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)有權(quán)向有關(guān)單位和個(gè)人收集、調(diào)取證據(jù)。有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供證據(jù)。但是，公檢法機(jī)關(guān)工作人員未按規(guī)定出示相關(guān)身份證明和調(diào)查文書、參與調(diào)查的人員人數(shù)不符合規(guī)定，或者出現(xiàn)其他違反調(diào)查取證法定程序的情形，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)可拒絕其調(diào)查取證要求。

公安機(jī)關(guān)辦理刑事、行政案件，向有關(guān)單位和個(gè)人調(diào)取證據(jù)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)辦案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，開具調(diào)取證據(jù)通知書。人民法院辦理民事案件需收集調(diào)查證據(jù)，應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行。人民法院在辦理民事、刑事案件過程中進(jìn)行調(diào)查取證，對當(dāng)事人提供的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)出具收據(jù)，注明證據(jù)的名稱、收到的時(shí)間、份（件）數(shù)和頁數(shù)等，由審判員或書記員簽名。

公檢法機(jī)關(guān)以外的其他單位到產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)查詢檔案的，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)核實(shí)該單位查詢的原因、該單位是否與查詢事項(xiàng)具有關(guān)聯(lián)性，查詢的范圍是否合理等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可提供查詢服務(wù)。