會(huì)計(jì)“綠色檔案”的可行性分析

牟文華

【摘 要】 實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”發(fā)展策略，亦即全面開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，一方面可以減少大量紙質(zhì)憑證的打印、傳遞、整理、保管等工作;另一方面，也可以節(jié)約人力資源，使會(huì)計(jì)人員將更多的精力放在更加重要的工作崗位上，全面促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的資源節(jié)約。同時(shí)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，整個(gè)社會(huì)的檔案管理都將面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)，而會(huì)計(jì)檔案的管理要在大數(shù)據(jù)時(shí)代成功轉(zhuǎn)型，離不開會(huì)計(jì)“綠色檔案”的發(fā)展和實(shí)施。但是，要想保證會(huì)計(jì)電子檔案長期的安全性，還應(yīng)該積極探索安全性保障措施，建立數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)保管、數(shù)據(jù)災(zāi)備等方面的安全保障機(jī)制。

【關(guān)鍵詞】 綠色檔案; 會(huì)計(jì)檔案電子化; 信息系統(tǒng); 系統(tǒng)安全; 大數(shù)據(jù)時(shí)代

中圖分類號：F230 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號：1004-5937（2014）35-0058-03

新世紀(jì)到來之后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給我們的生產(chǎn)、生活帶來了極大的便利，社會(huì)生活的方方面面都發(fā)生了巨大的變化，大量的行業(yè)開始引入電子化的管理方式，大量的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生，因此，會(huì)計(jì)“綠色檔案”也應(yīng)運(yùn)而生。所謂會(huì)計(jì)“綠色檔案”，即在會(huì)計(jì)檔案的打印、整理、傳遞、存儲(chǔ)、保管等過程全面實(shí)行電子化管理，擯棄紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)“綠色、低碳發(fā)展理念”，充分節(jié)約社會(huì)資源。

一、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存在的缺陷

自造紙術(shù)發(fā)明以來，紙張作為信息載體一直受到使用者的青睞。但是，新世紀(jì)到來之后，隨著會(huì)計(jì)電算化的迅猛發(fā)展，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的缺陷也就一一顯現(xiàn)了出來。

（一）帶來了大量的資源浪費(fèi)

首先，造成人力資源的消耗。使用紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需要大量的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行整理、裝訂、保管等工作。例如，會(huì)計(jì)憑證、賬簿封面封底的填制，會(huì)計(jì)資料的調(diào)整次序、擺放整齊、裝訂成冊，各種資料加蓋印章、登記入冊等，這些工作都需要專門的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行處理。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案所帶來的大量的工作，一方面，消耗了會(huì)計(jì)人員的寶貴時(shí)間和精力，人為地造成了人力資源的浪費(fèi);另一方面，占用了會(huì)計(jì)人員認(rèn)真分析和研究日常工作中問題的時(shí)間，無形中增加了會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

其次，造成大量紙張消耗。會(huì)計(jì)處理過程需要用到的紙張非常多，從原始憑證開始，到記賬憑證、各種賬簿、各種報(bào)表等各個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要至少三四張，甚至更多的紙張，這樣算下來，每個(gè)工作日所涉及的會(huì)計(jì)處理事項(xiàng)，就需成百上千張紙，這顯然不符合“節(jié)約資源”、“低碳環(huán)?！钡幕疽?。以一個(gè)中型企業(yè)為例，會(huì)計(jì)檔案所使用的紙張成本，每年估計(jì)超過十萬元，如果將這些費(fèi)用節(jié)省下來，每年能建設(shè)一所希望小學(xué)。

再次，造成設(shè)備損耗嚴(yán)重。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)備，都是易耗品，長期大量的使用，以致磨損嚴(yán)重，更換頻繁。

（二）不方便進(jìn)行查詢和調(diào)閱

紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)時(shí)，需要編制相應(yīng)的目錄，記錄清楚各項(xiàng)檔案的位置和基本內(nèi)容，因此，調(diào)閱紙質(zhì)檔案需要專人對照目錄查找翻閱。即使一切存儲(chǔ)正常，查閱檔案也需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，造成一定的資源浪費(fèi)。如果發(fā)生意外，存在歸檔不及時(shí)、不完整、不清楚、不方便等情況，查閱會(huì)計(jì)檔案將會(huì)更加耗時(shí)耗力。而且，目前部分公司由于辦公場所限制，一些要求保管年限較長的會(huì)計(jì)檔案都已委托檔案管理公司進(jìn)行專業(yè)管理，這樣使得查詢調(diào)閱工作不能當(dāng)場完成，更加影響了工作的及時(shí)性。另外，對于保管期限屆滿的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，按照財(cái)經(jīng)法規(guī)的要求，在銷毀時(shí)，需要多級部門派人共同監(jiān)銷，并且建造多種銷毀名冊，由此可見，清理和銷毀流程非常繁瑣、復(fù)雜，一旦哪些人員時(shí)間上不能夠配合的話，就將影響到銷毀工作的及時(shí)性，增加了檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患

現(xiàn)行大部分會(huì)計(jì)檔案的保管期限都要求時(shí)間比較長，因此對檔案保管地點(diǎn)的要求比較高，不但要有足夠的空間，還必須要防盜、防火、防災(zāi)、防潮、防塵、防日光、防有害生物等。同時(shí)，對于打印機(jī)的要求也比較高，像激光打印機(jī)所出的會(huì)計(jì)資料大多墨粉穩(wěn)定性較差，因此，不利于長期保管。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在交接的過程中，要求必須多人監(jiān)督、簽字、蓋章，所有的環(huán)節(jié)，都有可能存在丟失、篡改、毀損等現(xiàn)象，并且要想真正區(qū)分相關(guān)人員的責(zé)任是非常難的。因此，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在保管地點(diǎn)、存儲(chǔ)、交接等環(huán)節(jié)都存在著較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”的可行性探討

隨著各行業(yè)信息系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，全社會(huì)已基本進(jìn)入到了計(jì)算機(jī)處理階段，為會(huì)計(jì)檔案的電子化管理提供了可能性。

（一）優(yōu)化外部憑證，使其適應(yīng)會(huì)計(jì)“綠色檔案”的發(fā)展需要

會(huì)計(jì)檔案的電子化，要求涉及社會(huì)生產(chǎn)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)的信息電子化。為了建立會(huì)計(jì)“綠色檔案”管理的長效機(jī)制，應(yīng)以電子化為契機(jī)，全面推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等憑證的電子化發(fā)展，從而更大程度地實(shí)現(xiàn)全社會(huì)生產(chǎn)運(yùn)行的電子化發(fā)展，使得資源節(jié)約在全社會(huì)范圍開展起來。

但是，外部憑證的優(yōu)化，不是一朝一夕，或者一紙命令就可以實(shí)現(xiàn)的。在這一點(diǎn)上，可以采用漸進(jìn)式的處理方式，先擬定相應(yīng)的策略，在部分憑證和部分企業(yè)中進(jìn)行試點(diǎn)。例如，可以選擇電子發(fā)票或者電子商務(wù)企業(yè)進(jìn)行試點(diǎn)。電子發(fā)票替代紙質(zhì)發(fā)票在國際上已不鮮見，它可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)領(lǐng)購、開具、傳遞等功能，不但杜絕了紙質(zhì)發(fā)票的資源浪費(fèi)，還能夠節(jié)約相應(yīng)的時(shí)間。另外，電子商務(wù)企業(yè)本身做著電子化的發(fā)展業(yè)務(wù)，以他們?yōu)樵圏c(diǎn)，進(jìn)行外部憑證的電子化有著天然的優(yōu)勢。當(dāng)試點(diǎn)企業(yè)取得相當(dāng)?shù)某尚е?，整個(gè)社會(huì)就可以全面進(jìn)行推廣了，但是推廣時(shí)，還是要考慮到個(gè)別企業(yè)的特殊性，進(jìn)行有區(qū)分的推廣。

（二）結(jié)合實(shí)際，開發(fā)切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)

目前，我國實(shí)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并不是完全意義上的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)。因?yàn)楝F(xiàn)行的系統(tǒng)尚不能完全囊括會(huì)計(jì)處理過程中包含的所有的檔案信息，尤其是尚未包含大量使用的外部憑證檔案，因此，專家學(xué)者們正在積極探討如何改進(jìn)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，使其適應(yīng)會(huì)計(jì)“綠色檔案”的發(fā)展需要。

（三）實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”必須做到安全至上

如何在安全問題上保證會(huì)計(jì)“綠色檔案”策略的順利實(shí)施呢？這就要求設(shè)計(jì)一個(gè)能夠使會(huì)計(jì)電子檔案的數(shù)據(jù)從產(chǎn)生開始，到深度加工和利用等過程都安全的系統(tǒng)，該系統(tǒng)要求一方面能夠保證所有電子數(shù)據(jù)的輸入輸出以及修改都經(jīng)過嚴(yán)格的程序，另一方面對所有數(shù)據(jù)都設(shè)置保密等級，并要求與企業(yè)的安全管理體系聯(lián)系在一起。具體來說，企業(yè)可以從會(huì)計(jì)檔案的使用安全和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全這兩個(gè)方面來進(jìn)行保障。

1.會(huì)計(jì)檔案的安全性

首先，對所有會(huì)計(jì)檔案建立保密等級，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。企業(yè)可以為會(huì)計(jì)電子化檔案建立三到五級的保密等級，規(guī)定相關(guān)人員只能使用與自己身份相符的等級權(quán)限。例如，當(dāng)接收到新的會(huì)計(jì)檔案之后，必須先由具備檔案管理員權(quán)限的用戶進(jìn)行整理，然后“交接”（系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)移）給具備檔案查詢、修改權(quán)限的用戶進(jìn)行編輯，然后再“交接”給具備檔案檢查與核對權(quán)限的用戶進(jìn)行編輯，一直按照這樣的順序往下“交接”，每一次“交接”都需要有不同權(quán)限的用戶進(jìn)行。另外，在進(jìn)行權(quán)限設(shè)置時(shí)，如果想控制用戶修改權(quán)限（防止篡改），可以在用戶打開查閱時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將各類會(huì)計(jì)檔案電子文件轉(zhuǎn)換成SWF文件，這樣的設(shè)置可以使用戶只能瀏覽而不能修改會(huì)計(jì)檔案電子文件。另外，對于源文件來說，必須設(shè)置防篡改校驗(yàn)，并且要定期檢查和更改校驗(yàn)碼，以保證源文件的安全性。

其次，從源頭保證歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)性。為保障會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，企業(yè)可以利用影像電子化技術(shù)，針對外部取得的相關(guān)憑證掃描和驗(yàn)證，并進(jìn)行多層管理復(fù)核，在源頭上保證歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性。另外，還要從源頭上杜絕人為干預(yù)的可能性。例如，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案管理平臺(tái)的直接對接，使得相關(guān)系統(tǒng)從外部直接輸入到內(nèi)部的管理平臺(tái)上，這樣個(gè)人就難以對系統(tǒng)進(jìn)行影響，一定程度上保證了會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。

再次，保證會(huì)計(jì)電子檔案的長期有效性。會(huì)計(jì)電子檔案要想長期存儲(chǔ)，必須開發(fā)和利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)語言、程序和存儲(chǔ)介質(zhì)。例如企業(yè)可以利用XML數(shù)據(jù)格式解決外部源系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)的永久存儲(chǔ)、檢索等問題，使用PDF或圖片作為檔案信息載體統(tǒng)一存儲(chǔ)在磁盤陣列。另外，為防止發(fā)生意外，企業(yè)還應(yīng)建立異地災(zāi)備機(jī)制，從數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)保管、數(shù)據(jù)災(zāi)備等方面保證會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)的長期有效性。

2.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性

首先，保證計(jì)算機(jī)硬件和備份管理方面的安全性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全方面，企業(yè)應(yīng)考慮將會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)與整個(gè)企業(yè)的ERP系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一用戶與認(rèn)證管理，并重點(diǎn)解決所有數(shù)據(jù)資料的備份和恢復(fù)等各種技術(shù)。例如，可以采用目前比較流行的雙熱設(shè)備、負(fù)載均衡、安全控制列表、冗余存儲(chǔ)、組合數(shù)據(jù)備份等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保障技術(shù)來保證系統(tǒng)的安全性。

其次，保證系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全性和應(yīng)用安全性。在業(yè)務(wù)安全性方面，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置完善的控制標(biāo)準(zhǔn)，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程都要進(jìn)行仔細(xì)規(guī)劃，在系統(tǒng)里面進(jìn)行確認(rèn)， 對于一些不可以反向操作的地方，要進(jìn)行嚴(yán)格的控制。例如，在單據(jù)的修改方面，系統(tǒng)就應(yīng)該自動(dòng)進(jìn)行設(shè)置，要求單據(jù)在審批確認(rèn)后不允許修改，或者確實(shí)需要進(jìn)行修改時(shí)，必須先“反審批”（即將原有的審批程序撤銷），然后再重新進(jìn)行審批，但是“反審批”的操作記錄必須要顯示在系統(tǒng)中，方便相關(guān)人員進(jìn)行后續(xù)的查詢和調(diào)閱。另外，在應(yīng)用安全性方面，企業(yè)可以參照ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，將用戶管理、認(rèn)證管理等權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一，并且在登錄方面，也可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)統(tǒng)一單點(diǎn)登錄，更加保證授權(quán)用戶的規(guī)范化操作。

再次，企業(yè)還應(yīng)重視內(nèi)網(wǎng)信息安全。在內(nèi)網(wǎng)的管理方面，企業(yè)需要更加深入的研究和設(shè)計(jì)，因?yàn)閮?nèi)網(wǎng)可以為會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定良好的信息安全基礎(chǔ)，也可以在技術(shù)方面對其形成強(qiáng)有力的支持。

（四）修訂完善現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理制度

現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，在電子化檔案管理上，提到內(nèi)容很少，即使有個(gè)別提到的地方，也難以適應(yīng)全面實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”的要求。因此，相關(guān)部門應(yīng)順應(yīng)形勢，修改完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，一方面，應(yīng)當(dāng)針對會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)，制定相關(guān)的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)的操作流程以及突發(fā)情況的應(yīng)急預(yù)案等;另一方面，全社會(huì)也需要新的完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度來約束會(huì)計(jì)人員的相關(guān)工作，以確保會(huì)計(jì)“綠色檔案”的順利實(shí)施。

（五）大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)了會(huì)計(jì)“綠色檔案”的實(shí)施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新，總是以驚人的速度帶給我們巨大的震撼。在我們還剛剛了解到移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)之后，大數(shù)據(jù)時(shí)代竟然再一次顛覆了我們的想象，以前所未有的速度帶我們迎來了信息量暴增的嶄新時(shí)代。那到底什么是“大數(shù)據(jù)”呢？通俗地說，就是指巨量的資料，而這個(gè)資料規(guī)模的巨大，已經(jīng)超出了我們的想象，我們通過獲取、管理、處理這些資料，可以為整個(gè)社會(huì)的各項(xiàng)決策提供全面、系統(tǒng)的資訊。那么，如此巨大的信息量，會(huì)給我們的會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來什么樣的影響呢？

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代，為會(huì)計(jì)“綠色檔案”的信息資源管理帶來了機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案將會(huì)以“字節(jié)”、“數(shù)據(jù)庫”為單位進(jìn)行管理和規(guī)范，大部分?jǐn)?shù)據(jù)都是以“推送”的方式自動(dòng)進(jìn)行存儲(chǔ)、整理和編輯，因此，檔案管理人員的工作，將要逐步地轉(zhuǎn)變?yōu)橐员O(jiān)控電子檔案的生成，以及保障電子檔案的可讀性和安全性為首要任務(wù)，實(shí)時(shí)保障電子檔案的動(dòng)態(tài)擴(kuò)展。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代，為會(huì)計(jì)“綠色檔案”的信息數(shù)據(jù)挖掘帶來了機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代，會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)間的聯(lián)系更為緊密，因此，檔案管理人員可以利用這種緊密的聯(lián)系，建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、辨別、整理、歸納。一方面，可以增加這些檔案的可利用價(jià)值，將這些“死檔案”盤活;另一方面，可以利用這些信息，為決策提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的服務(wù)職能。

在整個(gè)社會(huì)大數(shù)據(jù)發(fā)展的推動(dòng)下，會(huì)計(jì)“綠色檔案”已經(jīng)作為整個(gè)社會(huì)檔案管理的一部分，逐漸地融入到整個(gè)數(shù)據(jù)體系中，為相關(guān)的決策提供服務(wù)、提供支持。

（六）會(huì)計(jì)人員應(yīng)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以適應(yīng)實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”的要求

目前，我國的會(huì)計(jì)專業(yè)人員大多對計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)有簡單的了解，但是對其中的系統(tǒng)知識(shí)、安全性知識(shí)等方面，還只是一知半解。這就需要企業(yè)花費(fèi)大量的精力對員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，并且必須在保證會(huì)計(jì)人員能夠確實(shí)通過考核之后，才能夠讓其擔(dān)任相應(yīng)的崗位。

三、結(jié)束語

推進(jìn)會(huì)計(jì)“綠色檔案”的實(shí)施，這是一件利國利民的大事，將會(huì)給企業(yè)乃至國家?guī)砹己玫慕?jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一方面，企業(yè)會(huì)計(jì)全業(yè)務(wù)流程的電子化，提高了財(cái)務(wù)處理的效率，促進(jìn)了財(cái)務(wù)信息化的深入改革，解放了大量的人力，節(jié)約了大量的社會(huì)資源;另一方面，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化之后，為全社會(huì)的各行各業(yè)提供了模板，加快了全社會(huì)的信息系統(tǒng)處理進(jìn)程，為全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代提供了契機(jī)。●

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