事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的途徑分析

劉 巖

（黑龍江省衛(wèi)生健康管理服務(wù)評(píng)價(jià)中心，黑龍江 哈爾濱 150030）

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作加快了數(shù)字化方向的發(fā)展。借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地促進(jìn)了檔案信息查詢和瀏覽效率。在這種新形勢(shì)下，事業(yè)單位需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，全面提升檔案管理水平，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值，使其為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

1 數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

1）先進(jìn)性。檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，在檔案信息存儲(chǔ)方面將技術(shù)的先進(jìn)性更好地體現(xiàn)出來，相較于傳統(tǒng)檔案管理，檔案信息的安全程度有所提升，而且傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息查閱時(shí)受制于時(shí)間和地點(diǎn)的制約，無法實(shí)時(shí)對(duì)檔案信息的查閱和利用。但數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，檔案信息查閱和利用不受時(shí)間和空間制約，人們能夠隨時(shí)隨地查閱檔案信息，借助于先進(jìn)技術(shù)的支持，檔案利用者能夠更便利的獲取到所需要的檔案信息。

2）虛擬化。紙質(zhì)檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并借助于具體的程序完成檔案信息的整合，使檔案信息更加豐富。而且數(shù)字檔案信息資源的增加，檔案利用者借助于互聯(lián)網(wǎng)即能夠隨時(shí)查詢檔案信息，并在網(wǎng)上開展借閱服務(wù)，能夠?qū)n案信息的價(jià)值更好地體現(xiàn)出來。

3）智能化。數(shù)字化檔案管理工作中，檔案利用者借助搜索引擎能夠快速尋找到自己所需要的檔案信息資源，而且這些信息在傳輸和利用過程中都經(jīng)過了加密處理，不會(huì)出現(xiàn)信息泄露問題，有效的保證了檔案信息的保密性。整個(gè)檔案利用過程只需要簡(jiǎn)單的操作即能夠自動(dòng)完成，更好的突出了檔案信息利用過程的智能化水平。

4）便捷性。檔案管理數(shù)字化水平的提升，檔案用戶能夠更便利的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的利用。不僅檔案信息查詢時(shí)間縮短，而且檔案管理工作中所需要的人力、物力和財(cái)務(wù)也呈現(xiàn)出明顯減少的現(xiàn)象?？梢哉f檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，檔案管理成本實(shí)現(xiàn)了節(jié)約，檔案利用更加便捷。

2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1）提高經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)檔案管理工作中，事業(yè)單位需要投入大量的經(jīng)費(fèi)，這其中辦公場(chǎng)所和存儲(chǔ)空間都需要消費(fèi)大量的費(fèi)用。檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，檔案信息化水平大幅度提升，檔案信息利用率大幅度提升，而且在檔案管理工作中，人力、物力和財(cái)務(wù)消耗下降，實(shí)現(xiàn)了檔案管理成本的降低。再加之檔案資源的高效利用，隨之也帶來了較好的經(jīng)濟(jì)效益，這對(duì)檔案工作可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。

2）提高辦公效率。數(shù)字化檔案資料不僅信息更具及時(shí)和準(zhǔn)確性，而且檔案信息實(shí)現(xiàn)了及時(shí)歸檔，可以有效地提高利用率。以數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案信息，查詢更具便捷性。檔案信息利用過程中能夠準(zhǔn)確和快速地進(jìn)行定位，這無論是對(duì)于提高檔案信息管理效率還是辦公效率都具有極為重要的作用。

3）具有較強(qiáng)的時(shí)效性。檔案管理工作是一項(xiàng)十分繁瑣和系統(tǒng)的工程，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作耗費(fèi)的人力、物力和財(cái)務(wù)較多。但檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，利用先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息收集、整理、管理和利用，檔案管理工作強(qiáng)度大幅度降低，檔案工作效率提高，有效地增強(qiáng)了檔案信息的時(shí)效性，為檔案利用價(jià)值的發(fā)揮打下了良好的基礎(chǔ)。

3 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的途徑

1）樹立正確的數(shù)字化管理觀念。目前事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，與數(shù)字化管理要求之間還存在一定的差距。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位檔案管理人員需要對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際工作中積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中涉及較多的內(nèi)容，這是一個(gè)長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工程，需要檔案管理人員不斷地強(qiáng)化自身的專業(yè)技能，與時(shí)俱進(jìn)，從而促進(jìn)檔案管理數(shù)字化水平的提升。

2）構(gòu)建健全的數(shù)字化檔案管理體系。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作是檔案信息化建設(shè)的必然要求，但由于數(shù)字化檔案管理較為復(fù)雜，因此在具體工作開展過程中，還需要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系，并重視軟硬件設(shè)施的配置，不斷更新升級(jí)軟件系統(tǒng)，有效地完成檔案信息錄入和備份工作，為檔案信息查閱提供更多的便利。在實(shí)際工作中，還要進(jìn)一步細(xì)化數(shù)字化檔案管理工作，確保檔案管理系統(tǒng)的性能和可靠性，以此來保證數(shù)字化檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

3）檔案信息專題分類管理。數(shù)字化檔案管理不僅是針對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工和存儲(chǔ)，更重要的是針對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料具有唯一性的特點(diǎn)，保存和使用受限，但檔案數(shù)字化后檔案信息能夠無限次的復(fù)制，并根據(jù)工作需要在不同地方進(jìn)行保存。因此可以針對(duì)檔案信息實(shí)施專題分類管理，針對(duì)某個(gè)專項(xiàng)任務(wù)，對(duì)與其相關(guān)的檔案信息在一個(gè)專題庫(kù)內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠?yàn)闄n案信息的管理和使用帶來諸多的便利。

4）建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況和具體需求，選擇適宜的軟硬件設(shè)施，建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一和集中存儲(chǔ)和管理。在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，各部門還需要積極加以配合，不斷推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，充分地發(fā)揮出檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際效通通，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，為檔案信息的高效利用打下良好的基礎(chǔ)。

5）加強(qiáng)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接。當(dāng)前事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及應(yīng)用，在這種情況下，可以將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接。在具體數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，借助于數(shù)據(jù)窗口的諸多功能，可以為事業(yè)單位辦公提供一最低點(diǎn)數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)的穩(wěn)定環(huán)境，提高數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用。而且針對(duì)檔案信息共享平臺(tái)，還應(yīng)設(shè)置具體的權(quán)限管理機(jī)制，有效的保證檔案信息的安全性。另外，事業(yè)單位還需要加快完善檔案安全保密制度建設(shè)，重視設(shè)置防火墻和安全保密技術(shù)，有效的隔絕風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中最為基礎(chǔ)性的一項(xiàng)工作，在具體實(shí)施過程中，要求單位管理者和檔案管理人員要加大重視，并在實(shí)際工作中積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)，將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，從而為檔案信息的收集、管理和利用提供更多的便利性，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠與信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)真正接軌。