淺談檔案在保密工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 王瓊芬

檔案作為歷史的真實(shí)寫照，是寶貴的歷史文化資源，并具有機(jī)密性。檔案工作者在日常工作中，要處理好檔案的保密和利用的關(guān)系，既要保持高度的警惕性，保證檔案的安全和完整，又要充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)的建設(shè)服務(wù)。

一、加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理，是檔案保密工作的基本保障

管理好檔案庫(kù)房是檔案保密工作的第一步，如果檔案實(shí)體的安全都無(wú)法保證，那檔案保密工作就無(wú)從談起。做好檔案庫(kù)房的管理工作是做好檔案保密工作的基礎(chǔ)。

1.一般而言，庫(kù)房應(yīng)是按照國(guó)家有關(guān)庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)獨(dú)立興建的。但是，有些單位卻沒(méi)有按照庫(kù)房的興建標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)庫(kù)房，將庫(kù)房安排在辦公樓內(nèi)。實(shí)際上，將辦公室中的某一間作為庫(kù)房極大程度的影響了庫(kù)房保密工作的順利開(kāi)展。從檔案的保密角度來(lái)說(shuō)，庫(kù)房應(yīng)與辦公室、閱覽室等分開(kāi)，門窗要安裝防盜網(wǎng)。要安排專業(yè)的庫(kù)房管理人員來(lái)做好庫(kù)房管理工作，并為庫(kù)房管理制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁不相關(guān)的人員進(jìn)入庫(kù)房，任何人進(jìn)入庫(kù)房都必須按照出入登記制度登記，只有辦理完整的出入登記手續(xù)，才能進(jìn)入庫(kù)房，且按照庫(kù)房的有關(guān)規(guī)定利用檔案資料。

2.檔案庫(kù)房管理堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針和“堅(jiān)固實(shí)用，利用方便”的原則，檔案庫(kù)房應(yīng)該具有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮、防污染等安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體的安全保管。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝配備報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并禁止吸煙，不得堆放雜物或與檔案無(wú)關(guān)的物品，離開(kāi)時(shí)及時(shí)關(guān)門上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查、切斷電源、關(guān)好門窗。

3.檔案的管理過(guò)程中，如果機(jī)密性很強(qiáng)的文件資料要單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保檔案的安全；

4.對(duì)檔案光盤的保存要盡量延長(zhǎng)使用壽命，減少破損率。如對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜，對(duì)容易破損的硫酸紙圖紙等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。

5.做好每年對(duì)庫(kù)藏檔案不定期安全檢查，清理檔案庫(kù)房里檔案的數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)需整理的檔案，消除檔案庫(kù)房安全隱患，做到及時(shí)檢查和清理，采取切實(shí)有效安全保障措施，確保檔案的完整與安全。

二、加強(qiáng)檔案的監(jiān)督力度

在檔案的利用過(guò)程中，做好監(jiān)督工作是做好保密工作的一個(gè)重要措施。加強(qiáng)監(jiān)督力度，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案利用時(shí)的不正當(dāng)行為，做好檔案的保密工作。加強(qiáng)監(jiān)督力度，可以提高檔案的利用率，可以保證檔案的完整和安全。那么，在檔案的監(jiān)督工作中，應(yīng)從哪幾個(gè)方面來(lái)入手呢？

（一）制定嚴(yán)密的檔案管理制度，并隨著檔案實(shí)踐不斷完善制度體系

制定完善的檔案管理制度的目的不是管人，而是讓職工按一定的行為規(guī)范來(lái)辦事。檔案利用規(guī)章制度的正常運(yùn)行可以保證單位不應(yīng)流傳到市場(chǎng)中信息完好的保存下來(lái)。一旦某些人在利益的驅(qū)使下將某些信息流傳出去之后，那么就有可能導(dǎo)致單位的利益受到較大的損害。因此，在當(dāng)前形勢(shì)下，各個(gè)單位應(yīng)根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際情況，根據(jù)檔案利用的實(shí)際情況，建立嚴(yán)密的檔案管理制度，建立完善的檔案利用審批制度，使檔案利用工作變得有章可循，做好檔案的保密工作。

（二）完善監(jiān)督措施

在檔案的利用上，單位應(yīng)根據(jù)利用者利用檔案的心理動(dòng)機(jī)和目的，制定出完善的監(jiān)督措施，尤其是加強(qiáng)不純動(dòng)機(jī)利用者的監(jiān)督?？梢栽跈n案管理室安裝攝像頭，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案的利用情況。在監(jiān)控的過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)每個(gè)利用者利用檔案的特點(diǎn)，并為此制定出完善的監(jiān)督措施。當(dāng)發(fā)現(xiàn)利用者在利用檔案時(shí)有不良習(xí)慣，如：看書用筆做標(biāo)記等，應(yīng)及時(shí)指出，保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理的行政部門應(yīng)加大檔案管理制度的宣傳教育工作，使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案利用的規(guī)章制度，使每個(gè)人都能做到按章辦事。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的人員保障。檔案管理人員承擔(dān)著檔案的管理利用工作，他們是檔案管理制度的直接執(zhí)行者。因此，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，努力建設(shè)出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，能兢兢業(yè)業(yè)的做好檔案管理工作，能熱愛(ài)檔案管理工作。定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的檔案政策法規(guī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，提高檔案管理人員的人文知識(shí)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人員不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，掌握檔案管理的規(guī)律，提高工作效率，及時(shí)處理工作中面臨的各種突發(fā)事件。

三、加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，是做好檔案保密工作的重點(diǎn)措施

檔案管理人員的職責(zé)是保證檔案的完整和安全，它是檔案管理的目的，是促進(jìn)單位健康發(fā)展的重要措施。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理就是要保證檔案的不壞、不丟、不散和不亂。所謂不壞就是要保證檔案的完整，保證檔案不會(huì)因?yàn)楦鞣N因素而缺損。不丟就是保證檔案的安全，不能出現(xiàn)任何檔案丟失的現(xiàn)象，不僅要保證檔案實(shí)體的安全，還要保證檔案的內(nèi)容不會(huì)被不法分子散播出去。不散就是要保證檔案管理的集中，在檔案管理室中形成條理完整、有序的檔案管理。不亂就是指檔案管理工作要有條不紊，相關(guān)人員在利用檔案時(shí)可以根據(jù)檔案的歸類整理迅速找到檔案。

所以說(shuō)，檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣、細(xì)致的工作，它要求檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。因此，必須采取相應(yīng)的措施努力加強(qiáng)檔案管理人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)，逐步提高其保密意識(shí)。檔案管理工作的好與壞，與檔案管理人員的素質(zhì)高低密切相關(guān)。在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理人員要有非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，保證庫(kù)房出入手續(xù)的完整，做好各項(xiàng)檔案的收集整理工作。無(wú)論在任何場(chǎng)合，都不能將自己所知道的有關(guān)秘密信息泄露出去，要將檔案的保密工作作為自己神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

四、做好檔案保密工作的宣傳教育，這是加強(qiáng)檔案保密工作的客觀要求，它能有效提高檔案利用者的素質(zhì)，使每個(gè)檔案利用者都能按章辦事

筆者根據(jù)自己多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，分析我國(guó)各單位檔案管理的宣傳工作。發(fā)現(xiàn)我國(guó)各個(gè)單位的檔案保密宣傳教育力度不夠，政府行政部門應(yīng)重視這項(xiàng)工作，并努力做好這項(xiàng)工作。在公共檔案信息的利用上，公民既有利用的權(quán)利，同時(shí)也有保密的義務(wù)。因此，在實(shí)際工作中，處理好利用與保密之間的關(guān)系是當(dāng)前需要解決的一個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題，是一個(gè)重要的法律問(wèn)題。在現(xiàn)實(shí)工作中，我們主要存在的問(wèn)題是：一是宣傳不到位，二是執(zhí)行力度不夠。比如說(shuō)，筆者曾遇到過(guò)這種情況，許多單位沒(méi)有制定完善的檔案利用制度，檔案利用者沒(méi)有辦理嚴(yán)密的利用手續(xù)，沒(méi)有帶有效證件就隨意出入庫(kù)房。甚至有的檔案利用者發(fā)現(xiàn)檔案中記錄了與自己有關(guān)的信息，但是卻沒(méi)有征求有關(guān)管理部門的意見(jiàn)，于是片面要求檔案管理人員予以更正。面對(duì)這些情況，我們可以看出，應(yīng)盡快開(kāi)展檔案保密宣傳教育工作，努力提高每一個(gè)檔案利用者的保密意識(shí)和法律意識(shí)。同時(shí)，立法部門要盡快修訂完善《檔案法》，讓《檔案法》在實(shí)際的檔案管理工作中充分發(fā)揮作用。所以，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案法制的深入學(xué)習(xí)與輿論宣傳，強(qiáng)化檔案人員的保密意識(shí)，增強(qiáng)保密法制觀念，做到依法治密。

五、加強(qiáng)電子檔案的安全和保密工作，是新時(shí)期檔案工作的重要任務(wù)

Internet的廣泛應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，不僅推進(jìn)了我國(guó)電子政務(wù)的構(gòu)建和電子政務(wù)的發(fā)展，也為檔案工作提供了新的機(jī)遇，但機(jī)遇往往與挑戰(zhàn)并存，隨著政府上網(wǎng)工程的全面啟動(dòng)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)目前正面臨著一些亟待解決且需認(rèn)真思考的電子檔案安全和保密問(wèn)題。電子檔案保管形式主要分兩種，一種是存儲(chǔ)在磁盤、光盤上的電子檔案；另一種是存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案。存儲(chǔ)在磁盤、光盤上電子檔案相對(duì)比較好管理，一是在保管方面主要做好消磁、防損壞工作，二是復(fù)制副本或異地保存，三是加強(qiáng)借閱管理制度。而存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的安全和保密工作又相對(duì)復(fù)雜。一是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署防火墻，并對(duì)涉密計(jì)算機(jī)加裝物理隔離卡，禁止國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)連接；二是加強(qiáng)保密權(quán)限的限制，為了防止內(nèi)部人員把保密資料非法外傳，需要對(duì)每一個(gè)人做好權(quán)限的限制，確保保密數(shù)據(jù)只被有權(quán)限的人使用，且整個(gè)使用過(guò)程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤；三是根據(jù)權(quán)限范圍查閱、更改、編輯文本，但不能將文本本身下載在終端用戶或任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中保存在服務(wù)器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。

六、正確處理好檔案利用和保密二者的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案的作用

前邊一再?gòu)?qiáng)高檔案的保密工作，是不是我們就是要把檔案嚴(yán)嚴(yán)實(shí)實(shí)地“保管”起來(lái)，好好讓它完好無(wú)缺地封存在庫(kù)房里呢？不是。檔案存在的最大意義還是利用。長(zhǎng)期以來(lái)由于受計(jì)劃體制的影響，檔案一直被罩著保密的面紗，開(kāi)發(fā)利用受到一定限制。強(qiáng)調(diào)過(guò)分保密，“重藏輕用”的管理機(jī)制嚴(yán)重地束縛了檔案的活力，使大量有用的檔案信息特別是內(nèi)容豐富、數(shù)量浩大的科技檔案信息長(zhǎng)期束之高閣，不能發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用，對(duì)單位造成嚴(yán)重的損失。

其實(shí)利用和保密從根本上講是一致的，都是為了單位的利益，都是為了發(fā)揮檔案的作用，不能因?yàn)榕滦姑芏桓掖竽懙奶峁├茫瑧?yīng)根據(jù)《開(kāi)發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》、《科學(xué)技術(shù)保密條例》及其有關(guān)規(guī)定，應(yīng)針對(duì)檔案信息內(nèi)容，應(yīng)該保密的要保密，應(yīng)該降密、解密要降密、解密，不能因?yàn)殚_(kāi)發(fā)信息而泄密，也不能因怕失密而不加區(qū)別地封閉起來(lái)。所以，我們既要堅(jiān)持必要的保密制度，又要破除正常利用檔案的一些“左”的框框?？傊?，檔案工作人員所做的一切有效工作，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、匯編等都是為了檔案的提供和利用工作，不僅是衡量檔案工作好壞的重要標(biāo)志，也是取得社會(huì)承認(rèn)程度大小的重要條件。當(dāng)前，我國(guó)正處于改革和發(fā)展的新時(shí)期，檔案提供和利用工作開(kāi)展得好，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能使檔案工作為單位的建設(shè)服務(wù)的目的落實(shí)到實(shí)處。

[1]王賢.簡(jiǎn)述檔案保密工作的保障措施[J].學(xué)術(shù)探討,2010(06),(205).