關(guān)于如何建設(shè)數(shù)字型水利檔案室的探討

文/富陽市水利水電局 章憬憬

水利檔案室作為保存水利檔案的主要場所，對水利檔案的收集、整理、保管等方面肩負(fù)著巨大的責(zé)任。傳統(tǒng)的水利紙質(zhì)檔案室已經(jīng)走過了六十幾年的歲月，隨著計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫的廣泛應(yīng)用，逐漸被先進(jìn)的數(shù)字化檔案室所取代，這些數(shù)字化檔案室節(jié)省了大量的人力和空間，進(jìn)一步提高了水利檔案的信息化管理水平，有利于逐步實(shí)現(xiàn)全國水利檔案的資源共享。

一、數(shù)字化檔案室

數(shù)字化檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通訊技術(shù)等現(xiàn)代高新技術(shù)與現(xiàn)代化檔案技術(shù)的共同“牽手”。這種新型的檔案管理和存儲模式對于傳統(tǒng)的檔案管理模式是一個革命性的顛覆，它徹底改變了傳統(tǒng)檔案占地面積大、工作繁重復(fù)雜的缺點(diǎn)。數(shù)字化檔案室因其操作簡單、方便管理等優(yōu)勢被水利工程廣泛應(yīng)用。

二、水利檔案的特點(diǎn)

水利檔案除與其他專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，還具有綜合性強(qiáng)、地域性強(qiáng)、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)、原始數(shù)據(jù)價(jià)值永不衰減等固有的特點(diǎn)。在建設(shè)數(shù)字型水利檔案室時(shí)，只有正確把握和自覺遵循水利檔案固有的特點(diǎn)和規(guī)律，才能及時(shí)有效地為水利工程建設(shè)項(xiàng)目和科學(xué)決策提供信息服務(wù)，真正地實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理和利用。

三、數(shù)字化水利檔案室建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字化水利檔案室因其相對于傳統(tǒng)檔案室獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)被水利部門廣泛的應(yīng)用，一個符合要求的數(shù)字化水利檔案室，對于檔案室的保管、利用和保密工作來說重要非凡。下面就在新形勢下如何做好數(shù)字型水利檔案室建設(shè)的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、管理等工作進(jìn)行詳細(xì)闡述。

（一）數(shù)字化檔案室建設(shè)前的規(guī)劃

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室建設(shè)的科學(xué)、有條理，首先必須對數(shù)字化檔案室進(jìn)行建設(shè)前的規(guī)劃。檔案室設(shè)計(jì)者要充分考慮檔案室的功能和作用，對檔案室的信息化功能考慮完善，全面協(xié)調(diào)好檔案室的資源。制定包括檔案工作計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟、硬件平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、分類和主題標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)以及檔案室后續(xù)系統(tǒng)維護(hù)和升級的標(biāo)準(zhǔn)等。此外，還要制定檔案室管理方案和技術(shù)方案，保證檔案室有一個科學(xué)的管理系統(tǒng)，做好檔案室建設(shè)前的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

（二）數(shù)字化檔案室建設(shè)中的協(xié)調(diào)

按照數(shù)字化檔案室建設(shè)的特定規(guī)律，首先，要做好數(shù)字化檔案室軟硬件的配置工作。檔案室要根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要進(jìn)行合理的軟硬件配置，采購計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、檔案管理軟件等軟硬件設(shè)備，保證基本的數(shù)字化檔案的采集和存儲。其次，做好數(shù)字化對象的選擇工作。在數(shù)字化過程中，要遵循傳統(tǒng)檔案中利用率、重要性高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，優(yōu)先入庫，對于那些有破損的實(shí)體檔案要保證在數(shù)字化過程中的完整，而對于那些一般的檔案，要對其中的精品部分優(yōu)先數(shù)字化，形成龐大的數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。再次，做好檔案數(shù)字化的加工、整理工作。對挑選出來優(yōu)先入庫的檔案進(jìn)行整理、分類建檔存儲，并建立檔案備份工作，保證數(shù)字化檔案的信息安全。在保證檔案信息資源的基礎(chǔ)上，完成各個數(shù)字化檔案室的對接，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源的共享，保證檔案室的最大利用效率。最后，做好數(shù)字化檔案信息的安全與防護(hù)工作。水利檔案具有一定的保密性，在利用和管理水利檔案信息資源時(shí)，要嚴(yán)防出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等安全問題。在管理過程中，檔案室工作人員必須按照《檔案室數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《數(shù)字化檔案信息安全管理》等標(biāo)準(zhǔn)和制度對數(shù)字型水利檔案室進(jìn)行科學(xué)的管理。

（三）數(shù)字化檔案室建設(shè)后的管理

在數(shù)字化檔案室建設(shè)完成后，檔案室的工作人員務(wù)必對檔案室進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，防止出現(xiàn)因管理不善造成檔案受損的情況。與傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案人員無須過問歸檔前文件的形成過程不同，管理電子檔案要求檔案人員必須了解其電子文件形成過程中使用的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，因此人才成為建立數(shù)字檔案室的關(guān)鍵。必須加大投入，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，保證數(shù)字型水利檔案室的信息資源安全，保證數(shù)字化檔案室在水利工程中發(fā)揮最大的功能。

四、結(jié)語

當(dāng)今社會，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到滲入各個領(lǐng)域中，在檔案室的建設(shè)中，越來越多的部門都開始建設(shè)自己的數(shù)字化檔案室，數(shù)字化檔案室的重要性越來越大，因此，水利部門一定要建設(shè)好數(shù)字化檔案室，積極汲取一些先進(jìn)部門的數(shù)字化檔案室建設(shè)技術(shù)，改進(jìn)檔案室的管理措施，讓數(shù)字化檔案室發(fā)揮出最大的作用。

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