黨政機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)具備的能力素質(zhì)

文/張茂葉

黨政機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)具備的能力素質(zhì)

文/張茂葉

今年5月8日，習(xí)近平總書記到中央辦公廳視察調(diào)研時(shí)發(fā)表的重要講話，深刻闡述了中央辦公廳在全黨工作大局中的重要地位和作用，對(duì)中央辦公廳提出了“五個(gè)堅(jiān)持”的基本要求。這也是對(duì)全國各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）提出的要求和希望。黨政機(jī)關(guān)的文秘人員要適應(yīng)工作需要，必須具有良好的素質(zhì)和相應(yīng)的政策理論水平、工作業(yè)務(wù)才能，掌握相應(yīng)的適應(yīng)工作需要的技巧和手段。結(jié)合自己的體會(huì)和感受，一個(gè)合格的黨政機(jī)關(guān)文秘人員要具有八大能力、養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣。

一、具有八大能力

（一）文字制作能力。在為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)中，文秘人員都要具有一定的文字制作能力，要做到“五到”。一是心到。接受領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的任務(wù)后，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志的工作要求、任務(wù)安排要入心入腦，深刻領(lǐng)悟，做好文字寫作準(zhǔn)備。二是手到。按照任務(wù)要求和工作程序?qū)懞妙A(yù)案，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)要準(zhǔn)確把握、完整記錄、逐項(xiàng)落實(shí)，不能漏項(xiàng)，也不能出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏。三是眼到。一方面要注意留心觀察，平時(shí)多看有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員是怎樣搞好服務(wù)的，把有用的方法記錄下來，應(yīng)用到工作中去；另一方面要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，做到“眼里有活”，而不能僅僅滿足于做了領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。四是耳到。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，要認(rèn)真地聽，準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)并記錄，不能遺漏任何一個(gè)細(xì)節(jié)，疏忽任何一件“小事”。五是口到。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的過程中，凡是吃不準(zhǔn)的事情，要多請(qǐng)示、多匯報(bào)，不能憑想象和猜測(cè)去盲目辦理。

（二）現(xiàn)代化辦公機(jī)具使用能力。

文秘人員除了動(dòng)手寫好材料外，還要能熟練運(yùn)用電腦、多媒體、攝影攝像、速記速錄等知識(shí)，掌握一定的外語知識(shí)，了解外國相關(guān)輿情信息，在為領(lǐng)導(dǎo)同志起草各類文字材料時(shí)，搜集、剪輯、存儲(chǔ)相關(guān)資料，都能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速辦好。

(三)接待服務(wù)能力。文秘人員要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)層次需要，在公務(wù)接待、協(xié)調(diào)公共關(guān)系方面游刃有余，讓領(lǐng)導(dǎo)稱心、信賴、滿意。在禮儀接待方面要做到位。對(duì)上級(jí)要尊重、服從、執(zhí)行；對(duì)同事要理解、幫助、支持；對(duì)下級(jí)要尊重人格、支持工作。

(四)會(huì)議組織能力。文秘人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖起草好會(huì)議通知，及時(shí)報(bào)批、下發(fā)；要安排好會(huì)議日程，按時(shí)發(fā)放會(huì)議文件、材料；要審核好領(lǐng)導(dǎo)講話，包括字體、格式、順序、刪減內(nèi)容標(biāo)注、重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)內(nèi)容注釋等；要做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的接待工作，包括領(lǐng)導(dǎo)的迎送、食宿安排、業(yè)余活動(dòng)、禮節(jié)性拜訪、禮品準(zhǔn)備等，都要考慮周全，不能有任何差錯(cuò)和失誤。

（五）公關(guān)協(xié)調(diào)能力。文秘人員在跟隨領(lǐng)導(dǎo)同志的社交活動(dòng)中，要銳智敏捷，聰明機(jī)靈，有眼色，會(huì)辦事，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，體現(xiàn)本機(jī)關(guān)或部門的愿望。與上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志及秘書人員打交道，都要協(xié)調(diào)好事情，做到能看事，會(huì)辦事，辦成事。要學(xué)好心理學(xué)，在項(xiàng)目洽談、業(yè)務(wù)往來中要了解對(duì)方的需求，洽到好處地處理好各種事情。

(六)簡(jiǎn)單的新聞采寫能力。在領(lǐng)導(dǎo)出席或參加的各類會(huì)議、社交場(chǎng)合中，需要宣傳報(bào)道的內(nèi)容不少，文秘人員首先要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志出席或參加這個(gè)活動(dòng)如何宣傳，宣傳到什么范圍，均應(yīng)把握好尺度，掌握好重點(diǎn)，并注意時(shí)效性，及時(shí)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容起草整理好新聞稿，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱后，及時(shí)通知新聞單位向社會(huì)宣傳、公布。

（七）臨時(shí)事務(wù)處置能力。一是辦好急事。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的緊急事項(xiàng)，如下發(fā)緊急通知、起草緊急請(qǐng)示或報(bào)告、跟隨領(lǐng)導(dǎo)同志急赴現(xiàn)場(chǎng)查看災(zāi)情、處置突發(fā)事件等，文秘人員要主動(dòng)請(qǐng)示，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照既定程序急速辦理，并要關(guān)注事情的發(fā)展變化情況，及時(shí)報(bào)告辦理結(jié)果。二是開好急會(huì)。凡遇緊急情況需要召開臨時(shí)緊急會(huì)議時(shí)，往往是現(xiàn)定現(xiàn)開，規(guī)模小、時(shí)間短、時(shí)效性強(qiáng)。要求文秘人員從速、從簡(jiǎn)，立即落實(shí)會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人、主持人、會(huì)議主要文件等，以最快的速度、最高的效率、最佳的效果，及時(shí)迅速組織好會(huì)議。

(八)團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。圍繞領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的事務(wù)涉及很多環(huán)節(jié)、部門和眾多人員，文秘人員要圍繞為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的事務(wù)，主動(dòng)配合，積極協(xié)作，尊重他人的勞動(dòng)成果，提示容易出現(xiàn)的的差錯(cuò)和疏漏，要多表揚(yáng)、少批評(píng)，要高調(diào)做事、低調(diào)做人，嚴(yán)以律己、寬以待人。

二、養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣

（一）養(yǎng)成保密的良好習(xí)慣。一是系統(tǒng)做好檔案管理、信息公開、領(lǐng)導(dǎo)批示件的保密管理等各項(xiàng)工作。二是嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不該看的不看，不該說的不說，不該問的不問，不該記的不記。三是準(zhǔn)確把握好保密與信息公開的關(guān)系，該保密的內(nèi)容一定要嚴(yán)格保密，不能泄漏擴(kuò)散，該公開的信息一定要在適當(dāng)時(shí)機(jī)向社會(huì)公開，不能拖延。四是對(duì)吃不準(zhǔn)的內(nèi)容要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，按照有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)同志要求做好保密工作，避免出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象。

（二）養(yǎng)成勤奮好學(xué)的良好習(xí)慣。

一是注意學(xué)習(xí)黨和國家各個(gè)時(shí)期的方針政策，學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí)，學(xué)習(xí)工作業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷豐富自己的知識(shí)內(nèi)涵。二是注意搞好知識(shí)積累，堅(jiān)持每天聽廣播、看報(bào)紙、瀏覽各類網(wǎng)絡(luò)信息，分類做好讀書筆記，堅(jiān)持經(jīng)常搜集、摘抄、剪輯、存儲(chǔ)各類相關(guān)資料，做到有備無患。三是注意了解掌握領(lǐng)導(dǎo)工作管轄范圍的部門綜合情況，包括部門的基本概況、主要特點(diǎn)、部門負(fù)責(zé)同志的基本信息（辦公電話、手機(jī)號(hào)碼）。四是了解掌握領(lǐng)導(dǎo)同志的工作規(guī)律、生活習(xí)慣、業(yè)余愛好、交際特點(diǎn)等，以便于為領(lǐng)導(dǎo)同志做好服務(wù)工作。五是具有良好的心理素質(zhì)，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，把工作做實(shí)、做細(xì)、做到位，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓部門滿意、讓群眾滿意，做一名稱職的秘書工作者。

（作者單位：河北省人民政府辦公廳法規(guī)處）