辦公自動(dòng)化發(fā)展對(duì)秘書(shū)工作的影響

文/張弋

辦公自動(dòng)化發(fā)展對(duì)秘書(shū)工作的影響

文/張弋

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展和人們工作及生活節(jié)奏的日益加快，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)秘書(shū)部門(mén)的要求也越來(lái)越高。秘書(shū)傳統(tǒng)的辦公模式已無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代化辦公的需要。在發(fā)達(dá)國(guó)家的辦公中，尤其是秘書(shū)部門(mén)的辦公，已完全實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。在我國(guó)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)程正逐漸替代傳統(tǒng)的手工操作辦公模式。

一、辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作概述

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。

秘書(shū)這個(gè)職業(yè)是實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與外界人士溝通的最佳途徑，是人員溝通的橋梁和領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。各類(lèi)信息都與秘書(shū)的工作息息相關(guān)。從某種程度上講，秘書(shū)的工作看似簡(jiǎn)單，但卻遠(yuǎn)不只是接收、整理、交換和傳輸信息的工作。秘書(shū)開(kāi)展工作的方式有很多。例如，收集資料、研究政策、反映問(wèn)題、提供咨詢等等。正因秘書(shū)的工作不可小覷，而且辦公自動(dòng)化可以提高秘書(shū)工作的辦公效率，所以現(xiàn)代化的辦公進(jìn)程得以如此迅猛地發(fā)展。

二、辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作的促進(jìn)作用

對(duì)于秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是提高秘書(shū)工作質(zhì)量效率、適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)秘書(shū)工作提出的新要求的重要一環(huán)。

（一）秘書(shū)人員自身素質(zhì)的提高。

辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，大大減少了秘書(shū)的體力消耗，但增加了腦力勞動(dòng)方面的事務(wù)。因而這是對(duì)秘書(shū)人員自身價(jià)值和綜合素質(zhì)提高的一項(xiàng)有利因素。辦公自動(dòng)化的普及讓秘書(shū)人員必須熟練地掌握軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用。這也是間接意義上的自我學(xué)習(xí)與進(jìn)步的好機(jī)會(huì)。

（二）信息處理的便捷性。如今，在自動(dòng)化普及的辦公條件下，秘書(shū)可不必離開(kāi)工作崗位便能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需的信息資料。同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)電子信箱中的各種書(shū)信和各種文件目錄表的瀏覽，接收領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)出的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。在以往的秘書(shū)工作中，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是最費(fèi)時(shí)費(fèi)力的一項(xiàng)工作。而如今辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的手工計(jì)算轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄艿臋C(jī)器運(yùn)算，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)學(xué)方法和軟件能夠直接代入公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，并最大程度上保證了數(shù)據(jù)運(yùn)算的準(zhǔn)確性，能夠以最快的速度運(yùn)算海量的復(fù)雜數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作更加輕松、準(zhǔn)確。

（四）會(huì)務(wù)工作的實(shí)效性。會(huì)務(wù)工作是整個(gè)秘書(shū)工作中最復(fù)雜的問(wèn)題，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，在很大程度上緩解了秘書(shū)工作的冗雜性，減少了會(huì)計(jì)的工作量。例如，以往秘書(shū)在安排會(huì)議時(shí)，都要提前多天安排布置，通過(guò)層層下達(dá)才能正常召開(kāi)會(huì)議，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子日程表的應(yīng)用，使秘書(shū)幾天的工作量被壓縮為短短的幾分鐘，即使是大型的會(huì)議，秘書(shū)也能輕松搞定。同時(shí)，系統(tǒng)還能合理安排會(huì)議室，其自身帶有的先進(jìn)設(shè)備不僅具有記錄、編輯簡(jiǎn)報(bào)等功能，還可以自動(dòng)檢索會(huì)議內(nèi)容，滿足修改和刪減等需求。由此可見(jiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，在很大程度上增加了會(huì)務(wù)工作的時(shí)效性。

三、辦公自動(dòng)化的負(fù)面影響

辦公自動(dòng)化的發(fā)展是一把雙刃劍，在給秘書(shū)工作帶來(lái)便捷的同時(shí)也存在一些不可避免的問(wèn)題。尤其是在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的現(xiàn)如今。信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高使秘書(shū)工作中信息的保密性難以實(shí)現(xiàn)。

（一）對(duì)保密工作的影響。電子文件中對(duì)信息的修改和增減是極其容易的。同時(shí)不會(huì)留下任何痕跡。這對(duì)企業(yè)機(jī)密文件的儲(chǔ)存是一大重要問(wèn)題。一旦發(fā)生信息泄漏給企業(yè)帶來(lái)的負(fù)面影響是無(wú)法預(yù)測(cè)的。

（二）對(duì)檔案文件管理的影響。使用電子文件的格式儲(chǔ)存信息是非?？旖莸姆椒?。但與此同時(shí)，秘書(shū)部門(mén)只注重電子文件的歸檔而忽視了紙質(zhì)文檔的重要性。紙質(zhì)檔案是歷史記錄的一項(xiàng)有效工具。是不能被輕易復(fù)制的。電子文件就存在許多風(fēng)險(xiǎn)。它的信息都儲(chǔ)存在電腦中，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法修復(fù)的話，所有的電子存檔就將不復(fù)存在。

綜上所述，辦公自動(dòng)化有利也有弊，但利大于弊就有發(fā)展的意義所在。辦公自動(dòng)化仍處在秘書(shū)工作中的重要一環(huán)。尤其是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力如此迅猛和信息傳播速度極快的現(xiàn)今。構(gòu)筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，成為許多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和信息主管部門(mén)的主要工作。辦公自動(dòng)化作為新事物已逐漸普及，它將推動(dòng)秘書(shū)工作的進(jìn)一步發(fā)展，使其逐步走向自動(dòng)化、現(xiàn)代化的新局面。

（作者單位：云南電網(wǎng)公司）