做好檔案管理工作應(yīng)樹立的意識

文/郭曦穎

檔案是單位在各項工作中形成的，記錄著過去活動的狀況，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是一個單位連續(xù)工作查考的憑證和生產(chǎn)活動及基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)設(shè)備建設(shè)的科學(xué)依據(jù)和參考材料。

一、樹立責(zé)任意識

（一）檔案管理人員要善于利用各種方式收集第一手檔案材料，確保真實、完整且富有時效性。同時對一些沒有文號的文件材料，也要重視收集，如各職能部門上交的在執(zhí)行或可執(zhí)行的地方文件資料；黨委、辦公及專題會議記錄、紀(jì)要、大事記、合同協(xié)議和關(guān)于本單位的宣傳報道等，應(yīng)分門別類按一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行收集整理，為今后進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)和歷史研究提供真實憑證和重要依據(jù)。

（二）要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好文件保管期限的鑒別，保證重要文件不丟失。如有的文件退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，仍對今后的工作具有指導(dǎo)和借鑒作用，那么應(yīng)視其利用程度歸為定期或永久存檔；而有的文件完成了現(xiàn)行效用，便失去保存的價值，則應(yīng)視為不歸檔文件，可不保存；特別是對一些財務(wù)、技術(shù)維護(hù)類等專業(yè)性較強(qiáng)的文件資料，檔案管理人員不是很熟悉又難于判斷保管期限的，應(yīng)咨詢各職能部門，了解文件執(zhí)行的時效和利用的價值，完成文件保管期限的鑒別，若靠自己主觀判斷隨意歸檔，有時會帶來無法挽回的后果。

（三）要具備高度的責(zé)任感。作為一名檔案管理人員，責(zé)任感體現(xiàn)在檔案資料歸檔的細(xì)節(jié)之處，歸檔前要認(rèn)真細(xì)致檢查每一份文件，進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。核對文件的辦理過程，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示和承辦流程簡要錄入信息庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案保持一致性。同時，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，發(fā)現(xiàn)有文件或附件借出未及時歸還的要催要，有關(guān)人員開會出差帶回的文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。當(dāng)前期工作完成后，才可對文件進(jìn)行從“頁”到“件”再到“卷”的整理、歸檔并入庫。

二、樹立學(xué)習(xí)意識

（一）要加強(qiáng)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)。檔案的管理離不開制度保障，要學(xué)習(xí)各類規(guī)章制度，明確檔案在管理制度上、原則上和方法上的特點，遵循檔案管理的流程。以接收性檔案為主的單位，要按制度要求對接收的文件做好相關(guān)管理工作，如按文件資料的接收、登記制度；明確機(jī)構(gòu)、職能或機(jī)構(gòu)、年度的分類方法；劃分永久、定期保存和銷毀三種鑒定方式；按照介質(zhì)保存的技術(shù)要求進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔案存儲的規(guī)定；檔案歸檔、借閱和利用制度等等，以達(dá)到科學(xué)、規(guī)范管理的目的。

（二）加強(qiáng)理論和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。要通過學(xué)習(xí)不斷提升自身素質(zhì)和智慧，從而提高履職能力。檔案管理對掌握新知識的要求越來越高，要樹立興學(xué)崇實、與時俱進(jìn)的理念，以“新知識、新技能、新本領(lǐng)”為目標(biāo)，主動學(xué)習(xí)，自覺學(xué)習(xí)。彌補(bǔ)知識不足，適應(yīng)新形勢，要廣采博覽各個領(lǐng)域發(fā)展的新情況，增加知識儲備，使自己的知識結(jié)構(gòu)從單一型、封閉型轉(zhuǎn)化為綜合型、開放型，以適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要。

（三）要加強(qiáng)對信息化知識的學(xué)習(xí)。隨著檔案信息化的到來，計算機(jī)基礎(chǔ)知識對檔案的信息化處理具有重要作用。如電子文檔錄入登記、立卷歸檔、影音資料的掃描修復(fù)和存儲，都要求新時期的檔案管理人員必須學(xué)習(xí)計算機(jī)的理論知識和實際操作，熟練掌握現(xiàn)代化管理工具，才能實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案的服務(wù)能力。

（四）要學(xué)以致用，把學(xué)習(xí)的成果科學(xué)地應(yīng)用于實踐本職工作中。學(xué)習(xí)的最終目的在于指導(dǎo)實踐，在于實際工作中的應(yīng)用。作為一名檔案工作者，要緊緊圍繞中心工作，著眼于對實際工作的思考，讓檔案工作為中心工作創(chuàng)造條件，提供服務(wù)，相互促進(jìn)。

三、樹立法制意識

《中華人民共和國檔案法》是檔案工作者工作和行動的指南，對檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、利用和公布及法律責(zé)任進(jìn)行了明確的規(guī)定，賦予了檔案工作者的權(quán)利、義務(wù)和職責(zé)?！稒n案法》規(guī)定：“檔案工作者應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！睓n案工作者具有對檔案的管理、保密、負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用的職責(zé)。2013年3月由監(jiān)察部、人社部、國家檔案局頒布的30號令《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》更是作了明確闡述，對到期檔案不移交的、應(yīng)歸檔而不歸的，管理責(zé)任不到位導(dǎo)致檔案損毀損壞的，出現(xiàn)安全事故的等等，都給予警告以上的處分，一直到撤職、開除?；鶎訖n案工作者是檔案管理的直接責(zé)任人，如果不認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會法律法規(guī)，就容易發(fā)生如不按照規(guī)定建檔、將檔案據(jù)為己有不歸檔、擅自提供、抄錄、公布密級檔案；違反安全保管制度造成檔案損失、擅自銷毀或不按規(guī)定程序銷毀檔案等行為，侵犯了國家的法律，也是一種違法行為。因此，檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高對檔案法規(guī)的理解能力，從思想認(rèn)識、工作態(tài)度和實際行動上與檔案法規(guī)保持一致，運(yùn)用權(quán)力，負(fù)起義務(wù)和責(zé)任，在日常工作中經(jīng)常性地進(jìn)行自我檢查，及時發(fā)現(xiàn)不足，對照調(diào)整法律的意識角度，保證執(zhí)行方向的正確性和準(zhǔn)確性。

綜上所述，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，樹立良好的意識，才能“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”，做好檔案工作。