加強(qiáng)高等院校后勤檔案管理的制度化建設(shè)

文/寧夏大學(xué)后勤集團(tuán) 張淑紅

一、前言

在高等院校后勤部門的日常管理中，會(huì)形成數(shù)量巨大、門類多樣的后勤檔案。它既是高?？萍紮n案管理工作中不可或缺的重要部分。加強(qiáng)和完善后勤檔案管理的規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)，不僅可以有效促進(jìn)高等院校的發(fā)展改革，而且對(duì)提高高校檔案管理水平、教學(xué)質(zhì)量以及科研實(shí)力等都有至關(guān)重要的作用。

二、高等院校后勤檔案管理中存在的問題

（一）后勤檔案資料的收集和整理混亂，管理方式落后

在高等院校日常的后勤檔案收集和整理工作中，檔案資料被遺漏、散失或缺檔的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。究其原因主要體現(xiàn)在以下兩方面：其一，資料管理員的檔案管理專業(yè)知識(shí)匱乏，沒有掌握先進(jìn)的、科學(xué)化的方法，僅憑簡(jiǎn)單的手工記錄根本無法滿足龐雜的高校后勤檔案資料整理和歸檔工作，導(dǎo)致檔案管理工作混亂不堪、事倍功半。其二，高等院校的后勤檔案歸檔范圍較廣，歸檔工作很難做到面面俱到。

（二）后勤檔案管理規(guī)章制度不健全，阻礙了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理進(jìn)程

目前，我國(guó)的大多數(shù)高等院校都缺乏一套較為完整的后勤檔案管理制度，使得后勤檔案管理工作無章可循、無法可依，進(jìn)一步惡化了檔案資料管理混亂、無序的局面。導(dǎo)致這一現(xiàn)象發(fā)生的根本原因是高等院校的相關(guān)監(jiān)管部門沒有及時(shí)對(duì)后勤檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行嚴(yán)格檢查和仔細(xì)考核，無法制定具體工作要求，使得后勤檔案管理規(guī)章制度不健全，阻礙了高校后勤檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理進(jìn)程。

（三）后勤檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，專業(yè)技能匱乏

高等院校的后勤檔案管理人員中，有很多并不是專業(yè)的檔案管理人員而是兼職。這些兼職人員沒有系統(tǒng)地學(xué)過檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)科學(xué)化的檔案管理技能也相當(dāng)缺乏，更沒有掌握分門類、分載體的檔案管理方法，再加上沒有特別熟悉檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，就導(dǎo)致高校后勤檔案的管理工作質(zhì)量大打折扣。

三、解決高等院校后勤檔案管理問題的具體措施

（一）加強(qiáng)高等院校后勤檔案管理的信息化建設(shè)

在科技信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)逐步發(fā)展成為一種必然趨勢(shì)。國(guó)家檔案局也提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)”的號(hào)召，因此，檔案信息化及其信息化建設(shè)已然成為實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段。后勤檔案的信息化管理，就是指通過利用科學(xué)技術(shù)手段和電子網(wǎng)絡(luò)，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)化為可統(tǒng)一進(jìn)行管理的電子文檔。具體操作方法為，充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息化手段，將紙質(zhì)和聲像文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立系統(tǒng)的、有序的后勤檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣不僅有助于實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案信息接受、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化，而且有助于實(shí)現(xiàn)后勤檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立高度的檔案資源共享平臺(tái)。此外，后勤檔案管理的信息化建設(shè)，還需要檔案管理人員的積極配合和參與。

（二）完善和健全高等院校后勤檔案的管理制度

完善和健全后勤檔案的管理制度，是做好高等院校后勤管理工作的重要前提。高等院校應(yīng)該再結(jié)合自身實(shí)際情況的前提下，以國(guó)家檔案文件規(guī)定為基礎(chǔ)，充分遵循規(guī)章制度合理科學(xué)、簡(jiǎn)明實(shí)用的原則，制定一套完善的、既可以約束員工又可以約束領(lǐng)導(dǎo)的后勤檔案管理制度。并嚴(yán)格執(zhí)行制定好的高校后勤檔案管理制度，做到“有功必賞，有過必罰”，這樣才能真正建立科學(xué)、可行的后勤管理和運(yùn)行機(jī)制，明確后勤檔案管理工作的責(zé)任制，進(jìn)一步健全和完善后勤檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章和制度，充分體現(xiàn)后勤檔案管理制度的權(quán)威性。

（三）提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和科學(xué)化管理技能的儲(chǔ)備

提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，首先，要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感。有計(jì)劃地進(jìn)行檔案收集和整理工作，事無巨細(xì)保證后勤檔案資料的完整，及時(shí)查漏補(bǔ)缺避免檔案缺頁等現(xiàn)象。其次，培養(yǎng)后勤檔案管理人員吃苦耐勞和創(chuàng)新的精神。在管理工作中勇于創(chuàng)新，不斷提高后勤檔案管理的質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平。再者，定期對(duì)后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使他們具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過硬的業(yè)務(wù)能力，并且能夠熟練運(yùn)用檔案管理的新技術(shù)和新管理方法。不斷總結(jié)工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保后勤檔案管理的完整、有序進(jìn)行。

四、結(jié)論

高校后勤檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、冗雜繁瑣、涉及多種門類和載體形式的檔案管理工作。它不僅是高等院?？萍紮n案管理的重要組成部分之一，也是建立檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和途徑。加強(qiáng)后勤檔案管理的信息化建設(shè)、完善和健全檔案管理制度、提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和科學(xué)化管理技能的儲(chǔ)備，是高等院校后勤檔案管理制度化建設(shè)中存在問題的重要解決措施。這樣不僅有助于加強(qiáng)和完善后勤檔案管理的規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)，而且對(duì)促進(jìn)高等院校的發(fā)展改革也具有重要作用。

[1] 楊麗萍.如何做好高校后勤檔案管理工作[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2013(2).

[2] 路長(zhǎng)蘭.高校后勤檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].泰山學(xué)院學(xué)報(bào),2014(3).