檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

文/廖虹

隨著計算機信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理正在朝著規(guī)范化、標準化、規(guī)?；姆较蜻^渡。檔案管理基礎工作是現(xiàn)代檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案的統(tǒng)計、編號、歸檔等基礎工作對檔案管理水平有著重要影響。

一、檔案管理基礎工作的發(fā)展

胡錦濤同志曾提出： “借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來”，作為生產建設、科學研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經濟的各個方面。

在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內的基礎工作具有重要作用。檔案基礎工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到 “數(shù)量充分、質量優(yōu)化、成分充實、結構合理”，加強檔案基礎工作是推進檔案管理現(xiàn)代化的前提。

二、檔案管理基礎工作與現(xiàn)代檔案管理

檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用主要體現(xiàn)如下：

（一）有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。狹義的檔案業(yè)務包含搜集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用共8個環(huán)節(jié)，在千頭萬緒的檔案基礎工作中，檔案管理基礎工作主要解決“收”“管”“用”3個問題，也即收得齊全、管得科學、用著方便這3個問題。良好的檔案基礎管理工作相當于打好了現(xiàn)代檔案管理的基礎，有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。例如，對于檔案管理要求較高的醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)，相關的檔案中就包含了豐富的藥品質量監(jiān)管情況，通過對案卷的價值鑒定、編制、立卷、排列，進行系統(tǒng)化的整合，并通過現(xiàn)代管理方法，建立良好的存放位置目錄、索引、指南，能夠更好地推進檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)發(fā)展提供更好的信息服務。

（二）有利于反應檔案文件的真實性和完整性。作為企事業(yè)單位各類活動的重要體現(xiàn)和記錄，檔案內容具有重要性、獨特性、時效性和真實性等特征因素，檔案管理就是為了更加準確地為用戶提供有價值的檔案。例如，對于新的科研成果，科技檔案包含了與該成果相關的圖紙、圖表、文檔、計算數(shù)據(jù)、證書、相關聲像資料等，具備了良好的真實性和完整性，能夠通過檔案來再現(xiàn)科研成果的進度，提供真實的典型材料和第一手資料，為此后的二次技術開發(fā)和研究打下基礎。

（三）有利于保證檔案檢索的唯一性和可擴展性。檔案檢索的唯一性主要是通過檔案的分類和編號來實現(xiàn)的，按照檔案實體分類的從屬和層次關系，來進行檔號的編制。對檔案實行包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、類別號、項目號、件號、頁號、張?zhí)柕仍趦鹊木幪?，一方面能夠使得編號對象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持適當?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴展性，與檔案的館藏需求相適應。

（四）有利于保證檔案檢索的查全率和查準率。隨著計算機技術的不斷普及，計算機檢索技術的發(fā)展給檔案檢索工具帶來巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根據(jù)檔案檢索工具的編制解析圖，可以按照體例、載體、功能等進行分類，提供各類目錄、卡片、索引等，滿足檔案使用者的檢索要求，保證檔案檢索的查全率和查準率。

三、我國目前檔案管理基礎工作薄弱環(huán)節(jié)分析

基于檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，對檔案工作的需求也日益提升。與此同時，面臨檔案基礎工作的繁雜、量大、類別眾多等難點，我國檔案管理基礎工作還存在著一些共性的薄弱環(huán)節(jié)。分析我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，加強檔案管理基礎工作，積極推進檔案管理的現(xiàn)代化，是我國檔案管理基礎工作建設的重要任務。

（一）檔案管理工作不規(guī)范。檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（二）檔案管理流程不明確。良好的檔案基礎管理離不開明確的檔案管理流程支持，以機關檔案管理工作為例，其常見的檔案程序流程如下：檔案收集—檔案整理—國家檔案全宗—區(qū)分檔案全宗—檔號編制—人物全宗—分類法的選擇—全宗內檔案的分類—檔案價值鑒定—檔案的銷毀—檔案的保管與管理—檢索工具的編制—檔案的編研工作—檔案的提供利用服務—檔案的著錄與標引。

以上幾個步驟在檔案基礎工作中缺一不可，是將零散的、需要條理化的檔案通過分類、組合、編目、整理等方法，使之體系化的過程。然而，我國目前檔案管理工作流程尚有待完善，往往存在僅重視某幾個環(huán)節(jié)，檔案管理工作不夠深入的情況。

（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

四、提升我國目前檔案管理基礎工作的措施

（一）加強檔案管理工作。首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務規(guī)范，并建立相關的獎懲和考核制度。

（二）提升檔案基礎工作的專業(yè)性。首先，針對可能存在的缺少目錄號、一卷多冊、檔案標題不準確、案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，進行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠、缺少維護等原因造成的錯誤，對所存檔案的基本狀況進行調研 （種類、內容、保存價值、數(shù)量、整理和保管等），并結合具體情況，按照重要性由強到弱的順序，逐一核對和普查，并制訂相應的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等規(guī)范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎管理工作的專業(yè)性。其次，進一步完善檔案工作的設施設備，確保檔案基礎管理工作的 “三個用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個用具”：檔案裝具、保護設備、技術設備。從設施上保證檔案基礎管理工作的順利開展。此外，還應積極對檔案管理人員進行培訓，提升他們的檔案管理技能，積極推行入館 （室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。對檔案工作實施監(jiān)督、指導與控制，通過專業(yè)化知識的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用工作。

（三）加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐。計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。

加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐，首先應該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統(tǒng)。

作為社會活動的寶貴記錄載體，檔案的記錄、存儲、應用對社會活動的各個方面都具有重要意義。本著 “對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的原則，我們應該積極做好檔案管理基礎工作，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務，推動社會的進步和發(fā)展。