企業(yè)檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的思考

文/張艷玲

我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)上世紀(jì)90年代中后期進(jìn)入了快速發(fā)展階段，各種信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。一方面，企業(yè)的信息化建設(shè)極大提高了企業(yè)的信息流通速度和工作效率。另一方面，也給傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門帶來(lái)沖擊，迫使我們重新對(duì)檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型進(jìn)行思考。

一、企業(yè)信息化背景下檔案部門的現(xiàn)狀

企業(yè)信息化建設(shè)的浪潮導(dǎo)致企業(yè)的紙質(zhì)文件越來(lái)越少，電子文件不斷增加，面對(duì)這一趨勢(shì)，檔案部門容易走向兩個(gè)極端：極端一，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式難以有效管理這些脆弱的電子文件，因此，只保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或打印件，輕視對(duì)電子文件的管理，導(dǎo)致大量檔案資源流失。極端二，將實(shí)體檔案作數(shù)字化處理，重視信息系統(tǒng)建設(shè)卻忽視對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)利用。不管采用上述何種方式，其本質(zhì)都沒(méi)有超越傳統(tǒng)模式，檔案部門在企業(yè)中仍扮演著被動(dòng)保管的角色，缺乏主動(dòng)提供信息的意識(shí)，無(wú)法創(chuàng)造直接利潤(rùn)，因此不被管理層重視。傳統(tǒng)檔案工作面臨危機(jī)，檔案部門需重新定位，開(kāi)展改革，實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)保管轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，從檔案管理到信息資源中心的轉(zhuǎn)型。

二、企業(yè)檔案部門定位轉(zhuǎn)型的依據(jù)

企業(yè)檔案部門應(yīng)告別傳統(tǒng)的被動(dòng)角色，轉(zhuǎn)型為企業(yè) “信息資源中心”，不僅提供檔案服務(wù)，同時(shí)整合企業(yè)內(nèi)部的信息資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高效流通和共享。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)型的依據(jù)主要有以下三點(diǎn)：

（一）理論上，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源。因?yàn)椋旱谝?，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)不在于企業(yè)外部的力量，而源于企業(yè)內(nèi)部的資源。第二，只有具有戰(zhàn)略性、獨(dú)特性、難以模仿性的資源 （核心資源），才能為企業(yè)帶來(lái)長(zhǎng)期可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案作為產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部的信息記錄，不僅具有戰(zhàn)略性 ，更具有獨(dú)特性和難以模仿性，從而為企業(yè)帶來(lái)長(zhǎng)期可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)重要的信息資源，潛藏著大量有價(jià)值的信息。

（二）實(shí)踐需求上，企業(yè)需要設(shè)立整合和優(yōu)化信息資源的部門。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，企業(yè)內(nèi)各部門紛紛采用了適當(dāng)?shù)膽?yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)不僅要改良、升級(jí)系統(tǒng)軟件，更重要的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息標(biāo)準(zhǔn)化和流程規(guī)范化。必須依靠專門的部門來(lái)實(shí)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有信息部門或數(shù)據(jù)中心等類似機(jī)構(gòu)，但這些部門的主要職能系統(tǒng)、軟件的技術(shù)維護(hù)，是為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息環(huán)境，而不是對(duì)信息資源本身進(jìn)行管理。因此企業(yè)急需專門部門來(lái)整合和優(yōu)化內(nèi)部信息資源，解決信息冗余和溝通不暢的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源的共享。而企業(yè)檔案部門接收各個(gè)部門的文件、數(shù)據(jù)都在此匯總，這使得企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)型為 “信息資源中心”，整合優(yōu)化信息資源變得具有可行性，又具有必要性。

（三）自身優(yōu)勢(shì)上，檔案人員的專業(yè)技能對(duì)企業(yè)信息管理有潛在價(jià)值。企業(yè)信息化建設(shè)的參與者大多為程序員、網(wǎng)絡(luò)管理者和技術(shù)人員，這種人員結(jié)構(gòu)的后果是導(dǎo)致過(guò)分注重技術(shù)而忽略了管理，這一缺陷正可由具備專業(yè)技術(shù)的檔案人員來(lái)彌補(bǔ)。檔案人員的專業(yè)技能包括兩方面：一是他們具有對(duì)信息分類、查找和重新發(fā)現(xiàn)的技能，能有效組織信息資源。二是檔案人員系管理人才，善于分析和理解企業(yè)及各部門的信息需求，并針對(duì)需求做出及時(shí)響應(yīng)，因此可作為聯(lián)系信息技術(shù)部門和其他部門的中介橋梁。他們與其他信息技術(shù)人員合作，對(duì)信息需求做出響應(yīng)，可創(chuàng)建起“信息資源中心”。

三、企業(yè)檔案部門的轉(zhuǎn)型策略

企業(yè)檔案部門要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向“信息資源中心”轉(zhuǎn)型的過(guò)程，需著眼于以下幾點(diǎn)：

（一）明確檔案部門的定位和職能。檔案部門的定位變化。企業(yè)檔案部門必須重新自我定位，在做好傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，將工作重心從被動(dòng)的實(shí)體保管轉(zhuǎn)向信息資源管理，定位成企業(yè)的“信息資源中心”。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，更可結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，組織提煉顯現(xiàn)知識(shí)，挖掘開(kāi)發(fā)隱性知識(shí)。建立 “企業(yè)知識(shí)庫(kù)”，將檔案部門打造成 “知識(shí)中心”，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)共享。檔案部門的職能變化。其主要職能可分為三個(gè)層次：首先，做好基礎(chǔ)檔案工作，保存企業(yè)記憶，這也是實(shí)現(xiàn)其他職能的基礎(chǔ)。其次，整合企業(yè)信息資源，提供決策依據(jù)。利用現(xiàn)有的信息技術(shù)和系統(tǒng)平臺(tái)，綜合集成各部門形成的信息資源并進(jìn)一步加工，使其為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。最后，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。采用信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)知識(shí)平臺(tái)，將各個(gè)業(yè)務(wù)部門有價(jià)值的信息都 “歸檔”知識(shí)平臺(tái)，形成可共享的知識(shí)。

（二）優(yōu)化檔案部門的工作機(jī)制。檔案部門要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，就必須優(yōu)化工作機(jī)制，主要從兩方面入手：第一，標(biāo)準(zhǔn)化。一方面是工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即通過(guò)在企業(yè)內(nèi)制定統(tǒng)一的制度體系，規(guī)范企業(yè)檔案部門的工作流程，明確企業(yè)內(nèi)文件信息的流動(dòng)規(guī)則，界定與檔案部門相銜接的業(yè)務(wù)部門在操作中應(yīng)遵循的步驟和依據(jù)。另一方面是文件數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。確保企業(yè)內(nèi)不同系統(tǒng)生成的電子文件能夠兼容、歸檔、瀏覽，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一和共享。從而提高工作效率。第二，集成化。對(duì)企業(yè)重要的信息資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，建立起 “企業(yè)信息資源管理平臺(tái)”。該平臺(tái)實(shí)質(zhì)是將企業(yè)內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)信息管理系統(tǒng)有效集成，建立起企業(yè)內(nèi)部共享的信息資源平臺(tái)和知識(shí)平臺(tái)。