關(guān)于我國檔案管理體制改革的研究

文/陳富強(qiáng)

我國檔案管理體制是從新中國成立后，經(jīng)過不斷改革和調(diào)整逐步建立的集中式檔案管理機(jī)制。雖然經(jīng)過不斷努力，我國檔案管理工作取得了驕人的業(yè)績，但是我國的檔案管理體制仍然存在許多亟待解決的問題，需要研究者加大對(duì)檔案管理體制改革的研究，采取有效措施促進(jìn)檔案管理體制改革。

世界一體化進(jìn)程的不斷加深，拉近了我國與世界的距離，增加了與世界接觸的機(jī)會(huì)，但是同時(shí)也凸顯出我國各種體制存在的問題，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視。在如今國際背景下，信息安全已經(jīng)成為國家安全的重要內(nèi)容，而檔案作為國家的核心資料，特別是對(duì)于一些國家珍貴檔案信息，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，保證國家的信息安全，防止檔案信息落入他國，影響國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，導(dǎo)致國家競爭力的下降。因此，完善檔案管理體制具有重要意義，必須做好我國檔案管理體制改革工作。伴隨市場經(jīng)濟(jì)的完善、信息技術(shù)的發(fā)展和政治體制改革的推進(jìn)，我國檔案管理體制也要作出改革和調(diào)整，滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需求。

一、檔案管理體制分類

檔案管理體制主要分為集中式檔案管理體制和分散式檔案管理體制，集中式檔案管理體制是中央檔案機(jī)構(gòu)對(duì)地方各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行直接監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)。國家通過采用行政手段或法制手段設(shè)立各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，其中作為全國檔案工作的指揮中心，檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)管。集中式檔案管理體制的優(yōu)點(diǎn)在于使檔案管理工作有序化和組織化。而分散式檔案管理體制是國家采取各負(fù)其責(zé)的原則，實(shí)行中央和地方分權(quán)管理檔案工作的形式，各檔案館之間既無橫向聯(lián)系也無從屬關(guān)系。目前我國采用的是集中式檔案管理體制。

二、我國檔案管理體制存在的問題

（一）檔案資源利用率低。我國在建設(shè)綜合性檔案館的同時(shí)建立了大量的專業(yè)性檔案館、企業(yè)檔案館，雖然豐富了我國檔案館的數(shù)量和種類，但是其中存在的部分專業(yè)性檔案館并不是按照國家統(tǒng)一規(guī)劃建立的，只得到了當(dāng)?shù)卣呐鷾?zhǔn)，甚至許多企業(yè)檔案館是由企事業(yè)單位的檔案室改建的。另外，部分專業(yè)檔案館的出現(xiàn)，破壞了國家檔案館的綜合性，讓國家檔案館逐漸淪為文書檔案館。正是這種各類檔案館之間的信息封閉，導(dǎo)致檔案信息資源無法得到充分利用。

（二）非公有制企業(yè)檔案管理問題。改革開放帶動(dòng)了非公有制經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使非公有制企業(yè)檔案的數(shù)量急劇增加。非公有制企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)是非公有制企業(yè)對(duì)其檔案依法享有使用、處置和占用權(quán)利。在我國過去的經(jīng)濟(jì)體制和國家所有制下，集中統(tǒng)一檔案管理體制適合當(dāng)時(shí)國情，保證了檔案的完整。雖然現(xiàn)在國家檔案管理體制仍然可以采用集中統(tǒng)一檔案管理體制，但是對(duì)非公有制企業(yè)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要進(jìn)行具體分析，從體制上解決存在的問題。

（三）檔案管理與文件管理分離。在理論上我國的文件管理和檔案管理與美國相似，但是卻沒有建立一個(gè)行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一管理檔案和文書工作，致使我國的檔案管理與文件管理工作出現(xiàn)分離。檔案管理與文件管理的分離一方面是因?yàn)槲覈臋n案管理工作滯后，一直處于被動(dòng)地位，無法超前控制文件管理，使檔案工作得不到重視；另一方面是檔案人員的前端控制和參與不足，影響了文件的質(zhì)量，降低了檔案的質(zhì)量。

三、我國檔案管理體制改革建議

（一）采取集中統(tǒng)一管理實(shí)現(xiàn)檔案資源整合。作為我國檔案管理工作的指導(dǎo)思想，集中統(tǒng)一檔案管理體制適應(yīng)我國的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，符合宏觀管理原則。集中統(tǒng)一管理克服了檔案分管存在的不足，推動(dòng)了國家規(guī)模檔案事業(yè)的建設(shè)。為此，在我國檔案管理體制改革工作中要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想，加強(qiáng)黨和政府對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，進(jìn)一步對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)我國檔案事業(yè)的統(tǒng)一規(guī)劃。另外，在集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，建設(shè) “大檔案”，實(shí)現(xiàn)真正意義上的綜合檔案館，滿足社會(huì)共享檔案資源的需求。

（二）促進(jìn)管理體制多樣化。檔案所有權(quán)在市場化趨勢下趨于多樣化，帶動(dòng)了檔案管理體制的多樣化發(fā)展。針對(duì)于黨政機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位檔案管理仍然可以采用國有檔案管理體制，但是對(duì)于外資企業(yè)和非國有制企業(yè)的檔案管理要具體情況具體分析，在滿足法律條件下，允許企業(yè)享有對(duì)檔案管理的自主權(quán)，以引導(dǎo)和服務(wù)為主，選擇合適的檔案管理方式，保護(hù)有保存價(jià)值的檔案。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理與文件管理的一體化。檔案管理是文件管理的發(fā)展與延伸，文件管理是檔案管理的基礎(chǔ)，站在發(fā)展的角度看，必須將檔案管理與文件管理統(tǒng)一起來，運(yùn)用統(tǒng)一的工作方法和管理制度加強(qiáng)檔案管理與文件管理的銜接，這可以在一定程度上減輕檔案部門的工作量，提升進(jìn)館檔案的質(zhì)量。因此，可以采取措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理與文件管理的一體化：第一，建立文件實(shí)時(shí)歸檔制度和文件檔案一體化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與文件管理的一體化。第二，根據(jù)各地檔案、文件管理的實(shí)際情況，充分發(fā)揮集約優(yōu)勢降低檔案管理成本。

隨著我國與國際交流越來越頻繁，必須保證我國信息的安全，而檔案作為國家的核心資料，特別是一些國家珍貴的檔案信息，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息流失，對(duì)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成不利影響。為此，必須做好我國檔案管理體制改革工作，滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需求。