企業(yè)公文處理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策探析

文/陳衛(wèi)軍

企業(yè)公文處理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策探析

文/陳衛(wèi)軍

筆者從事文秘工作以來(lái)，在公文處理工作因認(rèn)識(shí)不到位、規(guī)范不熟悉等原因出現(xiàn)過(guò)一些失誤。經(jīng)過(guò)不斷參加各級(jí)公文處理培訓(xùn)、工作實(shí)踐，學(xué)習(xí)國(guó)家下發(fā)的最新《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》和《河南省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法》及企業(yè)內(nèi)部公文處理辦法等，根據(jù)工作經(jīng)歷及日常積累的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)就企業(yè)公文處理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策予以簡(jiǎn)要闡述。

一、公文處理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題

（一）公文處理效率方面。

1.明確時(shí)限，確保公文處理及時(shí)高效。針對(duì)集團(tuán)型企業(yè)層級(jí)較多，公文處理滯后，應(yīng)該有明確時(shí)限要求，常規(guī)類(lèi)文件原則上應(yīng)在3天以?xún)?nèi)處理完畢,最長(zhǎng)處理時(shí)間不能超過(guò)7天；緊急公文應(yīng)即收即辦；涉及工作安排、會(huì)議通知等時(shí)效性較強(qiáng)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)在24小時(shí)內(nèi)處理并提交意見(jiàn)。

2.加強(qiáng)溝通，明確公文處理意見(jiàn)。一是企業(yè)各部門(mén)在處理公文時(shí)，要在擬辦意見(jiàn)之前，以電話(huà)、郵件、會(huì)議等形式充分加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。二是下級(jí)機(jī)關(guān)在上報(bào)公文之前，要充分與上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)進(jìn)行溝通，必要時(shí)可將相關(guān)文檔提前發(fā)至有關(guān)部門(mén)審核，明確溝通意見(jiàn)后再上報(bào)，避免返工。三是涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)作、需要時(shí)間研究解決方案的，主辦部門(mén)一定要加強(qiáng)與協(xié)辦部門(mén)、行文單位溝通。

3.規(guī)范行文，減少公文處理障礙性因素。以筆者所在集團(tuán)企業(yè)公文處理情況來(lái)看，部分下屬企業(yè)上報(bào)公文條理不清晰，缺乏相關(guān)支撐資料，特別是部分經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)公文，論證分析不科學(xué)，數(shù)據(jù)測(cè)算不嚴(yán)謹(jǐn)，請(qǐng)示事項(xiàng)支撐理由與結(jié)論脫節(jié)。上述情況導(dǎo)致集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)在研究處理相關(guān)事項(xiàng)時(shí)無(wú)法掌握實(shí)際情況，反復(fù)要求報(bào)送單位補(bǔ)充材料，導(dǎo)致公文處理緩慢甚至停滯。下屬企業(yè)報(bào)送上行文時(shí)，需要集團(tuán)企業(yè)提供資金、設(shè)備、人力等支持的，一定要在請(qǐng)示事項(xiàng)中明確數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)等；需要批復(fù)意見(jiàn)的，一定要有相關(guān)得失分析，并表明本單位建議性意見(jiàn)或措施，以便于決策。

（二）公文格式要素方面。

1.最新格式要素要求。根據(jù)國(guó)家最新下發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，對(duì)公文部分要素的規(guī)范形式提出了新的要求，但部分企業(yè)依然沒(méi)有及時(shí)修訂公文格式，如版頭部分，上行文、平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志統(tǒng)一調(diào)整為上邊緣至版心上邊緣35mm；公文成文時(shí)間由大寫(xiě)修改為阿拉伯?dāng)?shù)字，且公文都要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)；公文版記部分取消了主題詞標(biāo)注等，主要要素使用的不正確影響公文整體規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)及時(shí)針對(duì)最新條例要求全面修訂各層級(jí)公文格式各項(xiàng)要素，力求公文格式規(guī)范、統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔。

2.公文標(biāo)題中出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。根據(jù)國(guó)務(wù)院公文處理辦法規(guī)定，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)可加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如在“轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于……通知》的通知”此問(wèn)題中可不用書(shū)名號(hào)，而且“通知的通知”贅述不簡(jiǎn)練，規(guī)范的格式應(yīng)為“轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于……通知”。標(biāo)題中一般不要出現(xiàn)“關(guān)于貫徹關(guān)于……”或“通知的通知”這類(lèi)贅語(yǔ)。

3.附件說(shuō)明位置標(biāo)注。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋字-GB2312體標(biāo)示“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件”1.XX“），附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。

4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)適用不正確。部分單位在印制文件或引用某一文件時(shí)，印制文號(hào)時(shí)括號(hào)使用方法錯(cuò)誤，例如“XXX【2014】XX”或“XXX［2014］XX”，正確印制方法為“XXX〔2014〕XX”,應(yīng)使用六角括號(hào)。部分單位在報(bào)送“請(qǐng)示”時(shí)，結(jié)語(yǔ)當(dāng)中常見(jiàn)到“妥否？請(qǐng)批示！”這種錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的現(xiàn)象?！罢?qǐng)示”結(jié)語(yǔ)當(dāng)中不得出現(xiàn)問(wèn)號(hào)與感嘆號(hào)。正確寫(xiě)法為“妥（當(dāng)、可）否，請(qǐng)批復(fù)（批示）”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批復(fù)（批準(zhǔn)、審批）”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)轉(zhuǎn)報(bào)……審批”等，結(jié)尾加句號(hào)。

（三）公文文種方面。

1.文種使用有誤?，F(xiàn)公文共15個(gè)文種，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要。印發(fā)公文只限于這些文種，但公文文種使用錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生。如將“XX辦法”直接當(dāng)作文題，導(dǎo)致文種錯(cuò)誤，“辦法”等不屬于公文文種，規(guī)范的行文應(yīng)為“關(guān)于印發(fā)XX辦法的通知”，把“XX辦法”作為附件。

2.“請(qǐng)示”與“報(bào)告”文種混淆不分。如公文題目中“請(qǐng)示”和“報(bào)告”并列使用，或者“報(bào)告”正文中含有請(qǐng)示的內(nèi)容?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)需要上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)、批準(zhǔn)的, “請(qǐng)示”必須標(biāo)注行文單位聯(lián)系人、聯(lián)系方式，便于上級(jí)機(jī)關(guān)了解請(qǐng)示事項(xiàng)具體情況?！皥?bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)，報(bào)告事項(xiàng)是不再需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)的。

二、擬采取對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)境界是關(guān)鍵。公文“具有規(guī)范體式、特定程序”這一特點(diǎn)，要求我們?cè)谄髽I(yè)公文處理過(guò)程中必須注重維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。企業(yè)各級(jí)管理人員尤其是各部門(mén)負(fù)責(zé)人要進(jìn)一步提高對(duì)公文處理工作重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決克服“只有抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)才是干大事，搞文字工作是‘咬文嚼字’‘浪費(fèi)時(shí)間’”等錯(cuò)誤思想和片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，既要明確公文處理分管責(zé)任人，也要安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專(zhuān)職從事公文的審核把關(guān)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。各級(jí)管理人員還應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，為廣大員工做出表率；文秘人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作，防止公文格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，遵守其特定的程序，進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)企業(yè)正常工作的開(kāi)展。

(二)加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)是保障。為適應(yīng)新形勢(shì)下公文處理工作的需要，企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)文秘人員的選配和管理，嚴(yán)把人員進(jìn)出關(guān)，努力建設(shè)一支思想政治素質(zhì)好、工作業(yè)務(wù)過(guò)硬的文秘隊(duì)伍。首先，企業(yè)要督促文秘人員增強(qiáng)學(xué)理論意識(shí)，變泛泛理解為深刻把握，使其不斷提高文秘人員的政治理論素養(yǎng)和政策水平。同時(shí)要樹(shù)立一絲不茍、精益求精的良好工作作風(fēng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，使文秘人員認(rèn)識(shí)到自身崗位所肩負(fù)的重任，增強(qiáng)干好工作的自覺(jué)性和主動(dòng)性。其次，企業(yè)要加強(qiáng)文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷創(chuàng)新和豐富業(yè)務(wù)交流活動(dòng)載體，搭建以會(huì)代訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽、“一對(duì)一幫扶”、專(zhuān)題培訓(xùn)班等多種形式的學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使所有人員熟知公文處理的基本知識(shí)和工作程序，平時(shí)注意留心各方面政策，把握各方面法規(guī)，了解各方面情況，熟悉各方面職能，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三)促進(jìn)公文處理制度化、規(guī)范化是根本。公文處理工作政策強(qiáng)、程序繁，時(shí)限緊，要求高。要使公文處理工作有章可循、有據(jù)可依、責(zé)任明確，就必須從促進(jìn)公文處理制度化、規(guī)范化入手，結(jié)合單位實(shí)際，建立健全公文處理各項(xiàng)制度和工作流程，不斷強(qiáng)化公文差錯(cuò)源頭治理，充分發(fā)揮文秘部門(mén)在公文處理尤其是審核過(guò)程中的把關(guān)作用，從公文的起草到審核、審批都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，嚴(yán)格落實(shí)收文登記、流轉(zhuǎn)記錄及督辦制度，完善公文處理“零差錯(cuò)”活動(dòng)質(zhì)量責(zé)任體系，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任，嚴(yán)格考核制度，把“零差錯(cuò)”理念和要求落實(shí)到公文處理全過(guò)程，最大限度地預(yù)防和減少差錯(cuò)，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)細(xì)節(jié)都做到精心細(xì)致、精益求精，努力達(dá)到制度完善、手續(xù)配套，流程規(guī)范、流轉(zhuǎn)有序，檔案齊全，管理科學(xué)，考核嚴(yán)格、閉環(huán)有效的目的。

（作者單位：永城煤電控股集團(tuán)有限公司）