加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

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[摘 要]人事檔案中所記載的均是我國(guó)公民的人生中重要的閱歷。人事檔案更是現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，公民們?cè)谡夜ぷ鳌⒕蜆I(yè)方面能夠讓單位招聘人員快速了解自己能力的一個(gè)證明書(shū)。由于人事檔案中所記錄信息的特殊性，從而導(dǎo)致了人事檔案管理工作的重要性。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理工作；意見(jiàn)創(chuàng)新

1.人事檔案的基本介紹

1.1人事檔案的內(nèi)容

人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發(fā)生的一些大事件。這些都是我們能力的見(jiàn)證。同時(shí)，在記載我們榮耀的同時(shí)，人事檔案中也會(huì)大公無(wú)私地記載著我們生活中所犯的錯(cuò)誤，以及我們平常所出現(xiàn)的一些重要違紀(jì)情況。如同美國(guó)的信用體系一樣。在美國(guó)，他們國(guó)家的公民能夠從銀行手里拿到錢(qián)，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級(jí)別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國(guó)家的機(jī)密文件保護(hù)，以免出現(xiàn)外泄導(dǎo)致居民日常生活活動(dòng)受到干擾。

1.2人事檔案管理的特點(diǎn)

從中國(guó)交通每年、每月的承載量來(lái)看，我國(guó)目前的人口流動(dòng)量還是處于一個(gè)高峰時(shí)段。如此大的人口流動(dòng)量勢(shì)必也就造成我國(guó)人事檔案管理的流動(dòng)性特點(diǎn)。人事檔案一旦離開(kāi)了具體的人，那么它的存在意義也毫無(wú)價(jià)值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對(duì)面可以在短時(shí)間內(nèi)掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)就是真實(shí)有效性。同時(shí)，在人事檔案的信息記錄中，還有一個(gè)重要的特點(diǎn)就是其的信息記錄應(yīng)該是具有全面性的?，F(xiàn)在的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力直接導(dǎo)致了我們的就業(yè)人員要了解十八般武藝，門(mén)門(mén)精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿(mǎn)足對(duì)方了解你過(guò)去的需求，也很難在短時(shí)間內(nèi)判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長(zhǎng)感悟心得，政治面貌，個(gè)人履歷等。

1.3人事檔案的管理制度

為了能夠更好的發(fā)揮出人事檔案中所記錄的信息的作用，不讓有真正有才華之人冤枉地被埋沒(méi)，國(guó)家設(shè)立了相關(guān)的人事檔案保管制度以及使用制度。之所以要設(shè)立這兩個(gè)制度，是因?yàn)槿耸聶n案的基本特點(diǎn)所導(dǎo)致的。人事檔案的機(jī)密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的檔案要更仔細(xì)。今天的我們之所以能夠再現(xiàn)過(guò)去偉人的輝煌歷史，正是在于對(duì)于他們的人事檔案我們一直都是小心翼翼地保管著。同時(shí)，現(xiàn)在的人事檔案還是采用最為古老的方式，即紙質(zhì)的人工手謄的方式。這樣的人事檔案性質(zhì)要格外注意其的發(fā)潮、損壞等。正是由于人事檔案的脆弱性，使得人事檔案的管理需要一定制度來(lái)進(jìn)行約束。保證人事檔案的完整性以及有用性。

2.加強(qiáng)人事檔案管理的方案

2.1機(jī)密性導(dǎo)致的工作謹(jǐn)慎必要性

人事檔案的機(jī)密性特點(diǎn)使得管理人事檔案工作的員工需要一定的工作心細(xì)度。人事檔案的機(jī)密性特點(diǎn)，是因?yàn)樗奈ㄒ恍浴Ｒ簿褪钦f(shuō)，一個(gè)人的人事檔案一般情況下不會(huì)有備份。所以說(shuō)，一旦遺失了某位工作人員的人事檔案，我們要再對(duì)其進(jìn)行還原，后續(xù)的工作量會(huì)很大，需要經(jīng)過(guò)層層的證明等。為了保證人事檔案的完好性，對(duì)從事于人事檔案管理的人員就需要進(jìn)行嚴(yán)格地篩選。保證從事于這項(xiàng)工作的員工其的工作素質(zhì)能力合格。同時(shí)，高素質(zhì)的管理人員，在保證人事檔案質(zhì)量的同時(shí)，還能夠?qū)⑷耸聶n案進(jìn)行有效地歸類(lèi)、分檔。中國(guó)每年都有好幾百萬(wàn)的學(xué)生畢業(yè)，有好幾百萬(wàn)的學(xué)生考研、出國(guó)。他們的檔案記錄要怎么去分派，以及怎么存儲(chǔ)，都是影響我們后面對(duì)其的人事檔案查詢(xún)的一個(gè)重要影響因素。人事檔案的管理需要謹(jǐn)慎，其中所涉及的人事信息也絕對(duì)不能夠隨便外泄。

2.2真實(shí)性導(dǎo)致的信息更新及時(shí)性

由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實(shí)地反映這個(gè)人的工作學(xué)習(xí)情況的，所以說(shuō)，我們需要及時(shí)地對(duì)該本人生活中所發(fā)生的一些事件進(jìn)行及時(shí)更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對(duì)現(xiàn)在的這個(gè)人的基本情況進(jìn)行介紹的話，那么人事檔案也就失去了它本來(lái)的意義所在。例如，一個(gè)曾經(jīng)蹲過(guò)大牢，進(jìn)行過(guò)改造的勞改人員，曾經(jīng)的他的確是罪孽深重，但是經(jīng)過(guò)改造之后的他，卻也慢慢地變得想要為這個(gè)社會(huì)奉獻(xiàn)出自己的一份綿力。但是一旦他拿著自己改造之前的人事檔案走入社會(huì)，人家看見(jiàn)檔案中的內(nèi)容，對(duì)于該人的認(rèn)識(shí)了解也就只能怪停留在他改造之前，其結(jié)果是可想而知的，必然地會(huì)四處碰壁。人事檔案中的信息要及時(shí)地進(jìn)行更新處理，保證人事檔案中所體現(xiàn)的信息是近現(xiàn)段時(shí)間內(nèi)，該人的基本情況信息以及個(gè)性特征。這樣的人事檔案才能夠發(fā)揮了我們最初賦予它的權(quán)能。另外，流動(dòng)性導(dǎo)致的檔案管理動(dòng)態(tài)性。人事檔案就像是他主人的影子?，F(xiàn)在的人事檔案數(shù)量繁多，光光地靠著我們平常的手記，就想著能夠管理這些流動(dòng)文檔，實(shí)在是力不從心。為了更好地管理好流動(dòng)的人事檔案，我們完全可以利用起現(xiàn)在強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)通訊管理手段。

3.結(jié)語(yǔ)

人事檔案的高效管理工作，不僅需要高素質(zhì)的管理工作人員，還要有著完善的管理監(jiān)督法制。但是，目今來(lái)說(shuō)，其的管理工作依舊是弊端重重，還得再努力。面對(duì)如此龐大的檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)、使得其能夠被科學(xué)化得管理，才能夠發(fā)揮出檔案袋的最初地提高人事部工作效率的作用。

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