人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策的探討

魏巍

[摘 要]近年來，人事改革不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，用工形式呈現(xiàn)出多元化的變化，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，對(duì)此，必須要引起有關(guān)部門的重視，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，提高人事檔案人員的綜合素質(zhì)，探索與研究社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理現(xiàn)狀；對(duì)策

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織及勞資部門在培養(yǎng)、選拔及使用人員的工作過程中形成的歷史資料，主要用于記錄人們不同時(shí)期、不同階段的不同情況，一直以來都采取隨人走的模式，是人行為的一種客觀記錄，將人的社會(huì)關(guān)系、家庭情況等相關(guān)資料記錄下來，便于后期的查閱及使用。

1.當(dāng)前形勢(shì)下人事檔案管理的問題

1.1對(duì)重要性認(rèn)識(shí)不夠。首先，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不夠重視很多領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上對(duì)人事檔案不夠重視，認(rèn)為檔案只要不丟失、不泄密，可以應(yīng)付上級(jí)的檢查及調(diào)研即可，這使得各單位的人事檔案工作進(jìn)展緩慢，水平受到限制。其次，人員配置不足，受到當(dāng)前我國事業(yè)單位的人員編制影響，導(dǎo)致檔案管理人員較少，而且兼職情況較多，管理不夠?qū)I(yè)，人員流動(dòng)過于頻繁，嚴(yán)重制約檔案管理水平的提高。再次，管理手段較為落后，沒有專業(yè)人事檔案管理軟件，仍然在采用手工編輯的方式，導(dǎo)致人事檔案管理工作較為繁瑣，資料非常容易丟失。

1.2保密意識(shí)較差。我國對(duì)人事檔案管理作出了明確規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需求及方便管理，但這種保密性卻影響了檔案的真實(shí)性與可靠性，增加了檔案材料的主觀性。

1.3弄虛作假情況嚴(yán)重。近年來，人事檔案“弄虛作假”情況較為嚴(yán)重，而且有增長的趨勢(shì)，高考、就業(yè)、考研中都有人事檔案造假的情況。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)利用檔案打擊報(bào)復(fù)職工，造成諸多負(fù)面影響，影響檔案的準(zhǔn)確性與嚴(yán)肅性。

1.4材料不夠完備.當(dāng)前我國人事檔案材料不夠完整，例如：年度考核表、學(xué)歷、職稱、表彰、處分等材料不夠完整情況頗為常見，從其原因來看，主要有以下幾點(diǎn)：首先，檔案管理部門工作人員的責(zé)任意識(shí)較差，對(duì)所負(fù)責(zé)的工作不夠重視，導(dǎo)致檔案材料混亂，丟失、破損情況嚴(yán)重，沒有及時(shí)將材料進(jìn)行歸檔處理，對(duì)材料沒有進(jìn)行認(rèn)真審核。其次，干部對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠充分.很多人都認(rèn)為檔案的作用不大，因此在工作中常會(huì)敷衍了事，保持能省則省的心態(tài)，如果材料讓人保存則常會(huì)不交還給單位，導(dǎo)致資料丟失。

1.5管理制度無法滿足發(fā)展需求。人事制度改革腳步不斷加快，人才流動(dòng)更加頻繁，各單位在人才選拔及使用上的手續(xù)都得到了簡化，但人事檔案管理制度則沒有相應(yīng)的做出調(diào)整，很多單位甚至采取扣留檔案的方式留住人才，導(dǎo)致檔案資料不完整，審批工作難度大的問題。

2.改進(jìn)人事檔案管理問題的有效對(duì)策

2.1提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度。各單位要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行審核、監(jiān)督、指導(dǎo)，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即解決，同時(shí)建立與人事改革相適應(yīng)的整體規(guī)劃，使檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.2加大硬件的投入力度，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。首先，根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室與辦公室及微機(jī)室，同時(shí)要增加現(xiàn)代化的設(shè)備，包括溫度計(jì)、空調(diào)、電腦等設(shè)備，做好辦公室的通風(fēng)處理工作，為檔案工作人員創(chuàng)建良好的環(huán)境。

其次，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備監(jiān)理人事檔案的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)。要想做好人事檔案的管理工作，人力資源問題是關(guān)鍵，唯有合理配備人力資源，方可確保工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)人盡其才，才盡其用，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，加大對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其政策水平及專業(yè)培養(yǎng)出更多復(fù)合型、協(xié)作型與創(chuàng)造型的人才。其次，增強(qiáng)檔案人員愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)的精神。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育、堅(jiān)持學(xué)以致用、重視實(shí)效，使其可以對(duì)檔案的新知識(shí)有更加全面的認(rèn)識(shí)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。最后，引入人才競爭機(jī)制，擇優(yōu)錄用，實(shí)現(xiàn)人才配備的合理性，發(fā)揮專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2.4收集人事檔案管理材料。首先，建立并完善檔案管理制度。對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理，同時(shí)要針對(duì)檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，并根據(jù)工作情況逐漸完善。其次，建立暢通的材料收集渠道。人事檔案管理材料的收集工作是管理工作的基礎(chǔ)，如對(duì)業(yè)績的考核、考察材料、學(xué)歷與專業(yè)的培訓(xùn)，任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、出國考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評(píng)定評(píng)價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多，這都對(duì)人事檔案管理材料提出了更高的要求。最后，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高其積極性，檔案管理人員必須要有良好的責(zé)任意識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)收集檔案及相關(guān)的材料，做好檔案的處理及鑒別工作。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，保證材料的完整性，提高手續(xù)的完備性，增強(qiáng)人事檔案管理的權(quán)威性及準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

2.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)水平。首先，要想發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能，就必須要注重人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，改善人事檔案材料的完整性。其次，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備提高人事檔案信息的完整性，通過信息統(tǒng)計(jì)對(duì)個(gè)人人事檔案完整、準(zhǔn)確與動(dòng)態(tài)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而促進(jìn)人事部門工作效率的提高。最后，提高資源的利用率，實(shí)現(xiàn)信息共享。在管理中建立以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益。

3.結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作的重要性毋庸置疑，唯有不斷提高管理水平，才能推動(dòng)人事檔案管理水平的提高，為社會(huì)的發(fā)展提供有力的保障，推動(dòng)我國人事事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業(yè)管理與科技》.2009年第34期.

[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現(xiàn)代企業(yè)教育》.2008年06期.

[3]王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究.《民風(fēng)》.2008年9.期.