論人事檔案信息化建設(shè)的問題

劉健

[摘 要]隨著信息技術(shù)水平的提高，其在檔案行業(yè)的應(yīng)用也在不斷增多，人事檔案管理亦不例外，作為文件材料的集結(jié)地，人事檔案是記載個(gè)人軌跡的重要資料，在個(gè)人的職業(yè)生涯中發(fā)揮指導(dǎo)功能。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人才流動(dòng)性較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求，所以，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)是未來發(fā)展的必然需求。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；對(duì)策

前言

經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，促使人類進(jìn)入到知識(shí)時(shí)代，信息成為時(shí)代發(fā)展的決定力量，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用大大提升了工作的效率，提高了行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，檔案行業(yè)亦不例外，在信息技術(shù)的影響下，人事檔案管理工作水平有了很大提高，其利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化為載體，突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享目的。

1.人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

信息時(shí)代的到來徹底改變了社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展的模式，在這樣的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理利用紙質(zhì)形式進(jìn)行記載、長(zhǎng)期的處于閑置狀態(tài)下的模式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求，因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化不僅可以改進(jìn)人事檔案的載體，同時(shí)也將人事檔案以動(dòng)態(tài)的方式呈現(xiàn)出來，運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成人事信息的整合與管理，為人事檔案的查詢與檢索提供過便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.1提高人事檔案信息化是現(xiàn)代化管理的需求

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，檔案總局為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，提出了檔案全國檔案住處化建設(shè)的目標(biāo)與任務(wù)，因此，加快認(rèn)識(shí)檔案管理的信息化建設(shè)是與時(shí)代發(fā)展相一致的，是現(xiàn)代管理的必然要求，其對(duì)人事檔案管理工作及工作效率的提升都將發(fā)揮積極意義，這將改善人事檔案的利用價(jià)值。

1.2實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案信息資源共享

信息時(shí)代的打來使得信息成為重要的戰(zhàn)略資源，在人類社會(huì)進(jìn)步的過程中，人事檔案信息化建設(shè)就是要以檔案信息資源建設(shè)為核心進(jìn)而強(qiáng)化對(duì)檔案資源的利用的與開發(fā)，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，推動(dòng)我國人事檔案工作的發(fā)展，為現(xiàn)代化建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.新形勢(shì)下人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

近年來，我國人事檔案信息化建設(shè)水平有了明顯的改進(jìn)，但從實(shí)際情況來看，我國的人事檔案信息化水平與西方發(fā)達(dá)國家相距較大，制約著我國人事檔案信息建設(shè)的步伐，具體來說，主要存在以下幾個(gè)問題：

2.1整體水平相對(duì)較低

目前，我國多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作管理水平相對(duì)較為落后，內(nèi)容更新、補(bǔ)充不夠及時(shí)，制約了人事檔案的信息化進(jìn)程，使檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)無法充分發(fā)揮，制約管理水平的發(fā)展。

2.2檔案信息化系統(tǒng)的管理過于分散

在檔案信息化的建設(shè)過程中，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)，因此浪費(fèi)情況頗為嚴(yán)重，而且各部門間各自為政，因此在各自的范圍內(nèi)實(shí)行建設(shè)，而在這些部門中含有大量的信息，因此存在著重復(fù)的工作問題，使人事檔案資源的信息共享受到制約。

2.3管理人員不足，整體水平較低

受到檔案工作特征的影響，從事檔案工作的人員較少，整體水平相對(duì)較低。多數(shù)認(rèn)識(shí)檔案工作人員并未受到專業(yè)的訓(xùn)練，對(duì)檔案信息資源的收集意識(shí)也較為薄弱，使得工作人員在工作中對(duì)單反的和總要性及管理檔案要求、資料收集等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏對(duì)檔案全面、系統(tǒng)、連續(xù)性的合理規(guī)劃。在檔案的整理、搜集檔案資料、檢索與存儲(chǔ)檔案的管理過程中的方法相對(duì)也不夠完善，這在一定程度上也制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。

3.改進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

從上文的分析中我們看到當(dāng)前我國人事檔案信息化建設(shè)中仍然存在諸多制約因素，對(duì)此，必須要引起重視，采取相對(duì)應(yīng)的對(duì)策加以改進(jìn)，促進(jìn)人事單反信息化建設(shè)水平的提高。

3.1改進(jìn)人事檔案信息化的整體水平

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化目標(biāo)，政府必須要制定與其想對(duì)應(yīng)的規(guī)章及制度，提高人事檔案信息化建設(shè)水平。檔案的利用主要是依賴現(xiàn)有的信息技術(shù)手段及現(xiàn)代化的管理方式與嚴(yán)格的管理制度來達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息的控制。唯有如此，才能從根本上促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，為用戶提供主動(dòng)服務(wù)。人事檔案的利用必須要通過專業(yè)的網(wǎng)站進(jìn)行查詢，利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法及縣官的安全管理協(xié)議等規(guī)章制度，投稿人事檔案信息進(jìn)行有效及合法的利用。同時(shí)，作為檔案的基本價(jià)值，電子檔案法律憑證的作用要在信息技術(shù)方法可以確保數(shù)字化方案真實(shí)性的基礎(chǔ)上得到良好的體現(xiàn)。另外，要對(duì)當(dāng)前我國現(xiàn)有的人事檔案利用信息進(jìn)行調(diào)整，唯有如此才能發(fā)揮檔案憑證的價(jià)值。

3.2實(shí)行集中統(tǒng)一管理的模式

由于管理過于松散，導(dǎo)致大量的信息資源被漏掉或者是重復(fù)錄入，影響信息價(jià)值的發(fā)揮，制約使用功能的發(fā)揮。所以，要想更加集中的采集與使用人事信息，就要集中統(tǒng)一的管理模式。用信息科學(xué)技術(shù)為職稱，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化及資源的共享目標(biāo)。

3.3加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度

發(fā)展的根本是人才的發(fā)展，但從當(dāng)前我國人事檔案的管理情況來看，我國檔案事業(yè)的發(fā)展人才不足，尤其是復(fù)合型的人才不夠，對(duì)此，必須要加大人事檔案人員的培訓(xùn)力度，進(jìn)而提高檔案人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)崗位人員的知識(shí)更新與學(xué)習(xí)，使其更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，提升其競(jìng)爭(zhēng)力，調(diào)動(dòng)遠(yuǎn)動(dòng)的積極性與主動(dòng)性，為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語

綜上所述，在我國人事檔案信息化建設(shè)過程中仍然存在諸多問題亟待完善，除了上文中提到的問題外，在信息化進(jìn)程中最關(guān)鍵的就是人員綜合素質(zhì)相對(duì)較差，對(duì)此，必須要強(qiáng)化人事檔案管理人員的事業(yè)心，增強(qiáng)責(zé)任感，適應(yīng)不斷變化的檔案管理需求，不斷地強(qiáng)化自己的專業(yè)素質(zhì)，從而已更加愛飽滿的熱情為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，進(jìn)而確保人事檔案工作的順利開展，提高我國人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)人才信息的社會(huì)化發(fā)展進(jìn)程。

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