針對(duì)事業(yè)單位檔案管理面臨的問題及有效解決途徑

馬文娣

[摘 要]檔案管理是事業(yè)單位管理的一項(xiàng)重要組成部分，可以有效的保證事業(yè)單位的協(xié)調(diào)和穩(wěn)定，它是事業(yè)單位開展人事管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，管理好檔案對(duì)于員工的管理尤為的重要，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，解決檔案管理中遇到的問題并及時(shí)的予以解決是事業(yè)單位所要重點(diǎn)研究的領(lǐng)域。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；問題分析

1.檔案管理概述

檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和鑒定，它的管理對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，把零散、雜亂的檔案進(jìn)行集中、系統(tǒng)的管理，檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作，檔案管理不是一個(gè)孤立的工作內(nèi)容，它包含了非常多方面的知識(shí)，通過信息存檔可以方便下一步工作的進(jìn)行實(shí)施。

2.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1思想意識(shí)不足

檔案管理工作停滯不前的一個(gè)主要原因是管理者沒有足夠的思想意識(shí)，對(duì)管理工作不夠重視，有很多的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是保管好檔案，這不是他們的主要工作任務(wù)，不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)上的直接效益，這種狹隘的想法使得檔案管理工作受到了限制，單位領(lǐng)導(dǎo)常常忽略檔案管理工作，沒有把管理工作提到日程上來，檔案管理工作就成為了一項(xiàng)應(yīng)付性的工作。

2.2檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理不是一件簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容，需要管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)、過硬的專業(yè)技能和良好的職業(yè)道德，但是檔案管理者的素質(zhì)常常不高，檔案管理者的思想比較落后，不能做到與時(shí)俱進(jìn)，也不能適應(yīng)新事物，缺少對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和開發(fā)的能力，對(duì)檔案管理的流程也沒有深入的了解和熟悉，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作成效，還有另一類管理者是因?yàn)樽约罕旧淼呢?zé)任心不強(qiáng)，存在應(yīng)付了事的心理，對(duì)自我的要求也不高，檔案管理工作的質(zhì)量和穩(wěn)定性也受到了影響。

2.3管理設(shè)施的落后

科學(xué)技術(shù)已經(jīng)得到了迅猛的發(fā)展，新的技術(shù)手段也開始得到了廣泛的應(yīng)用，但是由于事業(yè)單位對(duì)此的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案的更新速度比較緩慢，更不上時(shí)代發(fā)展的要求，長(zhǎng)期停留在原地不動(dòng)，在事業(yè)單位的檔案管理工作上，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有得到完全的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)只用來錄入和輸出，還是運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，檔案室的環(huán)境也比較簡(jiǎn)陋，檔案室、辦公室常常集中在同一間屋子里，辦公條件差、管理設(shè)施老化，檔案系統(tǒng)沒有應(yīng)有的保護(hù)系統(tǒng)，不利于檔案的收集和整理，服務(wù)的職責(zé)就不復(fù)存在了。

2.4管理水平和手段落后

大部分的管理者缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有經(jīng)過專門的管理培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要程度沒有足夠的認(rèn)識(shí)，管理水平和手段已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展需求；管理手段也比較陳舊，檔案在調(diào)閱時(shí)還是采用傳統(tǒng)的手工操作方式，沒有將現(xiàn)代技術(shù)結(jié)合在管理工作中，多次的調(diào)用檔案原件導(dǎo)致陽光的多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡也模糊不清，直接影響了檔案的完整性和美觀。

2.5事業(yè)單位的檔案管理制度還不夠健全

事業(yè)單位的檔案管理不像其他工作一樣能夠帶來明顯的利益，而且檔案管理工作的開展也是十分的繁瑣和耗時(shí)耗力的，所以很多事業(yè)單位并不愿意在這項(xiàng)工作上太多的投資，導(dǎo)致許多事業(yè)單位缺少完善的規(guī)章制度，也沒有足夠的執(zhí)行力，檔案管理者也各自為天，不能跟上事業(yè)單位前進(jìn)的腳步。

3.提高檔案管理水平的有效措施

3.1加強(qiáng)管理者的思想認(rèn)識(shí)

檔案管理工作不只是檔案管理者的工作內(nèi)容，同時(shí)也是全體工作人員的工作任務(wù)，單位的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視這一點(diǎn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)對(duì)管理者的思想認(rèn)識(shí)的提高，可以建立相應(yīng)的管理制度體系，實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度、考核制度，提高管理者的工作積極性，有利于推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.2提高管理者的專業(yè)素質(zhì)

管理者的素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量和成效，提高管理者的素質(zhì)勢(shì)在必行，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)和管理，宣傳管理工作的好處和優(yōu)勢(shì)，通過學(xué)習(xí)檔案的法律法規(guī)來提高管理者的檔案意識(shí)，使他們對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的工作門檻，穩(wěn)定有工作經(jīng)驗(yàn)的老員工，任用專業(yè)的檔案管理者開展事業(yè)單位的檔案管理工作，以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展需求，跟上時(shí)代的腳步。

3.3促使檔案的發(fā)展朝著信息化的方向發(fā)展

信息化是信息技術(shù)高速發(fā)展的今天檔案管理所必然要走的道路，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，加大資金的投入力度，更新信息化程度高的管理設(shè)施，對(duì)管理者進(jìn)行必要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的培訓(xùn)課程，使他們盡早的熟悉計(jì)算機(jī)的操作流程，要學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)建立起檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以方便對(duì)信息和文件的管理，利用計(jì)算機(jī)，不管多么大量的資料都能快速的處理，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，可以實(shí)現(xiàn)資源的溝通和共享，提高資源的利用率。

3.4建立健全的檔案管理制度

檔案管理需要建立完善的管理制度，事業(yè)單位可以通過借鑒世界上先進(jìn)的管理辦法，實(shí)行對(duì)檔案的管理，并結(jié)合事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，制定出一套符合自己部門的管理規(guī)章制度，各層管理者都要按照此規(guī)章制度行事，對(duì)不符合此規(guī)定行為的管理者要給予相應(yīng)的處理，隨著時(shí)代的發(fā)展和工作的實(shí)際需要，要不斷的對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案管理制度。

3.5合理的利用檔案庫

檔案庫具有重要的參考價(jià)值，能夠利用檔案庫中的資源給自己的工作帶來便利，提供所需要的信息，這是檔案管理工作開展最大的意義所在，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視的主要原因之一，科學(xué)化的管理工作才能提高事業(yè)單位的工作效率，引起人們的重視，才會(huì)讓管理者有更強(qiáng)的榮譽(yù)感和使命感，也讓領(lǐng)導(dǎo)者心甘情愿的投入到檔案管理工作中。

3.6做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理工作

檔案的保存是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，影響著檔案的管理質(zhì)量，為了保證檔案處在一個(gè)安全舒適的儲(chǔ)存環(huán)境中，就要做好檔案的設(shè)施建設(shè)與管理，設(shè)立專門的檔案庫，以供以后的工作需要提供相關(guān)的信息資源，檔案保存時(shí)要注意防火、防潮和防蟲工作的開展，為了保證現(xiàn)代信息資源和資料能夠完整的保存下來，就要配備計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的技術(shù)管理者，以確保信息存檔的安全和完整性。

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