談社保檔案工作規(guī)范管理

葉正起

[摘 要]社保體系建設(shè)是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的社保體系是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社會(huì)保障工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社保檔案管理工作，是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行規(guī)范管理。本文就如何開展社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范管理進(jìn)行了分析，以便更有力地維護(hù)參保人員的權(quán)益。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)保險(xiǎn)檔案；特點(diǎn)；功能；規(guī)范管理

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的重要業(yè)務(wù)載體，記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)準(zhǔn)確完整，有力地保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮作用，已成為檔案工作者亟需解決的問題之一。

一、社保檔案概念與特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是指企業(yè)和各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會(huì)保險(xiǎn)檔案不僅是對(duì)參保人員社會(huì)保險(xiǎn)全過程的記載，還包括了有關(guān)文件、個(gè)人臺(tái)賬和經(jīng)辦業(yè)務(wù)記錄。

社保檔案具有如下特點(diǎn)：一是涉及范圍廣。社會(huì)保險(xiǎn)管理與個(gè)人、企業(yè)和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及財(cái)務(wù)部門都有涉及，凡與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有關(guān)的都應(yīng)納入社會(huì)保險(xiǎn)檔案范疇，是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作全方位的記載。二是保管期限長。與參保人員個(gè)人有關(guān)的記載一般要長達(dá)數(shù)十年，對(duì)于企業(yè)和社保羥辦機(jī)構(gòu)來說就更長了，只要社會(huì)保險(xiǎn)管理工作在繼續(xù)，那社會(huì)保險(xiǎn)檔案的記載就不會(huì)停止，因此，社保檔案的保管期限非常長，從幾十年到一百年甚至是永久保管的都有。三是安全性要求高。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及個(gè)人隱私問題，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中要特別注重安全性，防止不法分子對(duì)數(shù)據(jù)信息的非法竊取、刪除或篡改。

二、社保檔案的功能

1、社保檔案是社會(huì)保險(xiǎn)管理服務(wù)的延伸。準(zhǔn)確完整的社會(huì)保險(xiǎn)檔案不僅能提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，推動(dòng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作，還為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力依據(jù)，具有潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值的合理轉(zhuǎn)化的功能。

2、社保檔案是開展社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理要有憑有據(jù)，符合國家政策，必須要以準(zhǔn)確、翔實(shí)和完整的記錄，保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。

3、社保檔案是整合社保檔案的必要條件。社保在社會(huì)保險(xiǎn)中是實(shí)施最早、數(shù)據(jù)最全的險(xiǎn)種，建立和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案，依照各自特點(diǎn)和要求逐步建立健全社保檔案管理制度，為最終形成一個(gè)完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案體系創(chuàng)造必要的條件。

三、加強(qiáng)社保檔案管理的建議

1、增強(qiáng)做好社保檔案規(guī)范管理的責(zé)任感和使命感。如果缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的建立和管理重要性的認(rèn)識(shí)，沒有行之有效的檔案管理機(jī)制，那么社會(huì)保險(xiǎn)檔案只不過是淪落于形式而已，根本無法保證其能夠充分發(fā)揮價(jià)值。因此，要把社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)制度管理，做好服務(wù)工作，更好地發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要作用。

2、加快社保檔案工作的信息化建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲(chǔ)量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點(diǎn)，而且在實(shí)現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實(shí)意義。因此，要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

3、建立健全規(guī)章制度。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對(duì)檔案的建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲(chǔ)存在專門的場所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級(jí)維護(hù)。因此，要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促管理人員既要在在崗時(shí)認(rèn)真履行好職責(zé)，又要在換崗時(shí)做好交接工作，以保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的延續(xù)性。

4、加強(qiáng)社保檔案科學(xué)管理。沒有科學(xué)的分類，社會(huì)保險(xiǎn)檔案就無法進(jìn)行有效地整理和組織。因此，確定分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，是社會(huì)保險(xiǎn)檔案建立健全的基礎(chǔ)，引導(dǎo)其他各項(xiàng)后續(xù)工作的有序展開。一般來說，對(duì)于國家和地方政府出臺(tái)的有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)政策，可以按文件的出處、類型、文號(hào)、實(shí)施時(shí)間等要素分類歸檔。此外，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理。一是規(guī)范編號(hào)，包括個(gè)人身份證號(hào)、社會(huì)保險(xiǎn)編號(hào)、單位編碼、社保登記證號(hào)等，在社會(huì)保險(xiǎn)梢案管理中都要進(jìn)行整理和規(guī)范；二是把握業(yè)務(wù)規(guī)律，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中要能清晰體現(xiàn)；三是做好動(dòng)態(tài)管理，對(duì)于已經(jīng)辦理完畢的事項(xiàng)、相關(guān)材料要及時(shí)分類歸檔，對(duì)于還在辦理過程中的事項(xiàng)要注意及時(shí)跟進(jìn)，掌握動(dòng)態(tài)。

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