淺談檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化

常寧

[摘 要]先進(jìn)的檔案工作技術(shù)與設(shè)備，是檔案工作現(xiàn)代化中很重要的內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要標(biāo)志之一。它以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備為核心和主體，包括現(xiàn)代通信技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與設(shè)備在檔案工作中的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]檔案；工作技術(shù)；現(xiàn)代設(shè)備

一、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備在檔案工作中的應(yīng)用

根據(jù)計(jì)算機(jī)所具備的功能，以及檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文獻(xiàn)處理的實(shí)踐，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用范圍主要有以下幾個(gè)方面：

（一）進(jìn)行自動(dòng)編目與檢索。檔案編目與檢索是檔案工作中很重要，工作量很大的工作環(huán)節(jié)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目，就是將檔案文件的形式特征和內(nèi)容特征按照固定的格式輸入計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)便可根據(jù)事先編制的程序?qū)⑤斎雰?nèi)容按一定順序編成文檔，這些文檔的總和便構(gòu)成了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)編制成各種形式的目錄、索引，用于報(bào)導(dǎo)、查考、交換等各個(gè)方面。計(jì)算機(jī)編目與檢索的最大特點(diǎn)是一次輸入，多樣輸出。將檔案內(nèi)容與形式特征等信息考進(jìn)計(jì)算機(jī)后，利用考查閱檔案時(shí)，可以根據(jù)需要很方便地輸出各種目錄以及所需檔案的檔號(hào)、存放地點(diǎn)，排除了手工編目與檢索的多次重復(fù)，提高了編目與檢索的效率與質(zhì)量；同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目與檢索的速度快、準(zhǔn)確性高。

（二）進(jìn)行檔案信息處理。計(jì)算機(jī)可用來處理檔案的登記、自動(dòng)標(biāo)引和統(tǒng)計(jì)，辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)，辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的檔案和鑒定保管期限，建立各種檔案信息庫。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)結(jié)合，建立檔案目錄中心和實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，提供各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

（三）進(jìn)行庫房管理。計(jì)算機(jī)可進(jìn)行檔案的庫房提取和標(biāo)引工作，隨時(shí)報(bào)告每個(gè)庫房中存在哪些檔案、占用多少空間.哪個(gè)庫房還有剩余空間等庫房庫存情況；還可以用來對(duì)庫房進(jìn)行溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)控制，記錄分析庫房空氣清潔度，自動(dòng)控制防火、警衛(wèi)、檔案傳輸?shù)裙芾憝h(huán)節(jié)。

（四）可進(jìn)行檔案文獻(xiàn)的編研出版，以及縮微檔案、聲像檔案、機(jī)讀檔案的管理和提供利用。

（五）可用于檔案部門的工資計(jì)算、財(cái)務(wù)管理、人事資料統(tǒng)計(jì)等一般日常管理工作。

（六）計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備可與其他先進(jìn)技術(shù)結(jié)合運(yùn)用，擴(kuò)大其功能。例如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與光盤技術(shù)結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)一次輔助文獻(xiàn)的聯(lián)機(jī)檢索和輔助文獻(xiàn)字跡增強(qiáng)與恢復(fù)處理；計(jì)算機(jī)技術(shù)與人工智能技術(shù)的結(jié)合運(yùn)用，使語言處理人工智能化，有助于對(duì)檔案材料中的信息進(jìn)行篩選、提煉，使之精練有序，易于用戶利用。

總之，計(jì)算機(jī)在檔案工作中具有廣泛的用途和明顯的效果?？梢源蟠筇岣邫n案存儲(chǔ)、處理、控制、利用等方面的功能，推動(dòng)檔案工作的全面改革和發(fā)展；可以擴(kuò)大檢索途徑和提高檢索效率，滿足利用者快速、準(zhǔn)確以及多途徑檢索的要求。

二、實(shí)現(xiàn)檔案工作組織機(jī)構(gòu)和檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

聯(lián)網(wǎng)檢索是指用通信線路通過數(shù)據(jù)傳遞把廣泛分布在不同地區(qū)、不同檔案機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī)終端設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、各種輸入輸出裝置等互相連接，使之形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使利用者在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端上都可以檢索到其他任何計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的檔案信息。聯(lián)網(wǎng)檢索的優(yōu)點(diǎn)是利于開發(fā)計(jì)算機(jī)資源和檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享；同時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)的建立，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檢索，為利用者節(jié)省時(shí)間，提高檢索速度和計(jì)算機(jī)的使用效率。

三、聲像技術(shù)可使檔案資料視聽化、檔案傳播聲像化

聲像技術(shù)是指利用錄音、錄像、電影、電視、幻燈片、唱片等直接記錄聲音和圖像，來表達(dá)和傳播知識(shí)、信息。用這些方式形成的文獻(xiàn)資料一般被稱為視聽資料。檔案視聽資料是其中的一種，常被稱為聲像檔案。聲像技術(shù)可直接收集與傳遞檔案信息，可利用聲像檔案宣傳檔案館藏以及檔案學(xué)研究成果。其優(yōu)點(diǎn)是具有能聞其聲、能觀其形的特殊效果，給人以直接的感性認(rèn)識(shí)，既準(zhǔn)確生動(dòng)，又形象深刻，具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)印刷品所沒有的優(yōu)越性。但是它往往不能直接閱讀和觀看，必須借助于特殊設(shè)備、器材才能利用，或者說它本身就包括設(shè)備和器材。

四、光學(xué)技術(shù)使檔案資料縮微化

檔案縮微化是指利用專門的光電攝錄裝置和攝錄方法，把以紙張為載體的檔案資料或機(jī)讀文件按照一定的縮小比例，攝錄在感光材料上，制成縮微復(fù)制品，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和使用。

檔案縮微化的優(yōu)點(diǎn)較多，主要有五個(gè)方面：

（一）能提高檔案信息的存儲(chǔ)密度，縮小檔案體積，便于管理。

（二）查找迅速，傳遞方便。不管檔案原件體積是大或小，都可以縮微在同一種尺寸的膠卷或平片上，規(guī)格統(tǒng)一、排列整齊，便于管理和查找，傳遞也十分方便。

（三）復(fù)制性能好，成本低廉，保存期長。

（四）有利于保護(hù)檔案原件。檔案縮微后，可以用縮微膠卷直接提供利用，并根據(jù)利用者的需要，隨時(shí)復(fù)制或者放大復(fù)制成若干份。這樣可以減少檔案原件的磨損.延長檔案的壽命。

（五）縮微復(fù)制技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合使用，即運(yùn)用縮微技術(shù)全文存儲(chǔ)檔案文件，將縮微影像終端與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)相連接，就可以通過計(jì)算機(jī)的快速檢索，以檔案縮微品的全文讀出、還原復(fù)印或遠(yuǎn)距離傳輸?shù)确绞教峁├?，從而將檔案的目錄檢索提高到全文檢索，更好地滿足利用者的需要。

檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化除上述內(nèi)容以外，還包括檔案保護(hù)技術(shù)與設(shè)備。如防火除塵裝置、溫濕度計(jì)以及檔案傳輸?shù)燃夹g(shù)與設(shè)備等也應(yīng)實(shí)現(xiàn)機(jī)械化和自動(dòng)化。

五、結(jié)論

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給予子孫后代。

參考文獻(xiàn)：

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