關(guān)于檔案資料數(shù)字化工作的思考

張靜秋

[摘 要]本文通過對檔案資料數(shù)字化建設的必要性及內(nèi)容的分析，對檔案資料數(shù)字化建設的發(fā)展提出了相應建議。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；思考

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機普遍應用于各單位、各部門。局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡中尋找到自己需要的數(shù)字化信息，電子商務、電子政務在短時間內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在政治、經(jīng)濟等多個領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進而形成大量的數(shù)字化檔案。特別是區(qū)級國家綜合檔案館的檔案信息化建設、館藏資源建設，實現(xiàn)檔案事業(yè)的基礎工作。

一、檔案資料數(shù)字化建設的必要性

1、檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理、為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

2、檔案資料數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求。當今，政府把數(shù)字化建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應很好地為各級領(lǐng)導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，所以要建設數(shù)字化工作，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。

3、檔案資料數(shù)字化是社會的強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區(qū)檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設的內(nèi)容

1、推進檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設。目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，突出重點，面向應用，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

三、對檔案資料數(shù)字化建設的思考

檔案數(shù)字化建設要運用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應該多做調(diào)查、分析、研究。

1、加強領(lǐng)導，提高認識。加快檔案數(shù)字化建設，要更新各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務培訓，改變現(xiàn)有檔案干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配備管理軟件。將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設得以進行的必要基礎。如果有足夠的資金購買充足的設備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡實體。有了網(wǎng)絡沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作?，F(xiàn)在市場上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟實用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求?？焖賿呙鑳x適應檔案數(shù)字化建設，但價格高。同時，相應等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應根據(jù)自己的實際情況，按照經(jīng)濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

3、改變工作方式，健全工作規(guī)范。檔案信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設的根本目標，區(qū)級檔案館應不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設必須充分發(fā)揮主觀能動性，在深入了解本地區(qū)的重要實踐活動，為社會發(fā)展的基本情況的基礎上走創(chuàng)新之路。

4、提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。作為信息化社會的檔案工作者具備一定的計算機、網(wǎng)絡技術(shù)和電子文件管理知識是必不可少的。但從目前檔案工作人員學歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的控制十分不利，要改變這種情況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生。對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務培訓，適應現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

四、結(jié)語

檔案信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的數(shù)字化進程，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設。