如何做好醫(yī)院行政檔案管理

程珍

[摘 要]加強(qiáng)做好醫(yī)院行政檔案管理工作，對(duì)于在新的形勢(shì)下開(kāi)展醫(yī)院工作具有十分重要的意義。增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的行政檔案管理意識(shí)，廣開(kāi)渠道，努力把好收集關(guān)，重視行政檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)行政檔案管理自動(dòng)化。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；行政檔案；管理分析

一、檔案的定義及其特征

從事檔案管理工作，首先必須對(duì)檔案的概念和特征有所了解。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)生活中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的特征主要有以下3方面：

（一）社會(huì)性

檔案是在社會(huì)實(shí)踐中形成的，其內(nèi)容是對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容、過(guò)程及結(jié)論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。

（二）歷史性

檔案是過(guò)去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過(guò)去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來(lái)”。檔案將過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)聯(lián)系在一起，維系人類(lèi)社會(huì)的時(shí)空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。

（三）原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)特征，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時(shí)，無(wú)論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的

本質(zhì)特征。檔案管理的核心只能是充分實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)以往歷史事實(shí)的原始記錄價(jià)值。

二、醫(yī)院行政檔案管理

（一）醫(yī)院行政檔案的定義

醫(yī)院行政檔案，即醫(yī)院行政管理檔案，又稱(chēng)文書(shū)檔案，是在醫(yī)院的行政管理活動(dòng)中，由各種行政性公文（如請(qǐng)示、決定、通知、通報(bào)等）轉(zhuǎn)化而成的檔案。這種檔案是在醫(yī)院管理和組織活動(dòng)中形成并被保存下來(lái)的檔案，它是一所醫(yī)院保持連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)，是做好醫(yī)院行政管理工作的必備工具。

（二）醫(yī)院行政檔案的形成條件

1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發(fā)文處理程序，已經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公文。對(duì)于辦畢文書(shū)，要經(jīng)行政管理人員嚴(yán)格界定。辦畢文書(shū)的界定原則是：

（1）對(duì)于不必辦復(fù)的公文，如決定、通知、調(diào)查報(bào)告等，在印發(fā)完成或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知、有關(guān)部門(mén)傳閱辦理后無(wú)其他意見(jiàn)的，即為辦理完畢；（2）對(duì)于回復(fù)性質(zhì)的公文，如請(qǐng)示、問(wèn)函等，只有當(dāng)醫(yī)院收到結(jié)論性文書(shū)（復(fù)文）后，才視為辦理完畢；（3）對(duì)于一些需要長(zhǎng)期貫徹執(zhí)行的公文，如醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)院長(zhǎng)期計(jì)劃等，當(dāng)完成了定稿和印發(fā)行文后，也屬辦理完畢公文。

2.只有對(duì)醫(yī)院日后工作具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要成為檔案對(duì)于辦畢公文，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作情況，確定其價(jià)值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結(jié)果：立卷歸檔、清遲、銷(xiāo)毀和暫存處理。因此，要對(duì)辦畢文件進(jìn)行認(rèn)真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價(jià)值的公文，立卷歸檔保存。

3.按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系。所以，未經(jīng)整理的、雜亂無(wú)序的文件，尚不是科學(xué)意義上的檔案。所以說(shuō)，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

（三）醫(yī)院行政檔案的管理要求

1.充分發(fā)揮檔案室的作用醫(yī)院檔案室是對(duì)醫(yī)院除病案之外的所有檔案進(jìn)行集中管理的場(chǎng)所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢(xún)作用的部門(mén)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對(duì)檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動(dòng)性，充分發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性。

3.“檔案工作人員，均屬檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評(píng)定和晉升，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實(shí)行檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制（或任命制），檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員同等待遇。檔案工作隊(duì)伍要保持相對(duì)穩(wěn)定。”在實(shí)際工作中，醫(yī)院管理者應(yīng)在職稱(chēng)晉升、待遇、培訓(xùn)等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機(jī)會(huì)，以激勵(lì)檔案人員的工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化（OA）的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的醫(yī)院越來(lái)越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門(mén)。也就是說(shuō)，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒(méi)有完全歸檔。醫(yī)院應(yīng)重視電子文件的收集，努力實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一管理。

三、醫(yī)院行政檔案的歸檔范圍

（一）黨政管理方面

凡是本部門(mén)黨、政、工、團(tuán)，包括紀(jì)撿、人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、基建、生產(chǎn)、科研、外事

等單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的具有保存價(jià)值的收、發(fā)文（電）和內(nèi)部形成的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、

重要電話記錄、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、出版物原稿和樣本、剪報(bào)（不另行文的）等文件材料.以及反映本部門(mén)工作活動(dòng)的影片、照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料，均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。

（二）醫(yī)療技術(shù)方面

凡是醫(yī)療單位形成的以下材料應(yīng)收集歸檔。包括：（1）醫(yī)療技術(shù)的法令標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)規(guī)章制度；（2）醫(yī)療計(jì)劃、總結(jié)；（3）處方章印模；（4）各類(lèi)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析；（5）醫(yī)療技術(shù)常規(guī)、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件；（6）醫(yī)療質(zhì)量調(diào)查和監(jiān)督檢查中形成的文件；（7）突發(fā)事件、傳染病暴發(fā)流行搶救工作紀(jì)事、照片、錄像、總結(jié)等文件材料；（8）醫(yī)療事故或醫(yī)療糾紛的來(lái)信來(lái)訪調(diào)查分析，醫(yī)療事故鑒定書(shū)和處理意見(jiàn)。（9）新療法、新技術(shù)的鑒定及實(shí)施中形成的文件材料。

參考文獻(xiàn)：

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