加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理工作的對(duì)策

睢壯

[摘 要]聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。在現(xiàn)實(shí)查考利用方面具有非常重要的作用，為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作已刻不容緩。

[關(guān)鍵詞]基層單位；聲像檔案；管理

一、當(dāng)前基層單位聲像檔案管理存在的問題

1、基層單位檔案管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理?；鶎訂挝坏穆曄駲n案是處于無章可循的白由形成、自由處理狀態(tài)中，大量的聲像檔案沒有在檔案室集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2、基層單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案歸檔不及時(shí)。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片與底片需同時(shí)歸檔，近年來新形成的數(shù)碼沖印照片與光盤也應(yīng)同步歸檔，影像資料需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。但我們發(fā)現(xiàn)，有些的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位原始錄音（影像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

3、基層單位保管條件差，不利于聲像檔案保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。當(dāng)前，設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜的單位很少，有的單位是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁柜等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣。

4、基層單位重大活動(dòng)檔案歸檔不及時(shí)，聲像檔案流失。眾所周知，每次單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免。二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失。三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

1、加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作是很必要的。要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定并狠抓落實(shí)，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，同時(shí)制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

2、加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，針對(duì)不同情況采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，力爭(zhēng)整體水平的提高，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

3、結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。按照《聲像檔案管理辦法》規(guī)定，照片檔案庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%，錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)，放置在防磁柜中，盒與盒的間距不小于3mm。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等，錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命?！堵曄駲n案管理辦法》規(guī)定，聲像檔案要定期倒帶、復(fù)制和轉(zhuǎn)存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每十年復(fù)制一次，光盤等數(shù)字存儲(chǔ)載體保存的聲像檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

4、建議檔案部門直接參與基層單位的各類重大活動(dòng)。針對(duì)基層單位各類重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局（館）直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局（館）派有攝錄專長(zhǎng)的人員參加，并負(fù)責(zé)監(jiān)督攝影錄像及其他各類檔案資料的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便利用。

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