檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

齊秀艷

[摘 要]新世紀(jì)以后，我國檔案管理事業(yè)與科學(xué)信息技術(shù)都有了很大程度上的進(jìn)步，應(yīng)用信息技術(shù)來輔助檔案管理這一做法也得到了更多的支持與響應(yīng)。伴隨著我國科技信息技術(shù)的再一次發(fā)展，檔案管理事業(yè)中信息平臺(tái)的應(yīng)用前景也必將越來越光明。本文就檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用背景進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討了檔案管理信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)深化和應(yīng)用的具體做法，以供同行參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息平臺(tái)；深化；應(yīng)用

信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來促進(jìn)了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，各種先進(jìn)信息技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用從根本上提高了檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)。在當(dāng)前，隨著我國科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，依托信息技術(shù)而生存的檔案管理事業(yè)也得到了相應(yīng)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理不僅實(shí)現(xiàn)了信息化和數(shù)字化，還徹底克服了傳統(tǒng)手工檔案管理模式無法解決的難題，推動(dòng)了我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這一基礎(chǔ)上，檔案管理信息平臺(tái)的建立便成為了必然趨勢，平臺(tái)深化和應(yīng)用是未來實(shí)施檔案信息管理的主流技術(shù)。

一、檔案管理信息平臺(tái)深化和應(yīng)用的背景

目前，我國檔案部門尤其重視檔案的管理，并且結(jié)合科技信息技術(shù)不斷發(fā)展的宏觀背景，我國檔案事業(yè)在今天已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化和自動(dòng)化管理，引進(jìn)并利用先進(jìn)的信息化技術(shù)建立起了檔案管理信息平臺(tái)，并且將這個(gè)信息化平臺(tái)推向了各個(gè)行業(yè)，進(jìn)一步促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。拿我國電網(wǎng)公司的檔案信息化管理來說，為了更好的管理電網(wǎng)公司內(nèi)部檔案，公司在內(nèi)部建立了一個(gè)相應(yīng)的檔案信息管理平臺(tái)，并采取措施對(duì)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行了應(yīng)用和深化，取得了良好的試點(diǎn)成績。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作，或者說檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用還存在多個(gè)方面的問題，詳細(xì)如下：

1、盡管檔案管理信息平臺(tái)已經(jīng)被建立起來，也基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，但仍然不排除少數(shù)紙質(zhì)信息無法錄入到檔案管理信息平臺(tái)中進(jìn)行管理、使用這一問題。而面對(duì)紙質(zhì)信息無法全部錄入平臺(tái)中加以使用問題，最終所反映出來的現(xiàn)象只能是平臺(tái)信息不完整，無法涵蓋所有檔案信息。

2、檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)中，企業(yè)或單位部門之間可能存在信息數(shù)據(jù)不共同，卻又無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)連接等問題，進(jìn)而造成企業(yè)各部門數(shù)據(jù)信息變得獨(dú)立，無法實(shí)現(xiàn)信息共享，這對(duì)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量造成了嚴(yán)重影響。

3、各個(gè)部門所使用的檔案信息管理軟件類型不同，使用技術(shù)水平也不同，所以導(dǎo)致不同部門之間的檔案管理水平產(chǎn)生差異，導(dǎo)致一些管理水平低的檔案信息要重新錄入和管理，影響了企業(yè)檔案管理效率。另外，企業(yè)內(nèi)部檔案管理軟件在使用時(shí)還可能存在質(zhì)量上的缺陷，這也阻礙檔案管理信息平臺(tái)深化與應(yīng)用中存在的質(zhì)量隱患。

4、目前企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理制度有些不合時(shí)宜，表現(xiàn)在具體行為上就是，檔案管理工作不靈活，管理行為不能快速的跟隨企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整而變動(dòng)，導(dǎo)致現(xiàn)行的檔案管理工作無法滿足新形勢下檔案管理的新要求。

以上種種跡象均表明國內(nèi)當(dāng)前的檔案管理工作需要重新部署，所應(yīng)用的檔案管理信息平臺(tái)要繼續(xù)深化，直到實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用分析

1、深化應(yīng)用目標(biāo)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中所存在的諸多問題，相關(guān)人士在綜合考慮了企業(yè)當(dāng)前的檔案管理信息化水平以后，決定在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建B/S多層應(yīng)用結(jié)構(gòu)體系，通過應(yīng)用SOA等先進(jìn)的管理技術(shù)來對(duì)現(xiàn)有的檔案管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深化，以全面解決現(xiàn)有的檔案管理問題，提高檔案信息化管理質(zhì)量。此外，對(duì)檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行深化的另一個(gè)目標(biāo)還在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息的縱向貫通、橫向集成以及全面分享。具體表現(xiàn)在：深度開發(fā)檔案管理信息平臺(tái)，深化信息化系統(tǒng)的功能，使其實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化管理以及在線化利用，使企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門的職能作用能得到充分的發(fā)揮。

2、實(shí)施步驟

2.1 首先，引入文件連續(xù)體模型

文件連續(xù)體模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸。

2.2 其次，引入知識(shí)管理理論

知識(shí)管理是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。

2.3 最后，實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化

即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

三、結(jié)束語

截至目前，我國各大企業(yè)內(nèi)部所建立的檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用與深化工作已經(jīng)得到了全面的落實(shí)，同時(shí)也取得了不小的成績。對(duì)于檔案管理信息平臺(tái)未來的發(fā)展趨勢，筆者認(rèn)為，從當(dāng)前局勢來看，檔案管理信息平臺(tái)深化還存在著更多、更廣的完善空間，還需要各大企業(yè)、單位或部門進(jìn)一步配合，采取更加先進(jìn)、有效的措施來深化檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用，以便為未來檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，使檔案事業(yè)更好的發(fā)揮作用，為人類社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

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