國(guó)家示范性高職院校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

焦江福+唐宇

[摘 要]檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)與學(xué)校發(fā)展的必然趨勢(shì)。而作為國(guó)家示范性高職院校，應(yīng)帶領(lǐng)檔案管理工作相對(duì)落后的普通高職院校依托校園網(wǎng)，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，更新檔案管理觀念，健全檔案管理制度，做好電子文件歸檔，從而推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；國(guó)家示范性高職院校；制約因素；對(duì)策

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深刻地影響，同樣，對(duì)于檔案事業(yè)也提出了更高的新的要求。檔案的信息化已成為一種必然的趨勢(shì)。2000年國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，把檔案信息化建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)檔案工作的重要奮斗目標(biāo)和主要工作任務(wù)，2002年實(shí)施的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的新紀(jì)元，充分顯示了國(guó)家對(duì)檔案工作的重視。而高校作為培養(yǎng)社會(huì)各類人才的搖籃，儲(chǔ)備科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，在辦學(xué)過(guò)程中形成的檔案信息則成為信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源之一。

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的必然性

為了盡快適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，很多高校都不同程度地采用計(jì)算機(jī)管理檔案信息，管理已經(jīng)形成的各類目錄信息。少數(shù)走在檔案信息化前沿的學(xué)校，除了管理檔案目錄以外，通過(guò)數(shù)字化的手段，還能對(duì)全文和多媒體檔案信息進(jìn)行管理，并通過(guò)建立自己的門戶網(wǎng)站，把這些信息發(fā)布出去。隨著校園網(wǎng)的開(kāi)能和“數(shù)字化校園”建設(shè)的逐漸深入，各高校已普遍使用計(jì)算機(jī)編輯、打印和收發(fā)文件，每年都有大量電子文件產(chǎn)生。

但就高職院校而言，這方面的理論研究與實(shí)施顯得相對(duì)落后。而計(jì)算機(jī)軟（硬）件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和遠(yuǎn)程傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大大加快了辦公自動(dòng)化、科研生產(chǎn)無(wú)紙化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓?、磁盤、膠片、光盤等多種形式。今后以電子文件為主體的電子檔案將成為高校檔案的重要組成部分，甚至將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案。如何領(lǐng)先計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案，并對(duì)這些新的載體進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，從而為高職院校的各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)，這將成為迫在眉睫的事。教育部在2007年確定了100所國(guó)家示范高職院校，2010年又確定了100所國(guó)家骨干高職院校，為適應(yīng)全國(guó)高校檔案信息化的需求，這些優(yōu)秀的高職院校應(yīng)結(jié)合自身情況開(kāi)展相關(guān)的理論調(diào)研與研究并進(jìn)行實(shí)踐，緊追步伐，盡快完善檔案信息化建設(shè)，從而為其他高職院校做好表率。下面我們就以江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的制約因素

1.思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠

2003年，江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院成功的從中專教育轉(zhuǎn)型為大專教育，為適應(yīng)學(xué)院各方面的發(fā)展，學(xué)院將所有的工作重點(diǎn)都放在了加強(qiáng)學(xué)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、壯大師生隊(duì)伍以及完善教育教學(xué)等工作上。而高校檔案工作則是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，同是也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，這很難產(chǎn)生明顯且直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案室的地位被削弱了。學(xué)院對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，宣傳不力，職工參與的意識(shí)薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應(yīng)有的理解與支持，學(xué)院的檔案工作基本上停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上。每年，學(xué)院只安排一到兩位分管檔案的工作人員參加一些會(huì)議和培訓(xùn)，平時(shí)很少過(guò)問(wèn)檔案工作，甚至很少對(duì)檔案工作進(jìn)行必要的檢查和指導(dǎo)。

2.檔案管理制度不建全

電子文件及檔案管理信息化對(duì)高職院校來(lái)說(shuō)是一個(gè)新課題，學(xué)校的電子檔案工作還處于初級(jí)階段。盡管學(xué)院在平時(shí)工作中產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化處理。尤其是缺乏完善的檔案管理制度、分工合理、責(zé)任明確的考核制度、標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案管理軟件，造成這些寶貴資源的散失。加上電子檔案管理與之前的紙質(zhì)檔案管理有質(zhì)的不同，比如電子文件的收集和歸檔檔的范圍廣泛，不僅包括文字材料，還包括數(shù)據(jù)、表格、圖像、聲音等等。因此電子文件的歸檔難度非常大且存在技術(shù)難題。

3.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)薄弱

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。但由于學(xué)院前期重點(diǎn)考慮的是本校的生存和發(fā)展問(wèn)題，加大了對(duì)校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計(jì)、教學(xué)科研和教師隊(duì)伍建設(shè)的的投入，而用于檔案建設(shè)的資金極少，加上學(xué)院的檔案管理停留在傳統(tǒng)方式上，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成了突出的問(wèn)題。

4.檔案人員素質(zhì)和數(shù)量相對(duì)落后影響高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程

檔案信息化工作需要有三類專業(yè)技術(shù)人員，即：檔案管理人員、信息處理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員，三類人員應(yīng)具有相應(yīng)技能。但是，很多高職院校檔案工作人員配備不合理，有專業(yè)的檔案人員但沒(méi)有專業(yè)的檔案信息技術(shù)人員；檔案工作人員只有專業(yè)知識(shí)而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)，特別是既懂專業(yè)知識(shí)又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才嚴(yán)重缺乏。而江西現(xiàn)代學(xué)院的專（兼）職檔案管理人員大多都是“半路出家”，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，同時(shí)學(xué)院又缺乏檔案管理人員的繼續(xù)教育措施，從而制約著學(xué)院檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策。

《2006- 2020 年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》的正式發(fā)布， 標(biāo)志著信息化從國(guó)家戰(zhàn)略的高度全面實(shí)施。當(dāng)前， 各領(lǐng)域各行業(yè)信息化建設(shè)熱情高漲， 多種大規(guī)模的信息網(wǎng)絡(luò)和信息應(yīng)用系統(tǒng)正在全面啟動(dòng)， 我國(guó)信息化建設(shè)面臨難得的戰(zhàn)略發(fā)展機(jī)遇 。在這種背景下，推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

1.提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念

高職院校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重大而又艱巨的任務(wù)，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)奮頭目標(biāo)，就必須進(jìn)一步認(rèn)識(shí)高校檔案信息化建設(shè)的重要性：一、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)已充分認(rèn)識(shí)到高職院校檔案信息化建設(shè)的重要性，開(kāi)拓思路，更新觀念，把學(xué)院檔案信息化建設(shè)與學(xué)院的發(fā)展和改革同等對(duì)待。領(lǐng)導(dǎo)的重視，為學(xué)院檔案信息化建設(shè)營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。自2009年開(kāi)始，學(xué)院先后投入資金購(gòu)買了檔案柜（架）、電腦、掃描儀、照相機(jī)、防磁柜、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備，2013年，學(xué)院更是加大力度，購(gòu)買了符合檔案管理工作需要的高校檔案管理軟件和與之配套使用的高速掃描儀，為學(xué)院信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障，創(chuàng)造了良好的環(huán)境條件，保證檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。二、學(xué)院定期請(qǐng)專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并派人到已走在檔案信息化前沿的本科院校學(xué)習(xí)取經(jīng)，這提高了檔案工作者自身的檔案意識(shí)，增強(qiáng)了檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任心，使他們具有做好檔案工作的信心和熱情，能認(rèn)真地收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實(shí)和完整。

2.完善檔案管理制度，提高標(biāo)準(zhǔn)化水平。

檔案是最重要的歷史記錄載體，不論采取什么樣的手段進(jìn)行管理，其自身具有的反映歷史、佐證過(guò)去的固有屬性不應(yīng)該改變。電子文件從形成到歸檔開(kāi)發(fā)利用，中間有很多環(huán)節(jié)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不嚴(yán)、考慮不周，就可能造成電子文件原始失。因此，要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，明確職責(zé)，權(quán)限設(shè)置一定要明確到具體人員（或崗位）上。檔案管理部門應(yīng)明確電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境以及有關(guān)版本格式和檢測(cè)數(shù)據(jù)的方法以。歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，整理電子文件時(shí)要注意防止轉(zhuǎn)換過(guò)程中的信息失真， 使用時(shí)， 要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后， 還應(yīng)定期作必要的格式和載體轉(zhuǎn)換， 還應(yīng)做好備份， 使電子文件盡可能地處在安全保密狀態(tài)。因此，建立一整套在數(shù)字化背景下的規(guī)范的管理制度是完成好這項(xiàng)工作的前提。2012年，學(xué)院先后擬定了《江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作制度》、《江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》、《江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理考核辦法》，從而保障了學(xué)院檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案信息化的前提是建立起資源配置合理、利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。高校檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的核心是資源建設(shè)，即對(duì)檔案實(shí)物載體和各種形式的信息載體有序的整理。主要內(nèi)容有： 1） 將館藏的印刷型紙質(zhì)文檔及其它各類載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理， 根據(jù)需要建立不同類別的數(shù)據(jù)庫(kù)， 如建設(shè)本院校文書(shū)檔案、大事記、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、人事等等重大類型的館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)， 建設(shè)兼有文字、照片、圖片、音頻、視頻等資源的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等等， 為實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化提供物質(zhì)基礎(chǔ)作保證； 2） 電子文件歸檔與電子檔案管理。高校檔案部門要加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)， 保證歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)。有條件的高校檔案部門， 積極推進(jìn)對(duì)一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程， 提高檔案利用效率， 加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù)， 對(duì)檔案信息價(jià)值的鑒定和對(duì)有密級(jí)的文件進(jìn)行標(biāo)注。只有加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)， 盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模， 使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化， 才能把館藏檔案信息進(jìn)一步深人開(kāi)發(fā)出來(lái)， 使服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是高校檔案信息建設(shè)中最為重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

4. 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

高校檔案信息化建設(shè)使檔案資源最終以電子檔案形式存在， 而電子檔案從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備實(shí)現(xiàn)的， 所以高校檔案信息化建設(shè)的另一項(xiàng)基礎(chǔ)工作， 是要建立現(xiàn)代化檔案信息通信平臺(tái)。它為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供了必要的手段， 其核心在于計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2009年就建立了覆蓋全校的校園“一卡通”系統(tǒng)，針對(duì)學(xué)生和教職員工使用，學(xué)院的日常辦公活動(dòng)也逐漸形成了網(wǎng)上簽發(fā)、簽收、傳閱、存檔和共享等便捷服務(wù)，這都大大提高了辦事的效率。學(xué)院購(gòu)買的高校檔案管理軟件也與校園信息門戶系統(tǒng)、統(tǒng)一身份論證系統(tǒng)、共享數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)等成功對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)處理到文檔及機(jī)讀檔案的管理等業(yè)務(wù)工作的一體化，檔案利用者無(wú)需進(jìn)入檔案庫(kù)房即可查閱所需檔案。

5.建立安全保障體系

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的安全受到載體損害、設(shè)備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、黑客攻擊、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅， 決定了對(duì)其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲(chǔ)、傳輸?shù)陌踩砸蟾哂谄渌畔ⅲ?因此高校檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及高校頒布的有關(guān)信息安全的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章， 建立和完善各類信息資源安全保障體系和標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化管理性標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化成果利用標(biāo)準(zhǔn)等。采取有效措施對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)， 有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識(shí)別、文件加密、安全審計(jì)、病毒防護(hù)、權(quán)限控制、防火墻、安全備份等安全技術(shù)， 確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，作為國(guó)家示范性骨干高職院校，解放思想，更新觀念，帶領(lǐng)高職院校全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠(yuǎn)。

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課題名稱：《探索國(guó)家示范性高職院校檔案管理信息化建設(shè)的理論依據(jù)與實(shí)踐—以江西現(xiàn)代學(xué)院為例》（項(xiàng)目編號(hào)：jxgxdakt-20120350，主持人：焦江福）