重新審視高校教學秘書在教學管理中的角色和作用

徐志寧

【摘 要】教學秘書在高校教務(wù)管理工作中起到關(guān)鍵作用，他們是教學管理中的主力，尤其是在當下高校教學教務(wù)管理現(xiàn)代化進程中發(fā)揮巨大的推動作用，有效保障日常教學的順利進行。在此背景下，就需要重新審視教學秘書在高校教學管理中的角色情況和所承擔的工作任務(wù)和作用，以及教學秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】教學秘書 隊伍建設(shè) 教學事務(wù)管理 角色

高校教育管理是高校教育和諧、有序進行的基礎(chǔ)，是提高高等教育質(zhì)量的關(guān)鍵，而高校教務(wù)管理又是高校教育管理的基石。正常、穩(wěn)定、高效的教務(wù)管理水平有力的支撐高等教育教學質(zhì)量。高等教育作為我國培養(yǎng)高等人才最重要的途徑之一，高校教務(wù)管理工作與高校的教學工作緊密相連，相輔相成。教學秘書在高校教務(wù)管理工作中起到關(guān)鍵作用，他們是教學管理中的主力，尤其是在當下高校教學教務(wù)管理現(xiàn)代化進程中發(fā)揮巨大的推動作用，有效保障日常教學的順利進行。在此背景下，就需要重新審視教學秘書在高校教學管理中的角色情況和所承擔的工作任務(wù)和作用，以及教學秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

在新時期下，高校教務(wù)管理工作主要突出四個方面：加強服務(wù)意識、規(guī)范教務(wù)管理活動、積極參與教學研究、協(xié)調(diào)工作等。

一、教學秘書的角色和定位

長期以來，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識，片面地認為只是簡單地做一些諸如課程安排、成績登記、教材征訂、教學檔案收集整理等簡單的工作，甚至認為什么人都可以做這項工作，就實質(zhì)而言，這是一個認識上的誤區(qū)。這就需要對教學秘書工作的準確角色地位的定位，有助于我們正確認識、了解這項工作。

首先，教學秘書是院、系教學管理的中心地位，直接面對教學管理的終端。教學秘書日常工作是非常繁雜的，包括對日常本院系教學的檢查督查工作，課程教學時間安排和協(xié)調(diào)工作、課程試卷、作業(yè)收集歸檔工作、組織安排考試相關(guān)工作、考試成績登入和提交工作、畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯組織安排工作等?？梢哉f，教學秘書的工作從學期初一直忙碌到學期末，院系一切教學活動都圍繞著教學秘書進行，都需要教學秘書親力親為，身體力行，所以教學秘書處于院系教學管理活動中的中心。這也成為國家教學評估中重點考核的指標之一。

其次，教學秘書日常工作中的“獨立”角色。教學秘書在日常上述事務(wù)性工作中，因為教學教務(wù)工作崗位的特殊性、嚴肅性，使得教學教務(wù)管理工作他人幫不上忙，這就需要教學秘書在工作中不斷地自我學習，經(jīng)常學習相關(guān)教學教務(wù)管理方面的政策規(guī)定，及時地自我總結(jié)，同時也需要就一些遇到的個案與教學主管領(lǐng)導及時溝通協(xié)調(diào)。在當前學校突出以人為本的人才培養(yǎng)教學改革形勢下，學校轉(zhuǎn)專業(yè)、彈性學制、分流培養(yǎng)、提前畢業(yè)及雙專業(yè)、雙學位等教學改革政策的出臺，使得教學秘書的日常工作更加繁雜。

第三，教學秘書在全校教學管理中的從屬地位。教學秘書需要在全校教務(wù)處的指導下，根據(jù)所在院系學科、專業(yè)特點，將學?？偟慕虒W教務(wù)管理政策向院系主管領(lǐng)導分析、傳達，落實學校教學方針政策的同時，將本院系實際教學情況與教務(wù)處相溝通協(xié)調(diào)，實現(xiàn)專業(yè)教育具體要求。這樣看來，教學秘書實質(zhì)上是接受學校和院系的雙重領(lǐng)導。

總之，教學秘書在高校中的地位較為特殊，需要教學秘書在工作中善于總結(jié)工作的方式方法，適應(yīng)特殊的角色定位，在工作崗位上發(fā)揮出更大的作用。

二、教學秘書的具體作用

高校中，教務(wù)處是學校教學管理的職能部門，院系是最基本的教學單位，教學秘書雖在各個院系中工作，卻受校教務(wù)處、院系教學領(lǐng)導的雙重領(lǐng)導，教學秘書工作質(zhì)量的高低、工作水平的好壞，不僅僅影響著本院系的教學管理工作，同時也間接地影響著全校的教學質(zhì)量。具體而言，教學秘書主要承擔以下具體作用。

（一）參謀作用

參謀作用主要體現(xiàn)在協(xié)助院系教學領(lǐng)導處理日常教學管理事務(wù)。主要包括：（1）根據(jù)校教學方針、教務(wù)處具體教學改革舉措，結(jié)合院系學科、專業(yè)人才培養(yǎng)的特點，制定具體的專業(yè)教學計劃；（2）及時、認真完成教務(wù)處、院系教學領(lǐng)導布置的各項任務(wù)；（3）協(xié)助院系領(lǐng)導完成重點課程建設(shè)，制定、規(guī)劃本學期講座、確定講座人等相關(guān)事務(wù)；（4）收集課程教學大綱，確保課程教學按時按質(zhì)完成；（5）安排各類考試；（6） 組織中期教學情況，安排開題、畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯工作；（7）協(xié)助院系領(lǐng)導完成對教師工作量的考核。隨著國家對人才培養(yǎng)的重視，從教育部到地方教育廳，都開始加強本科教學工程等教改項目建設(shè)。因教學秘書對學院教學工作很了解，經(jīng)常需要協(xié)助院系領(lǐng)導做好教改項目申報、教學科研平臺的申報、參與學院的專業(yè)建設(shè)等一系列的教學項目。

（二）溝通協(xié)調(diào)作用

教學秘書的工作內(nèi)容本身就需要他們積極處理人與人、人與制度之間的關(guān)系，常常在按照制度執(zhí)行各類教學規(guī)定，實施教學管理的過程中，平衡學生和老師，教師與教學領(lǐng)導，本院教學領(lǐng)導與校教務(wù)職能部門之間的關(guān)系。工作中常常需要結(jié)合實際情況，多方面考慮，多層次溝通，只有這樣才能真正地做好協(xié)調(diào)工作。

為了教學活動的正常運行，教學秘書有時需要熟知院教學領(lǐng)導的工作習慣，每位教師（包括兼職教師）的授課特點、授課方式，甚至是愛好與特長，這樣既可以掌握全院全面的教學運行情況，又可以將本職工作做得出色、高效，同時能提高自身職業(yè)素養(yǎng)，細致周到地為師生服務(wù)，有利于避免差錯、減少失誤的可能。教學秘書是直接面對教學管理的終端，直接接觸學生，最能聽到學生對教學計劃、課程教學、實習實踐等教學環(huán)節(jié)的需求和心聲，可以及時和領(lǐng)導反映情況，更好地幫助領(lǐng)導做出以學生為本的教學決策。

教學秘書在工作中做到擺正自己的位置，做到以集體利益為重，自覺維護院系領(lǐng)導和本院系的形象和聲譽，參與不干預，出謀不決策。

（三）監(jiān)控作用

教學管理的最終目的在于保證和提高教學質(zhì)量。這就要求教學秘書一方面要樹立正確、全面的教學質(zhì)量觀，積極協(xié)助院系主管領(lǐng)導進行必要的教學質(zhì)量檢查，經(jīng)常到教室進行巡查，力爭做到全面了解教學情況，同時加強對課堂教學測評系統(tǒng)反饋信息的收集整理。教學環(huán)節(jié)的監(jiān)控，定期的教學檢查，堅持“以評促建、重在建設(shè)”的原則，堅持教學工作評價常態(tài)化與制度化，實現(xiàn)教學工作與日常教學管理相結(jié)合。endprint

（四）育人作用

育人不僅僅通過課堂教學來實現(xiàn)，通過管理育人已經(jīng)成為高校育人的另一主渠道。即便教學秘書沒有廣博的專業(yè)知識，但是教學秘書通過日常的教務(wù)管理工作中通過潛移默化的方式，與學生建立了師生間的信任和默契來實現(xiàn)育人的目的。教務(wù)管理活動中始終在學校、學院兩級管理中，教學秘書是學院直接面對學生的管理者。教學秘書在熟悉教學管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，與學生溝通中提供課業(yè)學習方面的指導，在選課、成績登記、作業(yè)歸檔中可以教會學生能夠遵守教學管理的具體規(guī)定，避免出現(xiàn)因為學分不夠而不能畢業(yè)的情況。

（五）檔案管理作用

檔案管理是教學秘書最基本的“看家本領(lǐng)”。教學秘書在教學活動管理過程中，必須做到有章可循，有據(jù)可查。這就需要對一個完整教學活動進行有效的檔案管理。從制定教學計劃開始，課程學期安排、課程表、教案、試卷、作業(yè)、實踐報告、畢業(yè)設(shè)計各個環(huán)節(jié)記錄等資料都需要留存?zhèn)浒?。在當下電子信息管理手段的介入，對教學電子檔案的管理成了日益突出的問題?？梢?，教學秘書在日常工作中就需要對紙質(zhì)資料、電子資料進行必要的歸納和整理工作。這些工作從一定程度來說是對學生利益的保護，同時也是維護良好教學秩序的重要保證，還是教務(wù)工作中服務(wù)育人宗旨的具體體現(xiàn)。

三、教學秘書隊伍存在的問題分析和對策

（一）教學秘書工作不受學校重視

教學秘書始終工作在基層教學院系或公共教學單位，從成效上看，尤其是短期內(nèi)與科研相比，明顯成效顯示度低，甚至常常被人誤解為隨便找個人就能勝任，對教學秘書工作的認識和評價十分片面，從而形成了不受重視的氛圍。同時因為不重視，導致了學校沒有設(shè)置長效的激勵措施調(diào)動教學秘書工作的主動性和積極性，一方面直接導致教學秘書心理失衡，工作積極性低下；另一方面使得本身素質(zhì)很高、具有一定層次和知識背景的教學秘書盡可能的轉(zhuǎn)崗。這從一定程度上制約著高校教學質(zhì)量的進一步提升。

目前這一現(xiàn)狀在一些重點高校已經(jīng)開始有所轉(zhuǎn)變，諸如南京大學在實施本科“三三制”教學改革以來，實施數(shù)項激勵教學秘書工作的舉措，包括各種評價評優(yōu)，還包括設(shè)立教學秘書、教務(wù)員工作例會制度，設(shè)置了一個教學秘書和教務(wù)員互相溝通、交流工作心得的通道，從物質(zhì)獎勵和精神關(guān)心兩個方面給予教學秘書更大的支持。

（二）教學秘書須提高自身素質(zhì)

教學秘書必須加強業(yè)務(wù)學習，增加責任感，強化服務(wù)意識。工作中必須立足于對教學質(zhì)量負責、對學生負責的工作態(tài)度做好教學秘書工作，努力出色完成各項教務(wù)管理工作，真正擔負起管理育人、服務(wù)育人的重任。

教學秘書應(yīng)具備良好的個人修養(yǎng)。因工作崗位性質(zhì)的特殊性，教學秘書涉及的部門、人員較廣，碰到問題和矛盾的時候較多，極易遭受誤會、批評，有時委屈在所難免，這就需要加強個人修養(yǎng)，強化心理承受能力。善于把握自己，任勞任怨，不感情用事，保持冷靜理智的頭腦。爭取做到凡事心中有數(shù)，努力培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)。

（三）教學秘書須提高知識理論水平

教學秘書在熟知本院系本科教學計劃、課程設(shè)置、核心課程教學主要內(nèi)容，以及學校、院系有關(guān)專業(yè)特點的教學要求外，還需要多多加強公共關(guān)系學、社會心理學、秘書學、公共管理學等方面的專業(yè)知識。在當前高校國家化教學和電子信息管理應(yīng)用的新時期，教學管理工作就要求教學秘書需要加強外語能力的訓練和教學管理系統(tǒng)的熟練運用。只有不斷提高服務(wù)水平，加快知識更新，努力成為“通才”和“雜家”，這樣才能更好地做好教學管理工作。

（四）正確處理管理與服務(wù)的關(guān)系

教務(wù)人員是學校教學事務(wù)的直接管理者，但實際上卻處于有職無權(quán)的尷尬地位。教學管理工作自身的規(guī)律，決定了教務(wù)人員在工作中必須堅持原則，才能嚴格執(zhí)行教學規(guī)章制度，保證教學工作規(guī)范的嚴肅性，使教學工作有序進行。同時，教務(wù)人員還必須具備良好的服務(wù)意識，要以熱情周到、認真細致的工作態(tài)度為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在加強對師生科學管理的時候，一定要提供周到、細致的服務(wù)，做到“管理和服務(wù)合二為一”。在管理教師時，做到“在管理中體現(xiàn)服務(wù)，在服務(wù)中實現(xiàn)管理”；在管理學生時，要“在管理中育人，在服務(wù)中育人”，切實解決重管理、輕服務(wù)的問題，處理各種事務(wù)要時時處處從大局出發(fā)，全盤考慮，努力為師生營造和諧的工作和學習環(huán)境。

（五）積極開拓，創(chuàng)新性地開展教學秘書工作

首先，教學秘書要堅持創(chuàng)新性工作觀。在完成教務(wù)基本工作的同時，需要結(jié)合整個知識信息社會這個大環(huán)境中提高自我認識，重新定位，在工作中充分發(fā)揮自己的知識儲備、特長和主觀能動性。對一些細小、看似簡單的工作要重視，對教學研究要學習，多了解國家相關(guān)政策、教育趨勢等方針政策，結(jié)合本職工作，在實踐中創(chuàng)新性地開展工作，提高業(yè)務(wù)技能。

其次，不斷創(chuàng)新工作方法。教學秘書的宗旨就是為了一切教學服務(wù)，關(guān)鍵在于工作經(jīng)驗大量積累后要勇于大膽嘗試，只有嘗試，才能揚長避短，好的經(jīng)驗繼續(xù)傳承，對于不足或者錯誤的地方要不斷的改進。通過各類共享資源，在教學管理中汲取各個領(lǐng)域的新思想、新方法、新技術(shù)、新手段，不斷擴大知識面，掌握新知識，提高分析問題和解決問題的能力，使自己的管理水平跟上時間的發(fā)展，創(chuàng)造性的開展工作，解決工作中的難題。

最后，教學秘書心理素質(zhì)遭受嚴重的挑戰(zhàn)。教學秘書須自身努力，正面調(diào)整心態(tài)，學?？梢苑e極開展心理疏導，這不但能夠讓教學秘書以平和的心態(tài)處理各項突發(fā)事件，更能夠讓教學秘書在實際工作中找尋更好教學管理創(chuàng)新方法。

【參考文獻】

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