高校圖書館座位管理系統(tǒng)分析

李承浩

摘 要 近年來，國內(nèi)高校為了解決圖書館座位的占座問題自主研發(fā)或購買了圖書館座位管理系統(tǒng)。本文用文獻研究方法分析了目前高校圖書館座位管理系統(tǒng)的特點，在系統(tǒng)需求分析的基礎(chǔ)上改進了座位管理業(yè)務(wù)流程，細分了讀者的身份、增加了智能手機預(yù)約和取消座位功能。設(shè)計優(yōu)化圖書館座位管理流程的目的在于盡可能杜絕占座，使圖書館座位資源分配趨于合理化、人性化，從而在圖書館座位管理問題上達到圖書館管理員和讀者的“雙贏”。

關(guān)鍵詞 座位管理系統(tǒng) 業(yè)務(wù)流程圖 高校圖書館

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A

1 研究背景

高校圖書館憑借幽靜舒適的學習環(huán)境、多渠道獲取參考資源的優(yōu)勢，備受校園師生們歡迎。但高校圖書館內(nèi)卻普遍存在著占座問題，而且日趨嚴重。占座不僅使高校圖書館有限的座位資源得不到最大限度的利用，還給圖書館管理造成了負面影響，為此各高校紛紛采取相應(yīng)措施來試圖解決占座問題。經(jīng)近5年內(nèi)的有關(guān)文獻查閱發(fā)現(xiàn)：

馬愛芳（2009）、①張愛科（2012）②探討了我國高校圖書館利用手機終端為讀者服務(wù)的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)服務(wù)功能主要集中于信息查詢、各種通知等功能，而還未提供圖書館座位的預(yù)約系統(tǒng)。

高培超（2010）以成都理工大學為例，對圖書館座位區(qū)各個時段的“在座人數(shù)”和“有效空座數(shù)”進行統(tǒng)計研究，發(fā)現(xiàn)了主要問題并非資源不足。相反的是，座位資源浪費情況相當嚴重，③這就說明了設(shè)計開發(fā)圖書館座位管理系統(tǒng)的必要性。

王宇新（2012）分析了在系統(tǒng)開發(fā)和實施運行過程中可能遇到的人流集中時的排隊選座、占座行為的及時有效監(jiān)管等幾個問題，采取提供預(yù)約、增加選座終端、自動分配座位、暫時離開方式等功能來解決了上述問題，④不過在解決讀者暫時離開座位的問題上尚未考慮到當讀者暫時離開后無法按時趕到座位的情況，只是簡單地以違規(guī)來處理，缺乏人性化的管理。

據(jù)曾文雯（2013）所調(diào)查的20所使用座位管理系統(tǒng)的高校圖書館中，僅有8所高校圖書館座位管理系統(tǒng)提供了網(wǎng)上預(yù)約座位的功能。⑤

楊更（2014）利用現(xiàn)有校園一卡通系統(tǒng)，通過ASP/SQL等軟件技術(shù)，實現(xiàn)自習室座位管理，網(wǎng)路預(yù)定等功能，解決高校圖書館自習室普遍出現(xiàn)的由于搶座、占座而導(dǎo)致的座位利用率低等問題，⑥但未能考慮到基于智能手機的座位預(yù)約功能。

鑒于以上文獻的研究，本文主要分析高校圖書館座位管理系統(tǒng)，欲達到高校圖書館座位管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

2 系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析的主要任務(wù)是在對現(xiàn)行系統(tǒng)進行詳細調(diào)查的基礎(chǔ)上，深入理解組織對信息系統(tǒng)提出的需求，從運作和管理出發(fā)，完成管理信息系統(tǒng)的邏輯模型設(shè)計。因此建立一個結(jié)構(gòu)良好的管理信息系統(tǒng)，離不開對現(xiàn)行管理系統(tǒng)的調(diào)查。

2.1 需求分析

為了高校圖書館座位管理系統(tǒng)的需求分析，面向延邊大學在校生發(fā)放了調(diào)查問卷。此次調(diào)查發(fā)放了一共300份調(diào)查問卷，收回255份，回復(fù)問卷的讀者中本科生為204人，約占總回復(fù)人數(shù)的80% ，研究生為51人，占總?cè)藬?shù)的20%，其調(diào)查結(jié)果如表1。

從問卷調(diào)查結(jié)果中發(fā)現(xiàn)：（1）學生對圖書館座位管理系統(tǒng)的期望很高，應(yīng)該及時開發(fā)及使用高校圖書館座位管理系統(tǒng)。（2）學生比較喜歡自選座位方式，建議系統(tǒng)默認選座方式為自選座位方式。（3）大部分學生認為暫時離座及回座時的頻繁刷卡非常麻煩，有必要改進暫離座位流程。（4）學生希望系統(tǒng)能提供利用智能手機來預(yù)約座位、取消座位的功能。

2.2 系統(tǒng)的可行性分析

（1）管理上的可行性。通過圖書館座位排定的管理方法，建立相應(yīng)的規(guī)章制度。學生是憑證取座，讓占座的同學不得不離開，去取憑證尋找屬于自己的座位，這樣就形成了良性循環(huán)，占座問題迎刃而解。（2）技術(shù)上的可行性。學生進館后，先進行刷卡確認，刷卡系統(tǒng)采用校園一卡通系統(tǒng)，提供刷卡登錄機制，該機制使學生在觸摸屏一體機上登錄更方便。（3）經(jīng)濟上的可行性。借助原有圖書館管理系統(tǒng)進行改進加工，使得開發(fā)費用及所需設(shè)備價格在接受范圍之內(nèi)。實現(xiàn)本系統(tǒng)較為簡單，且觸摸屏一體機價格也不貴，并且作為座位預(yù)約系統(tǒng)終端的智能手機也是在學生中非常普及。

2.3 座位管理流程分析

業(yè)務(wù)流程分析是對業(yè)務(wù)功能分析的進一步細化，從而得到業(yè)務(wù)流程圖即TFD（Transaction Flow Diagram），是根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查表中的資料和問卷調(diào)查的結(jié)果，按業(yè)務(wù)實際處理過程繪制在一張圖上。

（1）刷卡入館流程。讀者在經(jīng)過圖書館門禁系統(tǒng)時需要刷“校園一卡通”來接受讀者身份驗證。系統(tǒng)將讀者身份分類為6種讀者身份（圖1）。

系統(tǒng)對于黑名單讀者拒絕入座一個星期；對于超時的讀者先記錄違規(guī)后允許入座；對于累計違規(guī)3次者系統(tǒng)自動識別成黑名單。

通過身份驗證的讀者就可選座，拿到系統(tǒng)輸出的入座憑證，就完成了一次刷卡就座的流程。

（2）預(yù)約和取消座位流程。預(yù)約功能的目的在于緩解讀者在刷卡入館高峰時間段內(nèi)選擇座位的壓力，給讀者提供便利服務(wù)（圖2）。

不過，在此次問卷調(diào)查中部分讀者指出了在線預(yù)約座位還不如手機預(yù)約座位方便，還指出了座位取消功能的缺點。當預(yù)約座位讀者（或暫時離開座位讀者）因故無法按時趕到圖書館刷卡簽到的時候，就被系統(tǒng)認為違規(guī)，缺少人性化。因此有必要在系統(tǒng)中提供利用手機APP進行座位預(yù)約、取消或確認離開的流程操作，從而避免發(fā)生違規(guī)的尷尬情況。

（3）離開座位流程。在設(shè)計離開或暫時離開座位流程時，需要減少刷卡入座的繁瑣操作。當讀者暫時離開座位但尚未走出圖書館時，就不必刷卡申請暫時離座；此外，在就餐時間段內(nèi)座位保留到13：30（或18：30），而且在閉館前30分鐘開始，離開無需刷卡（圖3）。

3 結(jié)語

本文通過讀者的問卷調(diào)查進行了系統(tǒng)的需求分析，在此基礎(chǔ)上完成了座位管理流程的優(yōu)化設(shè)計。本文認為高校圖書館應(yīng)本著“以人為本，服務(wù)于讀者”的原則，滿足讀者的各種需求的同時，不斷提高系統(tǒng)的可用性和可靠性，終將會實現(xiàn)圖書館管理員和讀者“雙贏”。

今后希望對高校圖書館座位管理系統(tǒng)的流程做進一步優(yōu)化的基礎(chǔ)上繪制出一個數(shù)據(jù)流程圖，便于程序員設(shè)計數(shù)據(jù)庫。

注釋

① 馬愛芳，楊國美.我國高校圖書館手機服務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)查與思考——以“211工程”院校為例[J].圖書館工作與研究，2009（12）：87-90.

② 張愛科.高校移動圖書館服務(wù)狀況調(diào)查與分析——以“211工程”院校為例[J].情報探索，2012（12）：35-38.

③ 高培超，曾濤，張鈴，等.高校圖書館座位資源的使用現(xiàn)狀及建議——以成都理工大學為例[J].中國校外教育，2010（S2）：139+395.

④ 王宇新.高校圖書館應(yīng)用座位管理信息系統(tǒng)的問題探析[J].電子世界，2012（15）：110-112.

⑤ 曾文雯.高校圖書館座位管理系統(tǒng)使用情況調(diào)查[J].大學圖書館學報，2013（6）：45-49+28.

⑥ 楊更.圖書館自習室座位管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].經(jīng)營管理者，2014（9）：249.