項(xiàng)目管理中的溝通藝術(shù)

徐娜

摘 要：溝通管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，自項(xiàng)目開(kāi)始執(zhí)行、運(yùn)營(yíng)到最終的交付貫穿始終。其主要職能就是確保信息有效、準(zhǔn)確的獲取、傳遞并完成最終的處理。一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部、部門與部門之間信息的流動(dòng)是否順暢對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)尤為關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；溝通；溝通管理

如若團(tuán)隊(duì)內(nèi)部以及部門之間信息溝通失效，那么必然影響整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及部門之間的合作，從而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目交付的延遲乃至最終的失敗。由此看來(lái)，在項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)中，項(xiàng)目的溝通是尤為重要的。那么接下來(lái)，我想先談?wù)劀贤ǖ母拍钜约笆裁词菧贤ǎ?/p>

1 了解溝通的含義

1.1 溝通的概念，溝通就是信息的交流。有效的溝通即為信息的交換、傳送信息的行為或?qū)嵗⒖陬^或書面消息、有效地表達(dá)想法的技術(shù)、在個(gè)人之間通過(guò)一般的符號(hào)系統(tǒng)交換意見(jiàn)的過(guò)程等內(nèi)容。溝通可以是書面正式的、書面非正式的、口頭正式的和口頭非正式的。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，信息溝通主要是人際溝通和組織溝通。

1.2 溝通有其獨(dú)特的模型，相應(yīng)被選擇的溝通方式也會(huì)根據(jù)我們溝通的對(duì)象而定。溝通也需一定的環(huán)境，溝通環(huán)境受單獨(dú)或共同起作用的內(nèi)部和外部力量控制，這些力量要么會(huì)幫助、要么會(huì)限制項(xiàng)目最終的運(yùn)營(yíng)。

1.3 項(xiàng)目環(huán)境下項(xiàng)目管理人的溝通職責(zé)，通常項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)用大部分工作時(shí)間進(jìn)行溝通，諸如對(duì)具體工裝或行動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)、對(duì)各類問(wèn)題做判斷及決策、做報(bào)告、參加會(huì)議、談判、總的項(xiàng)目管理、公共關(guān)系、記錄管理等。

由此看來(lái)，溝通過(guò)程不只是簡(jiǎn)單地傳遞信息，它也是一種控制源。恰當(dāng)?shù)臏贤ㄊ构蛦T投入并努力工作，因?yàn)楣蛦T需要知道和理解。溝通必須既傳遞信息又傳達(dá)激勵(lì)。因此在溝通中主要注意通盤考慮你所期望實(shí)現(xiàn)的東西，確定適合自己的溝通方式，喚起那些受影響的興趣，在其他人與你溝通的道路上給予大力支持和鼓勵(lì)，在你所溝通的事情上獲得支持，最后通過(guò)依靠他人實(shí)施你的指導(dǎo)測(cè)試效果。

2 項(xiàng)目管理中主要應(yīng)用的溝通方式及方法

2.1 官方溝通與非官方溝通

所謂官方溝通即按項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)期間正式規(guī)定的渠道及方式進(jìn)行信息的傳遞和交流。諸如定期的匯報(bào)、遠(yuǎn)程電話會(huì)、各種例會(huì)以及與客戶間的正式往來(lái)函件。其特點(diǎn)是信息精準(zhǔn)且具備強(qiáng)制力，但溝通速度及形式局限性較大。

非官方溝通多為在官方溝通之外的一切信息的交流及傳遞?？梢允枪蛦T之間的交談、各種小道消息等等。這種溝通的特點(diǎn)信息流通迅速、形式靈活方便，且能獲得官方渠道中難以獲得的信息，但其真實(shí)性難以確定。

2.2 上行溝通、下行溝通和平行溝通

上行溝通多為下屬向上級(jí)匯報(bào)情況即自下而上的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)更多的鼓勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極向直屬上級(jí)反映項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)情況，上行溝通的順暢是項(xiàng)目工作開(kāi)展的前提，亦是項(xiàng)目經(jīng)理掌握項(xiàng)目全盤執(zhí)行情況做出各種決策的基礎(chǔ)。

下行溝通多指團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行自上而下的信息傳達(dá)。諸如將項(xiàng)目整體規(guī)劃、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、重大里程碑等信息傳遞給相關(guān)工作人員。下行溝通的流暢則更多的對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)程有較大的宏觀推動(dòng)作用。

平行溝通是指團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員間的溝通以及涉及項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)的各平行部門間的信息交流。在項(xiàng)目整個(gè)執(zhí)行進(jìn)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各相關(guān)部門間為資源、人力、設(shè)備等諸多因素發(fā)生矛盾及爭(zhēng)執(zhí)，導(dǎo)致沖突的主要根源是部門間的互相溝通不流暢。所以部門間的平行溝通對(duì)減少矛盾沖突以及信息的流暢是尤為關(guān)鍵的。

單/雙項(xiàng)溝通也是溝通的其中一種形式。單項(xiàng)溝通多為做報(bào)告、發(fā)布通知、指令等。信息發(fā)出者與接收者這兩者之間不存在信息反饋只是單方面的信息傳遞。這種溝通的特點(diǎn)是信息量大、傳遞迅速，但因信息發(fā)出者與接收者之間沒(méi)有互動(dòng)，亦使得信息接收者產(chǎn)生抵觸情緒，并不能講信息深入的理解消化。雙向溝通是信息發(fā)出者與接收者相互協(xié)商討論的進(jìn)行溝通。信息發(fā)出者在傳遞信息之后需聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，并經(jīng)過(guò)多次探討最終雙方取得意見(jiàn)一致為止。這種性質(zhì)的溝通有著較大的互動(dòng)性，易于雙方建立感情，就是信息發(fā)送者會(huì)面對(duì)較大壓力，需隨時(shí)受到質(zhì)疑，信息傳遞理解的速度較慢。

2.3 書面溝通和口頭溝通

書面溝通多為較正式的溝通，且相關(guān)信息亦可作為資料長(zhǎng)期保存、反復(fù)查閱口頭溝通靈活性高、溝通迅速，溝通的雙方存在較大互動(dòng)亦可靈活自由的交換意見(jiàn)傳遞信息。

經(jīng)過(guò)對(duì)以上多種溝通方式的大致了解，在實(shí)際項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)中項(xiàng)目管理人更應(yīng)該關(guān)注如何進(jìn)行有效的溝通以促進(jìn)項(xiàng)目全面、健康的運(yùn)營(yíng)。這中間或許會(huì)涉及多種溝通方式及渠道，而且會(huì)得到不止一種形式的反饋，由此更要建立多種渠道的溝通，盡量采取面對(duì)面溝通，判斷接受者對(duì)你的溝通如何敏感，盡量使用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言并用實(shí)際行動(dòng)使所說(shuō)的話更具執(zhí)行力。

3 溝通藝術(shù)是整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)

其實(shí)每一個(gè)項(xiàng)目自開(kāi)始設(shè)立、運(yùn)營(yíng)到最終的完成都與大量的公司、企業(yè)、政府等息息相關(guān)。期間除了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員之間的溝通，還有就是部門與部門之間、供應(yīng)商與客戶之間等等都會(huì)產(chǎn)生海量的信息。那么項(xiàng)目管理中的溝通管理即是項(xiàng)目成功實(shí)施的基礎(chǔ)。就項(xiàng)目本身而言，就是一個(gè)開(kāi)放性的復(fù)雜系統(tǒng)，并且有著嚴(yán)格的施工周期和交付節(jié)點(diǎn)。所以項(xiàng)目自研制開(kāi)始到最終的產(chǎn)品交付每一個(gè)重大里程碑節(jié)點(diǎn)都是必須嚴(yán)防死守的。流暢的溝通以及信息傳遞是科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)和宏觀控制項(xiàng)目進(jìn)程的前提。溝通管理一旦出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致信息堵塞，那么對(duì)整個(gè)項(xiàng)目將是致命的打擊，并可能影響項(xiàng)目最終的成功完成。

綜上所述，項(xiàng)目管理中的溝通管理是項(xiàng)目健康運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，往往更多時(shí)候的溝通管理更是一種藝術(shù)。有效的溝通不僅可以改善團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員之間的人際關(guān)系，以及部門與部門之間乃至上升到供應(yīng)商與客戶之間都會(huì)是一種愉悅的交流。所以，項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)關(guān)注項(xiàng)目整體運(yùn)營(yíng)中每一個(gè)階段的溝通，要從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想通盤考慮項(xiàng)目進(jìn)展的全過(guò)程，對(duì)于海量的信息要做到高效、全方位地系統(tǒng)管理，要將溝通管理作為項(xiàng)目各方面管理的基礎(chǔ)和紐帶去提升和深化，這樣才能最大效益的發(fā)揮溝通管理在項(xiàng)目管理中的重要作用，以滿足客戶的最終要求，保證高質(zhì)量的產(chǎn)品交付。