提高人事檔案管理質(zhì)量的方法

劉琳玲

摘 要：人事檔案是企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)，對(duì)企事業(yè)單位的管理能夠起到非常重要的作用。在目前電子信息大發(fā)展的背景下，通過加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，通過對(duì)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用和專門人才的培養(yǎng)培訓(xùn)，能夠大力提升人事檔案管理的質(zhì)量，為企事業(yè)單位整個(gè)團(tuán)隊(duì)的管理提供更加有效的支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）07（c）-0181-01

人事檔案問題是企事業(yè)單位在管理和發(fā)展的過程中一個(gè)十分重要的問題，它涉及到企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員信息的整理、積累和利用，對(duì)于人員的個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷和工作成績(jī)等工作生活軌跡進(jìn)行記錄和存檔，對(duì)于整體的管理起到支撐性的作用。隨著社會(huì)和科技的全面發(fā)展，目前在我國(guó)的各級(jí)企事業(yè)單位中，人事檔案的管理已經(jīng)呈現(xiàn)出了人員認(rèn)識(shí)不深、檔案資料不全和管理不規(guī)范和效率較低的問題。為了有效地解決這些問題，各企事業(yè)單位應(yīng)該積極行動(dòng)起來，通過提升人事檔案管理人員對(duì)于本職工作的認(rèn)識(shí)、引入新的管理方法和管理手段以及培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才入手，切實(shí)提升本單位的人事檔案管理水平。

1 提升相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

人事檔案管理要想向著現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展，相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)必須得到強(qiáng)化。達(dá)到這一點(diǎn)的因素?zé)o外乎就是兩個(gè)方面，第一是領(lǐng)導(dǎo)的重視，第二是員工的配合。作為決策層，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)和體會(huì)到檔案管理對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人事升遷、新團(tuán)隊(duì)組建等重要問題提供的依據(jù)和理由。個(gè)人的發(fā)展都是站在自己往日工作和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上，個(gè)人檔案詳細(xì)記錄了每一個(gè)員工在過去工作學(xué)習(xí)過程中取得的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)橐恍┲匾娜耸氯蚊臎Q策提供依據(jù)。比如在一個(gè)企業(yè)中空缺出來一個(gè)銷售部的副經(jīng)理，這是我們需要從甲、乙、丙三個(gè)人中間選出一名進(jìn)行升職。這時(shí)候先關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)肯定要調(diào)出這三個(gè)人的檔案進(jìn)行對(duì)比，將前幾個(gè)季度他們的工作成績(jī)、工作態(tài)度以及在單位工作的年限等進(jìn)行綜合的考慮，最終形成自己決策的理由。以上這些是領(lǐng)導(dǎo)必須要重視人事檔案管理的理由，促使領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)于檔案管理的工作應(yīng)該全力進(jìn)行支持。這樣的支持可以表現(xiàn)在自己按時(shí)進(jìn)行過問和關(guān)心，為下屬做出榜樣，另外也可以對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)秀員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)等。第二個(gè)方面就是普通員工的支持。人事檔案的管理工作關(guān)乎到單位中每一個(gè)人的發(fā)展和利益，需要每一個(gè)人能夠充分的重視。不幸的是，從目前的情況來看，有相當(dāng)一部分人員將自己的檔案看做一種“可有可無”的東西，甚至出現(xiàn)了很多極端的“棄檔族”，對(duì)于人事檔案管理工作造成較大的影響。提高員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，首先是要加強(qiáng)相關(guān)方面的宣傳工作，是每一個(gè)員工他都能夠正確認(rèn)識(shí)檔案的管理工作，能夠?qū)ψ约旱臋n案進(jìn)行充分地重視。檔案是一個(gè)人工作軌跡和人生軌跡的刻畫，對(duì)其工作和發(fā)展都有很重要的記錄意義，在一定程度上能夠起到激勵(lì)員工的作用。其次是要讓每一個(gè)員工都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和艱辛，只有他們認(rèn)識(shí)到了檔案管理人員工作的辛苦，才能對(duì)他們的勞動(dòng)更加地尊重。

2 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理工作

電子信息的高速發(fā)展為人事檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化，可以說，信息技術(shù)的引入對(duì)人事檔案管理而言，意味著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)錄入和檢索系統(tǒng)，可以輕松的實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員資料的錄入和調(diào)取工作，實(shí)現(xiàn)了個(gè)人檔案快速檢索和查閱。從節(jié)約的角度來看，電子技術(shù)對(duì)于紙張的節(jié)省是顯而易見的。目前，在很多的企事業(yè)單位已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，這對(duì)檔案管理而言也意味著很大的挑戰(zhàn)。檔案的嚴(yán)密性使得其本身必須使用紙張進(jìn)行存檔，這也是出于對(duì)安全的考慮，于是在效率和安全之間就出現(xiàn)了一個(gè)取舍和平衡的關(guān)系，這一點(diǎn)非常值得檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行思考。另外，對(duì)于先進(jìn)電子技術(shù)的運(yùn)用，使得檔案管理工作中必不可少地借閱、查閱、補(bǔ)充和整理工作變得異常的簡(jiǎn)單，大大提升了工作的效率。由于人事檔案中涉及到的很多信息比如職稱、學(xué)歷、工資、職務(wù)等常常會(huì)發(fā)生變化，加上退休、招聘、醫(yī)保、社保也會(huì)帶來大量檔案信息，人工填寫較為繁瑣。運(yùn)用基于電子信息科技的現(xiàn)代管理系統(tǒng)，便可以隨時(shí)將相關(guān)變動(dòng)信息輸入電腦，不僅操作方便、計(jì)算準(zhǔn)確，而且便于分析統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)。成熟的人事檔案管理系統(tǒng)必然具有等級(jí)分明、操作簡(jiǎn)單并且安全可靠的特點(diǎn)，能夠輕松地實(shí)現(xiàn)人員的升遷和流動(dòng)，為整個(gè)社會(huì)效率的提升也起到積極的作用。

3 培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人員

現(xiàn)代社會(huì)區(qū)別于傳統(tǒng)社會(huì)的一個(gè)重要的特點(diǎn)就是在現(xiàn)代社會(huì)中個(gè)人的分工越來越細(xì)，由于這一點(diǎn)也使得每一個(gè)崗位或者工作都越來越專業(yè)起來。各行各業(yè)都是一樣，人才是一切的基礎(chǔ)。在人事檔案管理的崗位上，我們需要引入更加專業(yè)的人才。首先，專業(yè)的人才能夠建立起一整套科學(xué)完善的人事檔案管理制度的，這一點(diǎn)是非專業(yè)人士所不能及的。一旦完善的制度建立起來并且能夠得到認(rèn)真地貫徹執(zhí)行，人事檔案的管理工作也就不如正軌，接下來的工作也就變得簡(jiǎn)單起來。其次，人事檔案收集的完整性、科學(xué)性和規(guī)范性有賴于專業(yè)的管理人才才能夠做到。優(yōu)秀的人事檔案管理人才一定要熟悉人事檔案材料的制成規(guī)格，并且經(jīng)常與組織秘書、人事干事等相關(guān)人員保持緊密的聯(lián)系。對(duì)于人事檔案的真?zhèn)我欢ㄒ心芰M(jìn)行把關(guān)，以便將不合格的非真實(shí)材料堅(jiān)決拒之門外。最后，對(duì)于人事檔案相關(guān)管理人員的監(jiān)督一定要到位。在日常的工作中，建立健全崗位責(zé)任制，以制度來規(guī)范、檢查、監(jiān)察、指導(dǎo)工作，實(shí)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。對(duì)人事管理相關(guān)人員的培訓(xùn)也是一個(gè)重要的問題，應(yīng)該定期組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和思想的專業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)踐中切實(shí)提高管理的水平，總結(jié)和積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

人事檔案的管理問題是各企事業(yè)單位整體的管理的一個(gè)重要問題，為了應(yīng)對(duì)形勢(shì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)實(shí)情況下遇到的各類問題，克服工作中的缺陷，我們應(yīng)該從思想、技術(shù)和人才三個(gè)方面全面提升人事檔案的管理水平，為企事業(yè)單位的人事管理做出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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