淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的作用

李迎娣

[摘 要]在高科技的迅速發(fā)展之下，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成了我們工作的良好助手，他有很好的工作能力，可以對復(fù)雜的信息進(jìn)行快速處理，計(jì)算機(jī)工作的主要要求是所輸入的數(shù)據(jù)和信息必須是完全準(zhǔn)確的，不準(zhǔn)確的信息對于計(jì)算機(jī)來說就是垃圾，在進(jìn)行檔案管理的工作中也要注意計(jì)算機(jī)的使用，注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與科學(xué)，以免出現(xiàn)不必要的錯誤。

[關(guān)鍵詞]基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理是與每個人息息相關(guān)的工作，在檔案管理中，對計(jì)算機(jī)的使用非常廣泛，計(jì)算機(jī)可以對龐大的數(shù)據(jù)群體進(jìn)行迅速分析，這項(xiàng)高科技的產(chǎn)物為工作帶來了很多方便，但是在使用的過程中，一定要保證原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，只有這樣計(jì)算機(jī)才會分析出最科學(xué)的結(jié)果，否則只會是錯誤。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講，目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。六需要管理的額案卷有不同的規(guī)格，越是歷史悠久的檔案館這種情況越嚴(yán)重，我國檔案館發(fā)展并不完善，對于這種情況還不能很好的解決，要盡快尋求一條新的工作道路，將這種情況及早解決，讓檔案管理工作進(jìn)行的更好。

2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法

檔案是一個比較繁亂的工作對象，要想取得良好的工作成果就要對檔案實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法。

2.1全面普查案卷，去糟取精

要想實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，要對檔案進(jìn)行徹底的普查，去除不需要的陳舊檔案，達(dá)到檔案管理的最高效率。

2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

有些案卷內(nèi)容混雜或者裝訂過厚，對于這種檔案我們要進(jìn)行規(guī)范化處理，將混雜的信息去除，將過厚的檔案進(jìn)行分類重新裝訂，讓檔案管理提高效率。

2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

在計(jì)算機(jī)管理檔案的過程之中，著錄工作是一項(xiàng)基本工作，著錄工作進(jìn)行的是否科學(xué)決定了計(jì)算機(jī)工作是否準(zhǔn)確，我國相關(guān)法律曾經(jīng)出臺過著錄工作的相關(guān)規(guī)則，但由于不少工作部門對規(guī)則不遵守造成了著錄工作混亂，在檔案管理時，要結(jié)合單位實(shí)際，將著錄工作進(jìn)行重新規(guī)范。

2.4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。

2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會簡稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會簡稱為市計(jì)生委而不能都簡稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點(diǎn)和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，要補(bǔ)齊；如果題名冗長則刪除。還要統(tǒng)一文種題名，不要出現(xiàn)有“請示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)。所以規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”，這樣就可在檢索中區(qū)分出文件的實(shí)質(zhì)作用。

3.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.結(jié)語

計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于工作之中，對于計(jì)算機(jī)的使用要理性，不要成為計(jì)算機(jī)的奴隸，在工作過程中不要一味的依賴于計(jì)算機(jī)，在進(jìn)行信息處理時要注意自己輸入的原始數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，只有人腦和電腦同樣的高度集中，才會取得最理想的工作成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊鳳仙.檔案管理現(xiàn)代化問題研究.云南檔案，2009-09-20.