關(guān)于企業(yè)檔案管理信息建設(shè)的思考

劉萌

[摘 要]在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的刺激下，各企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也是愈發(fā)的激烈，企業(yè)檔案管理的信息也變得尤為的重要。較好的企業(yè)檔案管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理也是企業(yè)日常工作管理中一個(gè)重要的組成部分。在企業(yè)檔案管理的信息建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，以便于實(shí)現(xiàn)信息檔案管理的真正價(jià)值，確保企業(yè)健康、有序的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；信息建設(shè)；思考

企業(yè)的檔案，它主要是根據(jù)發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)生活中一些事件進(jìn)行記錄，較為真實(shí)的反映了在某個(gè)時(shí)間段的企業(yè)的活動(dòng)，這對(duì)于一個(gè)企業(yè)的來(lái)說(shuō)是真實(shí)的、歷史性的文件資料，但是這僅僅是對(duì)于企業(yè)檔案管理工作狹義上的解釋?zhuān)瑫r(shí)，企業(yè)檔案的有效管理還是實(shí)現(xiàn)日常企業(yè)管理工作中一個(gè)重要的途徑，因此進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息建設(shè)是必然的趨勢(shì)。

一、企業(yè)檔案管理的信息建設(shè)的意義

1.有利于更好的保護(hù)原件。在當(dāng)代的企業(yè)檔案管理信息建設(shè)中，越來(lái)越多的是使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備將原始的紙質(zhì)資料進(jìn)行電子版的轉(zhuǎn)化，并進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理和使用，這樣就能在很大程度上減少對(duì)原始紙質(zhì)資料的損毀和流失現(xiàn)象，同時(shí)，還能確保日常的資料使用及共享，這對(duì)于企業(yè)文化的傳承和文件保存是極為有利的。

2.提高了檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的分類(lèi)管理是比較復(fù)雜的，需要耗費(fèi)巨大的人力物力，同時(shí)工作的內(nèi)容比較繁瑣，而且工作的效率還得不到保障，這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)還增加了不少的工作量，而且在后期的資料的查證中，也是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。但是，如若實(shí)現(xiàn)了信息化的管理，則可以很有效的解決這一系列的問(wèn)題，檔案工作者僅需要熟練的將檔案管理軟件進(jìn)行操作即可，這對(duì)于工作效率的提高具有比較明顯的作用。

3.資源共享更加簡(jiǎn)便。對(duì)于目前各企業(yè)的檔案管理，尤其是重要部門(mén)的檔案資料的借閱手續(xù)是比較繁瑣的，部分企業(yè)還需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審核和批準(zhǔn)才能實(shí)現(xiàn)，而且還存在時(shí)間限制，同時(shí)對(duì)于原始資料的遺失和損毀也是存在一定的隱患的，但是，若果進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)則能夠?qū)崿F(xiàn)很好的控制，通過(guò)建立局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)部門(mén)內(nèi)部的資源共享，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理及端口控制實(shí)現(xiàn)借閱權(quán)限的限制，這樣就能在一個(gè)安全的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.檔案的查找更加的快捷。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理員主要是通過(guò)目錄進(jìn)行查找，而且需要經(jīng)常性的去整理，在資料的查閱和搜索的過(guò)程中是比較慢的，但是，信息建設(shè)下的檔案管理將會(huì)更好的實(shí)現(xiàn)檔案的檢索功效，快速的滿足人們的工作需求。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

雖然檔案的信息化建設(shè)可以很大程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)快捷的資源共享，但是也在一定程度上也存在缺陷，因此，在日常實(shí)踐中，我們急需對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行適時(shí)的分析與總結(jié)，不斷地尋求改進(jìn)和突破，才能更好的實(shí)現(xiàn)信息化的企業(yè)檔案管理工作。

1.企業(yè)檔案管理沒(méi)有一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范，目前我國(guó)的相關(guān)文件對(duì)與檔案管理的工作雖然有出臺(tái)一些文件來(lái)引導(dǎo)，但是，這類(lèi)的規(guī)范是比較籠統(tǒng)的，并沒(méi)針對(duì)于企業(yè)檔案的信息建設(shè)而提出一些政策，而且每個(gè)企業(yè)的自身發(fā)展?fàn)顩r也是不一樣的，因此，急需要一些具體的和針對(duì)性的較強(qiáng)的法律規(guī)范來(lái)加以指導(dǎo)。

2.隨著電子檔案的不斷增多，大容量的電子儲(chǔ)存載體無(wú)法滿足現(xiàn)在的需求，這就在很大程度上要求我們精簡(jiǎn)文檔的內(nèi)容，這嚴(yán)重制約了我國(guó)的企業(yè)檔案信息化的程度，無(wú)法全面的展示出企業(yè)文化信息建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和資源共享的無(wú)法有效進(jìn)行，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)傳播比較迅捷，但是在企業(yè)信息建設(shè)中，企業(yè)檔案的管理是比較多樣性的，加載上設(shè)備更新的不及時(shí)的話，會(huì)致使這些電子檔案出現(xiàn)亂碼等現(xiàn)象，因而無(wú)法正常的識(shí)別和使用。各企業(yè)對(duì)于單位內(nèi)部的局域網(wǎng)的日常維護(hù)工作，沒(méi)有充分的予以重視，致使企業(yè)內(nèi)部資源共享的時(shí)候容易被竊取和入侵。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

1.建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理平臺(tái)。整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本要求。要實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，必須在檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化要求、應(yīng)用軟件的要求標(biāo)準(zhǔn)等方面都采取統(tǒng)一的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理平臺(tái)的整齊劃一，使檔案信息化管理平臺(tái)與其它信息系統(tǒng)能夠?qū)嵭幸惑w化數(shù)據(jù)采集，既保證了采集過(guò)程的完整性、及時(shí)性，又保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。此外，在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定上要考慮到檔案信息的種類(lèi)和范圍的不斷擴(kuò)展和變化特性，盡量適用比較廣泛的標(biāo)準(zhǔn)。

2.采用嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，對(duì)模塊的設(shè)計(jì)、內(nèi)容的選擇歸類(lèi)、應(yīng)用支持軟件的使用、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求、安全保護(hù)等方面都要采用統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形成部門(mén)和檔案保管部門(mén)要選用統(tǒng)一的或是可以兼容的應(yīng)用系統(tǒng)，對(duì)電子文件實(shí)行前端控制，保證企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件及時(shí)被捕捉，納入規(guī)范管理的范圍，實(shí)現(xiàn)電子文檔的一體化管理，提高檔案信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)庫(kù)信息的準(zhǔn)確、完整和真實(shí)性。

3.嘗試使用云存儲(chǔ)，提高電子文件存儲(chǔ)能力和服務(wù)。企業(yè)中電子文件的數(shù)量在急劇增加，歸檔和存儲(chǔ)壓力也越來(lái)越大，降低存儲(chǔ)成本，提高效率已經(jīng)成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。一方面，可以增加存儲(chǔ)介質(zhì)的容量，加大投入，這在一定程度上可以暫時(shí)解決問(wèn)題，但并不能從根本上解決問(wèn)題；另一方面，可以嘗試使用云存儲(chǔ)來(lái)緩解企業(yè)的電子文件存儲(chǔ)和利用服務(wù)的壓力。云存儲(chǔ)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、客戶端、應(yīng)用軟件和公共網(wǎng)絡(luò)接口協(xié)同工作，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類(lèi)型的存儲(chǔ)設(shè)備集合起來(lái)，共同提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)功能。

4.堅(jiān)持企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作為企業(yè)用戶服務(wù)的宗旨。提高服務(wù)能力和效率，服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作必須圍繞企業(yè)各項(xiàng)工作有效的開(kāi)展。一方面，在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中，要結(jié)合本單位利用檔案的實(shí)際情況來(lái)選擇利用率高、影響范圍廣和重點(diǎn)突出的檔案資源優(yōu)先數(shù)字化；另一方面，對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息資源要加大宣傳力度和宣傳范圍，積極宣揚(yáng)檔案信息化建設(shè)在服務(wù)利用方面便捷、快速和不受時(shí)間、空間等因素限制的優(yōu)勢(shì)，鼓勵(lì)企業(yè)的各部門(mén)利用網(wǎng)絡(luò)資源。

參考文獻(xiàn)：

[1]何燕寧.淺談企業(yè)檔案信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展.2010（11）