淺談如何加強房地產(chǎn)檔案管理工作

高琰

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，房地產(chǎn)經(jīng)濟也得到了突飛猛進的進步，目前的房地產(chǎn)交易越來越頻繁，房地產(chǎn)檔案利用需求增加。因此，房地產(chǎn)檔案的科學(xué)化、正規(guī)化管理勢在必行。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；檔案管理；工作分析

一、新形勢下房地產(chǎn)檔案的特點

房地產(chǎn)檔案的基本概念是指城市房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、變更登記等權(quán)屬管理活動中形成的，反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。

（一）房地產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產(chǎn)市場行為相當(dāng)活躍和頻繁。尤其隨著房地產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟新的增長點，房屋產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)了多元化的特征，房產(chǎn)抵押行為增多。這一時期，對于房地產(chǎn)交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產(chǎn)糾紛進行仲裁的主要依據(jù)。因此，房地產(chǎn)管理部門必須對這些產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，保障權(quán)屬結(jié)論與權(quán)利現(xiàn)狀的一致性，從而完成房地產(chǎn)檔案的動態(tài)管理。

（二）房地產(chǎn)檔案必須與房屋產(chǎn)權(quán)相對應(yīng)。也就是說有一份產(chǎn)權(quán)就會有一卷房地產(chǎn)檔案，且在辦理房地產(chǎn)交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產(chǎn)糾紛，以及城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產(chǎn)檔案的利用。

（三）房地產(chǎn)檔案管理的基本原則是屬地管理。根據(jù)此原則，各地房地產(chǎn)管理部門在對房地產(chǎn)進行管理的過程中對本地區(qū)的房地產(chǎn)檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區(qū)房地產(chǎn)市場混亂、房地產(chǎn)信息匱乏和產(chǎn)權(quán)管理無序等都可能由開發(fā)利用工作不到位而直接引發(fā)。

二、新形勢下房地產(chǎn)檔案的作用

為房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)的取得、滅失和合法變更的合法依據(jù)；為房地產(chǎn)交易服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是確認(rèn)房地產(chǎn)交易行為合法有效性的依據(jù)；為房地產(chǎn)糾紛仲裁服務(wù)。隨著住房商品化、私有化的轉(zhuǎn)變，房產(chǎn)抵押行為增多，房屋產(chǎn)權(quán)的多元化，使得房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢；為物業(yè)管理服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息是物業(yè)管理公司開展物業(yè)管理工作的依據(jù)；為城市建設(shè)服務(wù)。進行城市規(guī)劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產(chǎn)權(quán)屬檔案和現(xiàn)代化的圖形數(shù)據(jù)庫不僅能夠系統(tǒng)的反映公私房產(chǎn)的數(shù)量、面積、結(jié)構(gòu)等，可以及時地為建設(shè)部門提供各類數(shù)據(jù)，既節(jié)省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。

三、采取有效措施，依法加強房地產(chǎn)檔案管理

（一）做好前期控制。法律依據(jù)性要求房地產(chǎn)檔案必須真實準(zhǔn)確，完全符合事實。必須做好前期控制，規(guī)范好檔案資料的收集、整理工作，全面準(zhǔn)確地提供檔案信息。確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整。要依照檔案管理有關(guān)法規(guī)及有關(guān)業(yè)務(wù)的規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖、房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產(chǎn)狀況的信息資料。確保房地產(chǎn)檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關(guān)。要認(rèn)真審核當(dāng)事人的手續(xù)是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產(chǎn)權(quán)和涂改、偽造資料等違法現(xiàn)象，總之，應(yīng)確?！笆掷m(xù)完備、材料齊全、內(nèi)容真實”。檔案管理部門還應(yīng)把好歸檔關(guān)，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。

（二）建立動態(tài)管理機制，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作。房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性要求我們對房地產(chǎn)檔案進行動態(tài)管理，做到正確、完整、及時的完成因產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料，使房地產(chǎn)檔案能夠清晰、完整地反映房地產(chǎn)的真實信息。在房屋狀況發(fā)生變動時要再次進行實地測量，制作新的產(chǎn)籍平面圖，并計算相應(yīng)的面積，還要將房屋狀況發(fā)生變動的原因登記的相關(guān)的文件材料中；房屋滅失的，要進行現(xiàn)場勘查，同時將房產(chǎn)證收回注銷，并將之與原產(chǎn)權(quán)檔案放在一起。

（三）采用科學(xué)的管理方法和先進的管理手段管理房地產(chǎn)檔案。數(shù)量巨大、使用頻繁是房地產(chǎn)檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術(shù)手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。

（四）重視對檔案利用者的研究，全面搞好開發(fā)利用。房地產(chǎn)檔案的區(qū)域壟斷性要求我們?nèi)娓愫脤ζ涞拈_發(fā)利用工作。但在實際工作中，房地產(chǎn)的開發(fā)利用工作不同程度的存在著提供利用方式單一、被動，編研成果數(shù)量少，編研效果不理想等缺點。而要徹底改變這種狀況，必須做好以下幾個方面的工作。完善開發(fā)利用機制。同其他文書、檔案相比，除確認(rèn)產(chǎn)權(quán)歸屬外，房地產(chǎn)檔案開發(fā)利用工作很難在短期內(nèi)看出實效，主要是受房地產(chǎn)信息系統(tǒng)性、連續(xù)性特點的影響。開發(fā)的過程就是使其系統(tǒng)性、連續(xù)性不斷的完善。信息量在開發(fā)過程中呈梯增狀態(tài)，因此必須建立起穩(wěn)定的開發(fā)利用保障機制，使開發(fā)利用工作保持經(jīng)?；⒁?guī)范化的狀態(tài)；領(lǐng)導(dǎo)機制。房地產(chǎn)管理部門負責(zé)人必須正確認(rèn)識房地產(chǎn)檔案管理的作用，在關(guān)注市場管理、產(chǎn)管管理的同時，關(guān)注檔案的開發(fā)利用，并定期檢查指導(dǎo)檔案開發(fā)利用相關(guān)的各項工作，對開發(fā)利用中存在的問題及時解決，保證房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作高效運行；投入機制。在房地產(chǎn)檔案管理工作中，除調(diào)閱檔案進行產(chǎn)權(quán)確認(rèn)外，其它工作大部分屬于研究性工作，對人力和物力的消耗量很大，因此，要建立起穩(wěn)定的投入機制。一方面提供必要的資金和設(shè)備，一方面配備專職人員，使開發(fā)利用工作能夠獲得足夠的“養(yǎng)份”，為“產(chǎn)出”打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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