市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案管理的探討

張福民

[摘 要]企業(yè)的變化相應(yīng)地給企業(yè)檔案管理提出了新的內(nèi)容與要求，如何使企業(yè)的檔案管理適應(yīng)新形勢，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，這是企業(yè)檔案目前應(yīng)認(rèn)真研究探討的一個問題，筆者結(jié)合自己的工作實踐，就此談點粗淺的看法。

[關(guān)鍵詞]市場經(jīng)濟條件；檔案管理；探討

一、抓好企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，是企業(yè)檔案管理的關(guān)健

一個好的企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽和質(zhì)量，質(zhì)量的優(yōu)劣靠的是企業(yè)管理。企業(yè)管理的好壞與領(lǐng)導(dǎo)決策、市場信息、職工的道德素質(zhì)與文化修養(yǎng)有直接的關(guān)系，這個關(guān)系處理的好，將推動企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)的發(fā)展決定著管理水平的提高，管理水平的提高必然形成大量的文件資料，如管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人事任免、法律法規(guī)等，這些資料在企業(yè)管理中起著一定的促進(jìn)作用。如果配備的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理不善，將會給企業(yè)帶來不可估量的損失。特別是當(dāng)前面臨著企業(yè)的改革、市場的競爭，檔案管理更是企業(yè)發(fā)展的依據(jù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是新形勢下提高企業(yè)管理水平的需要，也是檔案工作的需要。

（一）重理論學(xué)習(xí)

當(dāng)今世界科技發(fā)展日新月異，世界發(fā)達(dá)國家己進(jìn)入知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案工作者要想跟上發(fā)展的潮流，就必須用現(xiàn)代知識武裝自己，做“知識”的富有者，在學(xué)習(xí)中不斷給自己充電，成為本專業(yè)行家能手。

（二）檔案工作者要相互學(xué)習(xí)，取長補短

所謂“寸有所長，尺有所短”、“三人行，必有我?guī)煛保褪沁@個道理。檔案工作是一門學(xué)問，要想學(xué)深學(xué)透，深入研究，做好檔案工作的跟蹤服務(wù)，就要學(xué)會用別人的長處補自己的短處?！膀E馬能歷險，耕田不如牛”，“堅車能載重，渡河不如舟”，在學(xué)習(xí)和工作中，各人都有自己的長處，如果認(rèn)為自己總比別人強，整天不學(xué)無術(shù)，閉門造車，終究會落后于他人，也難以干好自己的本職工作。所以，工作中同行之間也要相互學(xué)習(xí)，這樣才能不斷提高自己的專業(yè)水平，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。

（三）知識面要廣博，業(yè)務(wù)素質(zhì)要高

面對信息時代的今天，必須以理智和清醒的態(tài)度審視自己所從事的工作，不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，擴大知識面，提高自身的綜合文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高駕馭新技術(shù)的能力，以適應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求，勇敢地接受信息技術(shù)發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。

二、抓好科技檔案的管理提高企業(yè)檔案工作管理

在科技飛速發(fā)展，產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代的今天，科技的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的研究、論證、推廣，在發(fā)展過程中都要形成大量的科技資料與圖紙，這部分資料在生產(chǎn)應(yīng)用中都將發(fā)揮不可替代的作用，它可以作為發(fā)展技術(shù)，提高產(chǎn)品質(zhì)量的參考資料，它是企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，創(chuàng)出品牌，占領(lǐng)市場的重要組成部分，起保護(hù)產(chǎn)權(quán)的作用。所以，科技檔案在企業(yè)管理中占有重要位置.應(yīng)重點保存好。為此，在整理科技檔案時.認(rèn)真細(xì)致地把重點工程的圖紙及文字資料收集齊全、分類清楚、組卷合理，便于查找利用。工作中形成的大量圖紙.在整理中我們都一式兩份進(jìn)行保管，每年利用率達(dá)到90%以上，這樣防患于未然，為查找利用奠定了監(jiān)視的基礎(chǔ)。有了科技檔案作保證，檔案的管理水平也隨之得到了提高，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展。所以，抓好科技檔案管理，為企業(yè)生產(chǎn)搞好服務(wù)，才能進(jìn)一步強化和提高企業(yè)科技的創(chuàng)新能力。加快企業(yè)的整體市場競爭能力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（一）加強學(xué)習(xí)，更新觀念

開發(fā)檔案信息資源，必須加強檔案信息基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)，并結(jié)合實際工作，樹立市場經(jīng)濟觀念。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的進(jìn)步，各項工作迫切要求決策科學(xué)化，這就需要決策者具備相應(yīng)的科學(xué)知識和決策能力，依靠科學(xué)的決策技術(shù)，掌握完整準(zhǔn)確的信息。由此可見，檔案信息與科學(xué)決策有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，它是處于基礎(chǔ)地位。更新觀念，首先應(yīng)改進(jìn)傳統(tǒng)的檢索手段，以現(xiàn)代化方法取代傳統(tǒng)的檢索模式，以微機檢索為主干，進(jìn)行區(qū)域檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理，以實現(xiàn)檔案信息利用途徑的轉(zhuǎn)移。其次是提高開發(fā)研究檔案的能力和水平，向社會提供經(jīng)過編研加工后可利用的總信息，以減少利用考查耗時，從而提高檔案的整體形象，使鮮明的特點和獨有的多重功能發(fā)揮得更趨完善。

（二）建立多層次企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

在企業(yè)內(nèi)部實行部門之間的聯(lián)系，相互配合、協(xié)調(diào)，通過信息知識傳遞，及時收集反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)的基本數(shù)據(jù)、原始記錄等資料。在企業(yè)外部實行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，一方面進(jìn)行縱向聯(lián)系，就是同行之間建立起互通、互補檔案信息的新型聯(lián)系，隨時溝通同行業(yè)檔案工作動態(tài)；另一方面進(jìn)行橫向聯(lián)系，就是要與各類企業(yè)保持聯(lián)系互傳檔案信息，從單一的信息向綜合性的方面拓寬。只有做到這一點，才能為企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供強有力的保障。做好這項工作，一是采用計算機技術(shù)。從近幾年計算機用于檔案管理的實際數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和聯(lián)合數(shù)據(jù)情況來看，有關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)制定網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案信息資源共享的規(guī)范約定，編制各類檔案信息資源共享聯(lián)合數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和現(xiàn)代化通訊技術(shù)的成就，使企業(yè)界和社會公眾能及時有效地獲得所需檔案信息，從而實現(xiàn)大范圍的檔案信息共享。只有這樣才能避免和解決檔案信息“孤島”問題。二是積極征訂儲存各方面的信息資料。企業(yè)要走向市場，占領(lǐng)市場，就必須抓信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

（三）加強檔案編研工作，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

開展檔案編研工作，是深層次開發(fā)企業(yè)檔案信息資料，主動為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的一個重要過程。為更好地適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，檔案編研工作應(yīng)面向經(jīng)濟、貼近現(xiàn)實，有針對性地向單位推出一批選題新穎，實用性強的編研成果。

三、結(jié)論

市場經(jīng)濟條件下，加強企業(yè)檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù).順應(yīng)改革開放的大潮，在管理上狠下功夫，在服務(wù)上大做文章，緊緊圍繞市場經(jīng)濟的總體要求，大膽地探索出市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案工作的新思路、新方法.使檔案工作更貼近現(xiàn)實，更好地為經(jīng)濟建設(shè)各項工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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