電子文件與紙質(zhì)檔案在管理保護(hù)技術(shù)上的差異

敬琦

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子技術(shù)開(kāi)始引入到檔案管理過(guò)程中，電子文檔逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位。但是電子文檔與紙質(zhì)檔案之間存在哪些差異？?jī)煞N文檔在管理和保護(hù)過(guò)程中存在哪些不同？本文立足文件檔案管理實(shí)踐探討在檔案管理過(guò)程中如何差別管理電子文件和紙質(zhì)檔案。

[關(guān)鍵詞]電子文件；紙質(zhì)檔案；管理技術(shù)；差異

為了進(jìn)一步滿(mǎn)足我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)也得到了極大的發(fā)展。隨著新技術(shù)的運(yùn)用，檔案管理方式也發(fā)生了極大的變化，出現(xiàn)了電子文件等新型檔案形式。但是在管理過(guò)程中必須要探討電子文件和紙質(zhì)檔案之間的差別，合理規(guī)劃?rùn)n案管理方式，取長(zhǎng)補(bǔ)短，這樣才能真正提高我國(guó)檔案管理水平。

一、存在載體壽命上的差別

紙質(zhì)檔案與電子檔案之間存在極大差異，特別是在載體的壽命方面。決定紙張壽命長(zhǎng)短的主要是纖維素的性質(zhì)。在一定條件下，纖維素會(huì)發(fā)生變化，比如在高溫、氧化劑、酸、高濕等環(huán)境下字跡會(huì)出現(xiàn)擴(kuò)散問(wèn)題。所以在保護(hù)紙質(zhì)文件時(shí)需要防止這兩種化學(xué)問(wèn)題，這樣就可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間。

與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的主要載體是光盤(pán)和磁性物質(zhì)。而這兩種載體的主要支持體是由聚酯底基構(gòu)成的，這種物質(zhì)會(huì)產(chǎn)生靜電，導(dǎo)致光盤(pán)出現(xiàn)卷曲或者變形。在電子文件的磁粉與底基之間由粘合劑連接，這種物質(zhì)很容易出現(xiàn)脫落、熱脹冷縮、發(fā)霉等問(wèn)題，這就會(huì)使得信息受到損害，使檔案信息消失。

二、環(huán)境條件對(duì)其影響的差別

1、溫度和濕度對(duì)文檔管理影響的差別

無(wú)論是電子文件還是紙質(zhì)檔案都會(huì)受到溫度與濕度的影響。一般在高溫高濕的情況下，紙質(zhì)文檔很容易出現(xiàn)氧化現(xiàn)象或者是水解現(xiàn)象，這就會(huì)大大降低紙張的強(qiáng)度，導(dǎo)致自己出現(xiàn)擴(kuò)散問(wèn)題。這種環(huán)境很容易縮短紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間，降低文件使用壽命。但是與紙質(zhì)文件相比，高溫高濕對(duì)電子文件的影響卻是不同的。如果電子文件所處的環(huán)境溫度過(guò)高或者濕度過(guò)高，很容易造成聚酯底基出現(xiàn)膨脹或者變形問(wèn)題。

2、灰塵對(duì)文檔管理影響的差別

在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，灰塵是破壞文檔質(zhì)量的重要因素，灰塵過(guò)多會(huì)造成紙張破損，在紙張上出現(xiàn)霉斑或者是色斑。雖然這些問(wèn)題會(huì)損害文檔信息，但是只要通過(guò)相應(yīng)的方式進(jìn)行修復(fù)，就可以恢復(fù)信息，延長(zhǎng)紙張壽命。但是在電子文檔管理過(guò)程中，一旦電子文檔載體受到灰塵的影響，就很難將損壞的文件進(jìn)行修復(fù)。在灰塵中含有有機(jī)酸和霉菌分泌的酶，這些物質(zhì)會(huì)導(dǎo)致信息丟失，不能正常在計(jì)算機(jī)中讀取。所以，在管理電子文件時(shí)，要對(duì)灰塵管理起到足夠的重視，并且要采取有效措施防止灰塵對(duì)文檔的影響。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)文檔管理影響的差別

在紙質(zhì)檔案過(guò)程中機(jī)械振動(dòng)和磁場(chǎng)不會(huì)影響檔案管理，但是這兩個(gè)因素卻對(duì)電子文檔管理產(chǎn)生重要影響，會(huì)破壞電子文檔，導(dǎo)致其出現(xiàn)消磁或者是磁化現(xiàn)象。一般情況下，電子文件是以光盤(pán)、磁性物質(zhì)為載體的，其中磁性物質(zhì)會(huì)受到外界磁場(chǎng)的影響，很容易出現(xiàn)磁化、消磁現(xiàn)象，從而破壞文檔中所記錄的信息。因此，在管理電子文檔時(shí)要盡量避免外界磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。

4、光線(xiàn)以及有害氣體對(duì)文檔管理影響的差別

在文檔管理過(guò)程中，光線(xiàn)和有害氣體會(huì)產(chǎn)生重要影響。對(duì)于紙質(zhì)文檔，在管理過(guò)程中很容易發(fā)生氧化或者是水解現(xiàn)象，這就會(huì)大大降低紙張的強(qiáng)度，縮短檔案使用時(shí)間。而對(duì)于電子文件，有害氣體和光線(xiàn)會(huì)產(chǎn)生更嚴(yán)重的影響，尤其是紫外線(xiàn)會(huì)對(duì)電子文件產(chǎn)生巨大的破壞。在一定環(huán)境下，會(huì)導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)腐蝕、基帶老化、磁粉脫離等現(xiàn)象，從而使文件丟失。所以在管理檔案時(shí)，要有效防止光線(xiàn)和有害氣體對(duì)文檔的危害。

三、技術(shù)壽命上存在的的差別

在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，只要將檔案信息記錄到載體上就可以脫離技術(shù)手段和書(shū)寫(xiě)方式，新技術(shù)的發(fā)展對(duì)紙質(zhì)檔案的使用壽命影響較小，影響紙質(zhì)檔案壽命的主要是媒介因素和環(huán)境因素。在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，只要注意環(huán)境條件，控制溫度和濕度，防止化學(xué)反應(yīng)影響，避免天災(zāi)人禍就可以長(zhǎng)期保存，延長(zhǎng)檔案壽命。

但是電子文件在管理過(guò)程中始終都不能離開(kāi)技術(shù)，技術(shù)發(fā)展直接關(guān)系著電子文檔的使用壽命。因?yàn)殡娮游募?duì)計(jì)算機(jī)有較高的依賴(lài)性，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展直接關(guān)系著電子文檔的使用。所以一旦技術(shù)發(fā)生變化，就可能導(dǎo)致載體上的信息無(wú)法獲取，導(dǎo)致檔案信息丟失。所以對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)也是危害檔案管理的重要因素。

四、信息保護(hù)過(guò)程存在的差別

在保護(hù)紙質(zhì)檔案時(shí)，最主要的目標(biāo)就是盡可能延長(zhǎng)紙張的使用壽命。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是將載體和信息結(jié)合在一起的方式，只有保護(hù)好紙張的形態(tài)，才能保存好文字信息。但是在管理電子文件時(shí)，電子文件的信息和載體可以分離，即使載體完好，信息也可能遭到破壞，比如電腦病毒等問(wèn)題就會(huì)對(duì)檔案信息造成極大的破壞。所以在保護(hù)電子文檔時(shí)不僅要保護(hù)載體的安全性，還要盡可能避免其他因素對(duì)信息的危害。

所以在電腦上應(yīng)該按照防火墻技術(shù)、數(shù)字水印法、數(shù)據(jù)加密法以及數(shù)字時(shí)間印章法等技術(shù)，這樣才能防止病毒對(duì)電子文檔的損害，有效保障電子信息不受損害，確保電子信息的真實(shí)性。隨著技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息的保護(hù)力度逐漸增強(qiáng)，電子信息安全性得到了進(jìn)一步的提高。這對(duì)電子檔案管理工作的開(kāi)展起到了重要的促進(jìn)作用。

五、總結(jié)

隨著技術(shù)的快速發(fā)展，越來(lái)越多新材料和新技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中。盡管這些新材料在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮了重要作用，但是對(duì)于新材料檔案管理工作也提出了更高要求。在管理過(guò)程中要全面區(qū)分電子文件與紙質(zhì)檔案之間存在的差異，了解電子檔案存在的缺點(diǎn)，確定相應(yīng)的檔案管理方法。這樣才能真正保證檔案信息的安全性，延長(zhǎng)檔案信息使用時(shí)間，提高檔案管理水平，滿(mǎn)足我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭雪琴.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].呂梁高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào).2010（03）

[2]石華.采用二維條碼技術(shù)永久保存電子文件研究[J].梧州學(xué)院學(xué)報(bào).2008（06）