紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

王靜

[摘 要]信息時代中信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，信息時代環(huán)境下人們的生活方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式等都產(chǎn)生了巨大的變化。檔案管理工作也越來越趨向于電子化、網(wǎng)絡(luò)化，趨向于利用現(xiàn)代信息技術(shù)。電子檔案管理方式就在信息時代環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生了。但是對于我國傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理方式的出現(xiàn)怎樣才能很好的進(jìn)行二者融合，就成為當(dāng)下檔案管理工作中的一大難題了。只有將二者充分進(jìn)行融合，發(fā)揮出二者各自的優(yōu)勢，才能進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計(jì)算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

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