辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用研究

王宇飛　徐秀英　高志國

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理也逐漸進(jìn)入了辦公自動化的階段。辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用不僅使檔案管理的工作效率得到了極大的提升，還實現(xiàn)了檔案文件和文字信息的交流與共享，使文件傳遞的安全性和速度也大幅提高。但文書檔案管理的辦公自動化也削弱文件的保密性，并提高了對檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求。因此，在文書檔案管理辦公自動化的新時代，要積極采取有效的措施來解決文書檔案管理中存在的問題，以促使文書檔案管理水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 文書檔案管理 應(yīng)用 優(yōu)點 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（c）-0191-01

文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)以及問題處理等各個方面進(jìn)行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書檔案的管理工作也逐漸進(jìn)入了一個新的發(fā)展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)來準(zhǔn)確、迅速地對文書檔案信息進(jìn)行處理，進(jìn)而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發(fā)展中要加快管理設(shè)備的硬件建設(shè)，并通過有效的措施來增強(qiáng)文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。

1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題

1.1 電子文件的保密性受到削弱

與紙質(zhì)文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內(nèi)容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據(jù)文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性造成了嚴(yán)峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高

電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術(shù)性和專業(yè)性結(jié)合較強(qiáng)的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養(yǎng)，還要熟練掌握數(shù)據(jù)通訊技術(shù)或計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，并且熟悉傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論、技術(shù)和方法，從而以高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。

2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施

辦公自動化在文書檔案管理中的有效應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。

2.1 積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善

文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)、電子計算機(jī)以及其他各種類型的數(shù)字化設(shè)備，因此，積極進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)，改善文檔管理的硬件環(huán)境，才能促使工作人員更積極地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)，從而實現(xiàn)文檔管理技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，促使檔案管理水平的提高。

2.2 加強(qiáng)對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局

辦公自動化內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離是保證網(wǎng)絡(luò)安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進(jìn)入文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)。第二層是利用防火墻來進(jìn)行有效地隔離防護(hù)。一般來說，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻大都具有認(rèn)證機(jī)制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網(wǎng)絡(luò)攻擊的相關(guān)檢測和告警；對經(jīng)過防火墻的活動和信息內(nèi)容進(jìn)行記錄；封堵一些被禁止的業(yè)務(wù)；對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的某些訪問行為進(jìn)行管理。通過這樣的方法不僅能夠?qū)ξ臋n信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。

2.3 促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合

檔案管理人員的現(xiàn)代化是促使檔案管理辦公自動化實現(xiàn)的重要保證。傳統(tǒng)文檔管理模式的長期沿用使得當(dāng)前的檔案管理存在著工作人員的現(xiàn)代技術(shù)水平較低或者是技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得進(jìn)行檔案管理的一些現(xiàn)代化設(shè)備并不能得到良好的應(yīng)用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強(qiáng)憂患意識和時代精神，認(rèn)清時代發(fā)展的形式，通過培訓(xùn)或?qū)W習(xí)來積極掌握傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論，技術(shù)和方法等專業(yè)技能，同時還要不斷提高對數(shù)據(jù)通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)等的掌握能力，以實現(xiàn)自身現(xiàn)代化和專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。

2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性

電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進(jìn)行：（1）采用縮微技術(shù)把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉(zhuǎn)成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內(nèi)容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現(xiàn)文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強(qiáng)對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質(zhì)文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離，以增強(qiáng)文檔的保密性。

加強(qiáng)文書檔案管理的高效化是時代發(fā)展的必然趨勢，其管理水平的高低直接關(guān)系著文檔資料能否得以完整的保存，同時，文書檔案能否得到全面科學(xué)化的管理是新時期衡量企事業(yè)單位檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，相關(guān)部門必須要加強(qiáng)對文檔管理工作的重視，注意培養(yǎng)和提高檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化各部門之間的合作與交流，從而促使文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和安全化的實現(xiàn)。

此外，檔案管理部門還要積極進(jìn)行硬件建設(shè)，加強(qiáng)對系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的合理布局，并通過硬件環(huán)境的改善和檔案管理安全性的提高來強(qiáng)化我國文檔管理的水平，確保文檔管理工作的健康化、正規(guī)化發(fā)展，并為實現(xiàn)良好的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益提供保障。

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