淺析基于ERP下企業(yè)內(nèi)部控制的研究

鄧昊

【摘 要】隨著我國網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化企業(yè)都紛紛開始進(jìn)行信息化建設(shè)。作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用也越來越廣泛。同時(shí)，現(xiàn)代化企業(yè)對內(nèi)部控制的重視度也越來越高。本文就在這種環(huán)境需愛，將ERP對加企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用和優(yōu)化內(nèi)部控制的有效措施進(jìn)行了具體論述。

【關(guān)鍵詞】ERP；企業(yè)內(nèi)部控制；作用；優(yōu)化措施

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善和加強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)部控制所發(fā)揮的作用也越來越重要。而ERP除了是一種計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)之外，更是一種新型的管理思想和管理模式。因?yàn)镋RP系統(tǒng)具有集成化等特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的現(xiàn)代化控制創(chuàng)造了有利條件。本文就以ERP系統(tǒng)對加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用出發(fā)，對如何運(yùn)用ERP系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化提出了幾點(diǎn)個(gè)人看法。

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP就是企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，這一概念最早是由美國一家知名咨詢公司在上個(gè)世紀(jì)90年代所提出的。ERP系統(tǒng)對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)進(jìn)行了創(chuàng)新，徹底改變了企業(yè)部門內(nèi)部的獨(dú)立工作方式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理和業(yè)務(wù)之間的合作管理。作為一種信息管理系統(tǒng)，ERP具有兩大特點(diǎn)，第一點(diǎn)就是信息的集成度非常高，第二點(diǎn)就是了可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的在線管理。只要企業(yè)能夠科學(xué)運(yùn)用ERP系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化，獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

二、運(yùn)用ERP優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的策略

要充分發(fā)揮ERP對控制方式、手段、模式和范圍的優(yōu)化作用，首先就必須加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的集成性，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)還必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新組合，這是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控最重要的措施。另外，加強(qiáng)系統(tǒng)平臺的建設(shè)則是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控優(yōu)化的主要保障。下面，我們就從上述的三個(gè)方面對優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的策略進(jìn)行具體論述。

1.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的集成建設(shè)

在傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)中，每個(gè)部門都具有一定的獨(dú)立性，使得企業(yè)的信息系統(tǒng)中每個(gè)部門都成為一個(gè)“信息孤島”，控制信息很可能是來自不同的信息系統(tǒng)。這種信息模式不僅會影響信息的準(zhǔn)確性，還會造成信息的重復(fù)采集和反復(fù)核對，影響效率，增加企業(yè)的控制成本。而且再加上財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系不夠密切，所以對企業(yè)資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的同步運(yùn)行造成了極大的影響，各部門都不能及時(shí)獲取所需要的信息，也無法和其他部門進(jìn)行有效溝通，最終就會影響企業(yè)對業(yè)物流程控制的有效性。

要想有效解決上述問題，就必須首先完善ERP系統(tǒng)的集成建設(shè)，因?yàn)樵撓到y(tǒng)最大的優(yōu)勢就是可以實(shí)現(xiàn)信息的一體化管理，消除信息孤島。在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)的所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是緊密相連的，共同構(gòu)成了一個(gè)完整的供應(yīng)鏈。在這個(gè)整體的鏈條中，不僅可以實(shí)現(xiàn)對資金流、信息流的及時(shí)流動(dòng)，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，加強(qiáng)不同部門之間的信息溝通，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的自動(dòng)控制。

2.對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新組合

這一工作的成敗直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)集成化建設(shè)的效果。從企業(yè)內(nèi)部控制的本質(zhì)來說，它的自我完善過程就是流程建設(shè)和執(zhí)行的過程，內(nèi)部控制只有按照規(guī)定的流程來完成，才能充分發(fā)揮其對企業(yè)建設(shè)的重要作用。所以，企業(yè)業(yè)務(wù)流程的充足質(zhì)量將對企業(yè)內(nèi)部控制的水平產(chǎn)生重要影響。在對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新組合時(shí)，可以按照下列步驟來進(jìn)行。

首先，從企業(yè)的實(shí)際需求和內(nèi)部控制的目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合信息化技術(shù)特點(diǎn)來進(jìn)行重組，精簡多余環(huán)節(jié)，保證新建的流程既符合企業(yè)發(fā)展的需求，又能滿足內(nèi)部控制對效率的要求。

其次，對流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。這里又可以分為四個(gè)步驟：（1）根據(jù)客戶和供應(yīng)商的需求來確定具體的控制點(diǎn)，恰到好處的實(shí)現(xiàn)對信息的控制，避免遺漏信息和信息多余現(xiàn)象的發(fā)生。（2）在可執(zhí)行的地方設(shè)置控制點(diǎn)，降低企業(yè)內(nèi)部控制的成本。（3）明確每個(gè)控制點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人的責(zé)任追究制。（4）將每個(gè)控制點(diǎn)的控制方法納入到流程管理中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化控制。

最后，對企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，并不斷完善企業(yè)的規(guī)章制度。在對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新組合的基礎(chǔ)上對原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，重新設(shè)置企業(yè)的工作崗位，進(jìn)一步明確崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)分工合作，讓企業(yè)的各種規(guī)章制度規(guī)范化和合法化。

3.建立統(tǒng)一的ERP信息控制平臺

在現(xiàn)代化信息的基礎(chǔ)上，企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)來加強(qiáng)內(nèi)部控制，不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)和資源的高效共享，還能實(shí)現(xiàn)合作分工，讓原來各自獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)即成為互相協(xié)調(diào)的企業(yè)信息系統(tǒng)，滿足用戶對信息全面性和一致性的需求。由于控制和信息是不可分的，信息是控制的依據(jù)和基礎(chǔ)，控制離不開信息的交換和反饋，沒有信息，控制就失去了依據(jù)。基于這個(gè)平臺，有助于企業(yè)內(nèi)每一個(gè)員工都被明確地賦予在內(nèi)部控制中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，并且通過信息和溝通系統(tǒng)，使每一個(gè)人都能順暢地獲取他們在執(zhí)行、控制經(jīng)營過程中所需要的信息，并交換這些信息。

三、結(jié)束語

綜上所述，筆者首先對ERP系統(tǒng)進(jìn)行了簡要介紹，然后從該系統(tǒng)對加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的作用出發(fā)，從加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的集成建設(shè)、對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新組合和建立統(tǒng)一的ERP信息控制平臺等三個(gè)方面，對利用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制優(yōu)化的策略進(jìn)行了全面細(xì)致的分析，希望可以為大家提供參考意見。

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