企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)人性化

溫寧寧

隨著信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，各類管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、安全管理等各方面，為企業(yè)發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持，已成為企業(yè)信息化建設(shè)的一個重要組成部分。該文從分析現(xiàn)今一些應(yīng)用系統(tǒng)存在的問題入手，結(jié)合工作實際，闡述了好的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具有的特性，以及應(yīng)用系統(tǒng)人性化設(shè)計的重要性。

當(dāng)今社會的高度信息化、數(shù)字化，使得各類應(yīng)用系統(tǒng)成為企業(yè)管理不可或缺的一部分，并且發(fā)揮著重要的作用，推進企業(yè)管理的信息化建設(shè)進程。

企業(yè)使用各類管理應(yīng)用系統(tǒng)的目的是通過高效的信息處理技術(shù)為企業(yè)服務(wù)，旨在幫助使用者提高工作效率。應(yīng)用系統(tǒng)不應(yīng)只是計算機語言代碼堆碼而成的程序架構(gòu)，而應(yīng)是一個“有血有肉”的“活”的有機體，能夠與使用者“對話”、“交流”。而現(xiàn)今部分應(yīng)用系統(tǒng)存在一些共性問題：

功能性差。系統(tǒng)龐大、功能涵蓋廣，部分功能使用率低、甚至長期不被使用；功能分類布局不合理。菜單設(shè)置功能性差或?qū)蛹壎?，不便查找所需相關(guān)功能；可操作性差。具體業(yè)務(wù)操作界面復(fù)雜、不直觀，輸入、選擇性項目羅列過多，既不實用，而且增加頁面負擔(dān)、影響視覺效果、增加操作難度；錯誤提示信息或幫助信息不明確。言之無物、不具針對性，或是語言專業(yè)性強、不易理解，起不到提示或幫助作用。

由于工作分工不同，每個應(yīng)用系統(tǒng)的使用群體不盡相同。只有那些與工作和職業(yè)習(xí)慣契合度高的應(yīng)用系統(tǒng)適用性才越強，使用起來才更得心應(yīng)手，才能真正提高辦公效率。

例如使用較為廣泛的人力資源管理系統(tǒng)，雖因開發(fā)商和具體客戶需求的不同，版本眾多，界面設(shè)計和操作上也不盡相同，但基本功能大體相似。一般都包括人事、薪資、考核、培訓(xùn)以及相應(yīng)的查詢和統(tǒng)計等功能。同樣是實現(xiàn)相似的功能，不同系統(tǒng)的實用性卻差別甚大。有的系統(tǒng)用起來得心應(yīng)手，有的用起來卻相當(dāng)蹩腳。一套好的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該是使用者的得力助手，而不是增加他們的使用負擔(dān)，應(yīng)該不僅能夠使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性高、信息保存完整，而且方便查詢和統(tǒng)計分析，大大提高工作效率和質(zhì)量。

使用者對基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)進行維護，為系統(tǒng)運行的準(zhǔn)確性提供前提保證，而系統(tǒng)也應(yīng)最大限度地解放使用者的大腦，為使用者提供及時的信息反饋。就拿最基本的工資核算業(yè)務(wù)來說，月崗位工資數(shù)據(jù)變化很大程度上是由于晉檔原因，對于系統(tǒng)使用者來說應(yīng)該只需要維護好上次晉檔日期這一基數(shù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)則應(yīng)智能地在每次工資運算前對當(dāng)月需晉檔人員進行篩選。

再如一些勞動合同續(xù)簽日期或是退休日期等信息，都具有一定的時限性，提醒功能在這些業(yè)務(wù)處理中同樣起到重要的作用，應(yīng)該選擇合理的時間提前量，并在提醒日期到來時，以郵件或是提示信息的方式告之，輔助工作人員，降低業(yè)務(wù)疏漏的機率。

然而這些看似最人性化、最基本的功能在一些設(shè)計精良、功能龐大的系統(tǒng)中卻往往沒有，使用者的整個使用過程都在迎合設(shè)計者的思路，按照設(shè)計者的使用構(gòu)想去操作系統(tǒng)，其中不免有與工作實際脫節(jié)的現(xiàn)象。

也有一些應(yīng)用系統(tǒng)操作流程繁瑣，對于本來工作流程明晰、操作者駕輕就熟的業(yè)務(wù)，用系統(tǒng)實現(xiàn)起來卻很是麻煩，徒增使用者的工作負擔(dān)，該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來源只是為了用系統(tǒng)去完成操作而使用系統(tǒng)，何談效率。能在一個界面或通過一個系統(tǒng)完成的工作程序，不要安排在多個界面或多個系統(tǒng)之間往復(fù)切換，既不便于操作也會增加錯誤機率。

使用者需要的不是一個看似功能強大、無所不能的系統(tǒng)，而是一個能切實滿足工作需求的、實用的人性化系統(tǒng)。這就要求企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)在重視系統(tǒng)功能的全面性、開發(fā)技術(shù)的先進性的同時，更要注重系統(tǒng)在使用上的性能，最大限度地滿足使用者的需求。

盡管由于系統(tǒng)使用者業(yè)務(wù)能力、工作習(xí)慣、計算機操作熟練程度的不同，使其對于系統(tǒng)功能的需求、系統(tǒng)性能的判定不盡相同。但一般說來，普遍認為良好的系統(tǒng)具有如下特性：

好的視覺效果。人機界面舒適、友好，結(jié)構(gòu)布局科學(xué)、合理，減少操作者的視覺疲勞。切忌操作屏幕使人眼花繚亂，其實簡單的界面同樣能彰顯強大的功能。操作者經(jīng)常使用的功能在系統(tǒng)中要直觀、易于找到，方便用戶根據(jù)業(yè)務(wù)操作習(xí)慣設(shè)置功能收藏，使功能一目了然。藏得很深的功能不容易被發(fā)現(xiàn)，使用率也會大大降低。

易學(xué)習(xí)性。操作或處理的錯誤提示信息要明確，無需過多的參考使用說明書和參加培訓(xùn)。具有良好的幫助系統(tǒng)。

易操作性。易操作的系統(tǒng)讓用戶可以很容易上手使用，帶來流暢自然的操作感受。數(shù)據(jù)輸入快捷，合理的默認值和可選項的預(yù)先設(shè)定，避免了過多的手工操作。操作執(zhí)行的過程和結(jié)果要有反饋，操作提示易于理解。

功能精煉。太多的功能，可能使操作者無所適從。功能要與工作實際保持較高的契合度。系統(tǒng)各項功能應(yīng)處于高利用率，利用率低、甚至無人問津的功能無疑是整個系統(tǒng)設(shè)計的敗筆。當(dāng)然核心業(yè)務(wù)的處理能力不夠也會使用戶的滿意度下降，要合理地規(guī)劃和平衡易用性與功能性。功能越多并不代表系統(tǒng)越強大。

現(xiàn)代企業(yè)離不開信息化管理，只能人性化的應(yīng)用系統(tǒng)更能助力企業(yè)管理，加速企業(yè)管理的現(xiàn)代化進程。

（作者單位：中國石油天然氣股份有限公司遼陽石化分公司總經(jīng)理辦公室）