計算機軟件在企業(yè)管理中的運用

張姝

摘 要：隨著日新月異的科技發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已經(jīng)逐步被淘汰，隨之而來的是計算機軟件在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用。計算機軟件使企業(yè)體驗著自動化的辦公，它的出現(xiàn)精簡了辦公人員設置，節(jié)約了不必要的開支，同時也加快了辦公效率，使企業(yè)管理發(fā)展得到空前的進步。本文通過傳統(tǒng)企業(yè)管理的缺陷來著重分析現(xiàn)代自動化企業(yè)管理的積極影響以及必要性，并提出進一步完善的自動化辦公的方法與建議。

關鍵詞：計算機；企業(yè)；管理

一、計算機軟件介紹

計算機的誕生和發(fā)展促進了人類社會的繁榮和發(fā)展，在一個知識至上的時代，計算機作為信息的載體扮演至關重要的角色。在行政機關、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，通過采用一系列現(xiàn)代化的辦公技術來改變傳統(tǒng)的低效率的手工辦公模式，使企業(yè)人員及時地分享信息，從而達到提高行政效率的目的，也就是所謂的辦公自動化。辦公自動化（office automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機結合起來的一種新型的辦公模式?？梢詢?yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調(diào)整管理機制，在提高效率的基礎上，強化決策的一致性。而一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準，計算機軟件則是辦公自動化的核心。計算機軟件是指計算機系統(tǒng)中的程序及其文檔，總體分為系統(tǒng)軟件和應用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件是由一系列具有不同管理功能的程序組成，作為協(xié)調(diào)和監(jiān)督計算機軟硬件資源順利運行的程序系統(tǒng)，系統(tǒng)軟件也就是各類操作系統(tǒng)，如windows、Linux、UNIX等，還包括操作系統(tǒng)的補丁程序及硬件驅動程序，都是系統(tǒng)軟件類。而應用軟件作為某種特定用途而被開發(fā)的軟件，分類就更多了，辦公室里常見的有文字處理軟件如Word、excel等，輔助設計軟件如AutoCAD，企業(yè)版殺毒軟件、服務器備份軟件等等，每個軟件都有其特定的功能和用途，需要企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展要求去選擇特別的軟件進行使用，還要根據(jù)不同的部門的性質來安裝不同的軟件以供使用，以提高企業(yè)的辦公效率，比如財務部門就需要安裝會計電算化軟件，設計部門就需要安裝Coreldraw、Photoshop、Illustrator 等軟件。

二、計算機軟件在企業(yè)管理中的積極作用

計算機軟件在企業(yè)管理中的運用主要給企業(yè)帶來以下幾個方面的積極作用。

1.企業(yè)辦公流程優(yōu)化

以往的辦公業(yè)務需要進行大量的紙質文件處理，辦公桌常常會因為業(yè)務數(shù)量的增多而變得雜亂不堪，當員工查找其中的某一份文件時就會浪費很多時間，這不僅花費大量的人力物力，同時也阻礙了員工的創(chuàng)造性和積極性，這也成為一部分企業(yè)難以繼續(xù)發(fā)展壯大的原因之一。而現(xiàn)代的辦公環(huán)境與傳統(tǒng)的辦公環(huán)境天差地別，現(xiàn)代的辦公環(huán)境有效的將員工從繁雜緊張的辦公環(huán)境中解放出來。因為計算機軟件在企業(yè)管理中的運用使得大量復雜的信息數(shù)據(jù)被輸入電腦系統(tǒng)中，通過電腦進行儲存、分類，使得工作變得井然有序。當員工需要查找某個文件時，只需要通過電腦操作查找即可。而不同部門之間信息的交流溝通只需要電腦幾秒鐘傳送數(shù)據(jù)和資料，不論是文字、圖像還是影音、視頻，都輕輕松松同時傳輸?shù)蕉鄠€職工的電腦上，不同的部門處理不同的內(nèi)容，同步分析處理。這保證了員工的辦公效率，節(jié)省下寶貴的時間，并將時間花費在更有意義的事情上面，為領導進行準確而及時的決策提供了一個必要的保障。

2.企業(yè)管理成本降低

計算機軟件在企業(yè)管理中的運用使企業(yè)迎來了一場經(jīng)濟革命與信息革命，在企業(yè)管理過程中運用計算機軟件可以節(jié)省下大量的辦公材料，同時，由于計算機軟件的運用使得企業(yè)辦公效率大幅度提升，節(jié)省了企業(yè)不必要的開支，壓縮了投資成本，精簡了企業(yè)的工作隊伍，減低了企業(yè)辦公職員的成本。計算機軟件通過現(xiàn)代化的手段使得企業(yè)創(chuàng)造了顯著的經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)的辦公會浪費大量的紙質材料，而由于計算機軟件的普及，部門之間的交流溝通、文件傳送不再局限于紙質文件，只需要通過計算機來完成。這不但節(jié)約了時間，同時也節(jié)省了辦公用品的支出，減少用紙還有為環(huán)境做出貢獻。在部門之間、企業(yè)與企業(yè)之間在辦理業(yè)務時，因為區(qū)域的限制影響，就需要借助一定的交通工具來完成合作溝通，而交通成本又是十分昂貴的，日積月累的交通費對企業(yè)來說確實是一筆不小的開支，但計算機軟件的出現(xiàn)則解決了這一難題，使得即時交流不再是問題，業(yè)務的辦理只要通過網(wǎng)絡即使就可以完成，方便又輕松。

3.企業(yè)辦公效率提高

一個企業(yè)的成敗決定于員工的辦公效率的高低，而辦公效率的高低又取決于員工創(chuàng)造性的高低。傳統(tǒng)的企業(yè)辦公只會讓員工牽絆于繁雜瑣碎的事務中，消磨了員工們創(chuàng)造性，又何來高效率。現(xiàn)代化的計算機軟件應用于企業(yè)辦公實現(xiàn)的交流自由化、業(yè)務簡便化，將人從繁雜瑣碎的事務中、枯燥呆板的環(huán)境中解放出來，最大限度的釋放人的創(chuàng)造力，從而不斷提升企業(yè)的辦公效率，達到員工和企業(yè)的共贏。計算機軟件的應用，也使得對辦公人員的專業(yè)知識和電子技術的要求逐漸提高，所以，每個員工不得不努力去提升自己的創(chuàng)造力和電子技術去適應現(xiàn)代的自動化管理，順應時代的發(fā)展，否則，只會被企業(yè)拋棄、被社會淘汰。同時，企業(yè)管理者可以通過計算機軟件對企業(yè)員工進行監(jiān)督和規(guī)范，當員工通過計算機軟件進行業(yè)務處理的時候，管理者就能通過計算機觀察員工是否在完成業(yè)務工作以及工作的進程，并適時的同員工進行溝通或者是下達新的指令，保證員工在崗的每一分鐘都是充分利用的，這就保證了企業(yè)整體的辦公效率，而高效率的辦公對企業(yè)的發(fā)展是具有重大意義的。

4.企業(yè)管理規(guī)范提升

企業(yè)在實施辦公自動化管理中運用計算機軟件可以有效的使管理中人為操作減少，這樣保證了所有工作都嚴格按照規(guī)章制度和一定的流程來實施，實現(xiàn)了企業(yè)辦公的規(guī)范化和標準化。同時，企業(yè)可以使用電腦屏幕監(jiān)控軟件來管理公司員工上班期間的行為，該軟件能夠監(jiān)控局域網(wǎng)所有員工的上網(wǎng)行為，在上班期間員工都在上什么樣的網(wǎng)站，在管理端都能盡收眼底，防止員工在上班期間瀏覽與工作無關的網(wǎng)站，這樣就可以規(guī)范員工在日常工作中的行為，各種越權操作的現(xiàn)象就能夠得到很大程度的緩解，而各種懶散行為也得到了杜絕。并且，這款監(jiān)控軟件不僅有屏幕監(jiān)控軟件的功能，還能對訪問網(wǎng)站限制功能，對員工瀏覽的網(wǎng)站也可以在軟件限制，設置網(wǎng)頁和網(wǎng)站關鍵詞限制規(guī)則，這使企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理得到強化。

三、進一步完善計算機軟件在企業(yè)管理中運用的建議

為了提高企業(yè)的競爭力，越來越多的企業(yè)開始重視計算機軟件在企業(yè)管理中的運用，他們積極引進計算機技術為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務，并取得了一定的成效，但其中仍然存在一些問題需要進步。

計算機軟件為了滿足更豐富的企業(yè)管理需求，需要開發(fā)更多的功能，獲得更方便舒適的用戶體驗。需要從以下幾個方面著手計算機軟件的開發(fā)與研制思路。

1.加強計算機軟件的病毒防控，數(shù)據(jù)保密功能。企業(yè)通過計算機管理的軟件在實際工作中，大量運用到企業(yè)內(nèi)部操控數(shù)據(jù)，涉及許多企業(yè)商業(yè)機密。這就對計算機管理軟件的反病毒，反木馬功能提出了要求，能夠在遭到病毒木馬攻擊時快速啟動應急措施，確保企業(yè)商業(yè)資料得到有效的保護。企業(yè)在日常工作中，需要傳輸很多文件信息，而通過計算機傳輸信息的方式很多，有局域計算機網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和分布式數(shù)據(jù)庫，有窩蜂式無線、電子郵件等等方式。信息在存儲、處理和交換的過程中，特別是有關公司高層的機密文件，都存在著泄密、竊聽和偽造的威脅，企業(yè)計算機需要防止黑客通過病毒、木馬入侵計算機，竊取機密。在網(wǎng)關上嚴格配置防火墻和殺毒軟件，每次啟動計算機后就要啟動防火墻，并在其他電腦上安裝客戶端殺毒軟件和網(wǎng)關的服務器端殺毒軟件，保證軟件的同步更新和統(tǒng)一設置。

2.企業(yè)管理軟件在實際操作過程中，對操作人員的身份嚴格把關。確保操作人員的工作權限不越軌，在合理的工作區(qū)間內(nèi)操作。整個計算機管理軟件權限識別的功能十分重要，除去普通的賬號密碼保護之外，可以通過增設密保問題等有效手段確保自計算機軟件的操作權限的控制。在部分重要崗位，比如企業(yè)總經(jīng)理，企業(yè)會計，企業(yè)出納等崗位，其計算機管理賬戶的保護必須做到萬無一失，必要時可以通過指紋識別，人臉識別來保護整個計算機軟件的內(nèi)部安全。

3.增強計算機軟件的功能。企業(yè)管理中，不同崗位運用到的計算機功能是不盡相同的，這就需要功能更加豐富的計算機軟件，滿足不同崗位的工作需求。比如企業(yè)總經(jīng)理崗位的工作必須做到與企劃部工作的對接；市場部的情況與信息及時反饋給采購部門；財務部門的資金流向應當與企業(yè)工作流程相匹配。對于不同崗位的工作要求，計算機軟件的功能也應做出合理的設計。比如財務部門的管理軟件應當精密準確，公關部的管理軟件則可以相對簡單，總經(jīng)理部應當從宏觀上操控整個工作流程，對不同崗位的工作做出監(jiān)控管理，確保整個企業(yè)工作的流暢運行。

4.計算機軟件的設計應當更加符合企業(yè)員工的操作需求。在企業(yè)中，仍然有許多員工對計算機軟件的操作不熟悉，這就需要計算機軟件設計過程中充分考量用戶操作感受與操作體驗。軟件的操作界面應當清晰、簡潔。軟件的工作流程應當充分符合企業(yè)的工作環(huán)節(jié)，做到與時俱進，及時更新。在軟件操作過程中，增加更方便，有效的信息輸入方式，比如一些企業(yè)的老員工在打字方面存在困難，如果計算機軟件的功能支持掃描，或者是語音輸入，這就能大大提高企業(yè)的辦事效率，也能夠方便企業(yè)員工。這樣的功能運用十分廣泛，比如在會計工作中軟件支持掃描錄入，那么一些原始憑證通過掃描輸入到計算機軟件中，能夠大大簡化會計工作人員的工作，同時，原始憑證有了電子版本，也能夠方便企業(yè)領導對會計工作人員的工作審核。企業(yè)可以實行更豐富管理功能。

總之，企業(yè)在發(fā)展辦公自動化的同時也應該看到自身管理制度中存在的缺陷，并重視現(xiàn)行存在的這些問題，不斷完善與改進，通過對員工計算機技能的培訓和計算機管理制度的落實，不斷提高企業(yè)辦公自動化的能力，在辦公自動化的道路上走得越來越遠、越來越好，增強企業(yè)的競爭力，為企業(yè)在激烈的市場競爭中占得一席之地。

四、總結

加強計算機軟件在自動化管理中的應用有助于企業(yè)提高自身競爭力，建立符合自身企業(yè)發(fā)展特色的計算機辦公自動化系統(tǒng)，從而充分利用網(wǎng)絡信息和技術有助于為企業(yè)發(fā)展提供強有力的保障，并為企業(yè)帶來更好的經(jīng)濟效益。

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