基于Excel高校成人教育證書打印系統(tǒng)

吳爭鳴 張慶明

（湖南城市學(xué)院，湖南 益陽 413000）

在日常工作過程中，許多情況下需要把一些管理數(shù)據(jù)以各種形式輸出，按各種版式的證書、標(biāo)簽或套打在現(xiàn)成的其他樣式上，如成人教育學(xué)籍管理中的學(xué)生錄取通知書、畢業(yè)證書、學(xué)生證、學(xué)位證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書；還有日常管理中的檔案案卷目錄、實(shí)物檔案標(biāo)簽的打印或套打。過去，需要專門訂購信息管理軟件或網(wǎng)上請求他人幫助，通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)的表單格式來實(shí)現(xiàn)輸出。實(shí)際上，利用Excel 表中數(shù)據(jù)在打印模板中的自動(dòng)替換和精確打印是一種更為簡單的方法，該方法只需簡單編程修改，使用電腦人員很容易掌握。

本文以我校成人教育畢業(yè)證書制作為例介紹批量套打模板的制法及其使用。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

1.1 畢業(yè)生電子注冊信息表

我院每年的成教畢業(yè)學(xué)生信息，以Excel表格的形式管理，（部分信息）登記項(xiàng)目信息如表1，自行設(shè)計(jì)的錄入界面采用Excel自帶記錄單格式，如圖1。

表1

1.2 建立“大寫數(shù)字”表

在打印入學(xué)和畢業(yè)時(shí)間時(shí),時(shí)要用大寫數(shù)字填寫, 為了便于程序中將阿拉伯?dāng)?shù)字表示的轉(zhuǎn)換為大寫建立“大寫數(shù)字”表。大寫數(shù)字表的結(jié)構(gòu)為：(數(shù)字,大寫)；記錄內(nèi)容依次為：( 0,〇)、( 1,一)、(2, 二)、……、( 9, 九)。

2 基本思路

以套打的樣張圖片為文檔背景，以表格位置定位套打位置，從Excel數(shù)據(jù)表單表中提取姓名、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間等信息，需要格式轉(zhuǎn)換的進(jìn)行大寫轉(zhuǎn)換，在EXCEL中精確調(diào)整單元格位置，分別相對應(yīng)字段的插入對應(yīng)鏈接值。采用VBA編程控制打印，如當(dāng)前記錄，所有?？啤⒈究?、脫產(chǎn)或函授等條件打印。

已有材料：畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)表、大寫數(shù)字表、成人畢業(yè)證書樣本圖片作為背景時(shí)只與圖片的尺寸有關(guān),如圖片是800*600的,在用作背景實(shí)際占用的屏幕區(qū)域就是800*600,分辨率為的屏幕分辨率(96dpi)。也就是說把掃描的圖片分辨率調(diào)為96,這樣插入的背景與實(shí)際大小應(yīng)是相同的為了版面布置美觀和諧，在編輯時(shí)有時(shí)需要關(guān)閉部分顯示的對應(yīng)工作表的網(wǎng)格線。關(guān)閉工作表網(wǎng)絡(luò)線顯示的方法是：單擊下拉菜單“工具”→“選項(xiàng)”，在彈出的對話框的“視圖”選項(xiàng)中，清理掉“網(wǎng)格線”復(fù)選框，單擊“確定”，關(guān)閉的網(wǎng)格線效果如圖2所示。

圖1.畢業(yè)生信息登記表

圖2.證書套打模板格式

3 程序?qū)崿F(xiàn)

4 操作實(shí)現(xiàn)步驟

4.1 套打模板制作

（1）畢業(yè)證書樣張的掃描

選取用于打印的畢業(yè)證書樣張，選用掃描儀進(jìn)行掃描，得到相應(yīng)圖片的電子文件。分辨率要求如2基本思路介紹。

（2）設(shè)置背景圖片

打開EXCEL2007程序，新建一個(gè)EXCEL空白文檔，進(jìn)行“頁面設(shè)置”，用尺子量套打樣張高度尺寸，完成頁邊距的設(shè)置；點(diǎn)擊菜單“格式→工作表→背景”插入證書掃描件，這時(shí)注意圖片的分辨率。

（3）定義套打位置

只需使用EXCEL強(qiáng)大的單元格的位置調(diào)節(jié)和合并功能。以及大小寫函數(shù)的轉(zhuǎn)換。然后連接數(shù)據(jù)表中的對應(yīng)單元格。然后進(jìn)行相應(yīng)的字體格式設(shè)置。證書套打模板制作完成。

4.2 打印

如只需打印某一個(gè)學(xué)生的畢業(yè)證書，選任一條信息表中記錄，點(diǎn)“畢業(yè)證書打印→打印”。如圖3所示。

也可打印全部證書或按條件打印。

如果要打印的是畢業(yè)證明書，我們可用現(xiàn)有模板做修改，另保存其他表單。

圖3.證書套打下拉菜單

5 結(jié)束語

證書打印或套打是成人教育學(xué)籍管理中經(jīng)常要用到，如果采用實(shí)用方便套打技術(shù)能給我們?nèi)粘９ぷ鲙碓S多方便。實(shí)現(xiàn)套打的方法有許多種，本文提到的利用VBA實(shí)現(xiàn) Excel 表中數(shù)據(jù)在打印模板中的自動(dòng)替換和精確套打，通過利用EXCEL單元格位置調(diào)整可自由定制各種批量套打模板，從而實(shí)現(xiàn)各種畢業(yè)證書、畢業(yè)證明書、單據(jù)或標(biāo)簽的批量精確套打，而且可以自由按條件打印。

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