論企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系構(gòu)建

王亞南　陳利會(huì)

摘要：企業(yè)內(nèi)部溝通管理在企業(yè)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程中都起著舉足輕重的作用，尤其是在企業(yè)自身規(guī)模發(fā)展到一定程度之后，企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略的實(shí)施、營(yíng)運(yùn)流程和過(guò)程的控制，以及對(duì)執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果的把握都離不開(kāi)有效的內(nèi)部溝通。本文試從企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系構(gòu)建的必要性和對(duì)策入手，以構(gòu)建有效的企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部溝通管理；內(nèi)部溝通管理體系；必要性；對(duì)策

隨著社會(huì)和科技的進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中也取得了突飛猛進(jìn)的增長(zhǎng)。伴隨著企業(yè)數(shù)量增多的同時(shí)，企業(yè)自身的規(guī)模也變得越發(fā)的龐大，這就在一定程度上使得現(xiàn)在的企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中需要付出更大的人力成本和溝通成本。因此，在這種情況下，企業(yè)主動(dòng)尋求、探索出一套適合自己的內(nèi)部溝通管理體系就顯得越來(lái)越重要。

1、企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系構(gòu)建的必要性

1.1有效的內(nèi)部溝通可以提成員工的積極性，從而使其更高效地完成工作。企業(yè)內(nèi)的任何一個(gè)人在工作過(guò)程中都少不了各種各樣的溝通，如各職能部門間，上下級(jí)之間，員工與員工之間。如果發(fā)生在各階層的各階段的溝通都是順利而有效的，那么整個(gè)組織運(yùn)作起來(lái)就會(huì)十分順暢。而且在這樣的組織中，員工很容易找到成就感和歸屬感，從而可以很大程度地提升員工工作的積極性[1]。此外，員工內(nèi)心的歸屬感還可以引領(lǐng)他們更好地去認(rèn)識(shí)組織的使命和愿景，當(dāng)組織內(nèi)部的成員都是積極、主動(dòng)的行動(dòng)者時(shí)，他們的工作成果也一定是肯定而高效的。因此，整個(gè)企業(yè)的效益就會(huì)是高效的。

1.2有效的內(nèi)部溝通有利于決策者和管理層作出正確的判斷和決策。企業(yè)內(nèi)部的任何決策的產(chǎn)生，都離不開(kāi)信息。決策者在作決策時(shí)，一定要根據(jù)現(xiàn)有的信息作出判斷，然后才能作出決策[2]。因此，只有當(dāng)企業(yè)內(nèi)部的溝通有效時(shí)，決策者掌握的信息才是有用的，從而依據(jù)自身掌握的信息作出的決策才是有效而切實(shí)可行的。如果發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的溝通是無(wú)效的，那么管理者或者決策者得到的信息的真實(shí)性就有待考驗(yàn)，若忽略這一點(diǎn)而直接作判斷或決策，那么最終的結(jié)果和預(yù)測(cè)的就一定會(huì)有差別。

1.3有效的內(nèi)部溝通可以緩和企業(yè)內(nèi)的人際關(guān)系，利于塑造更和諧的企業(yè)文化。企業(yè)內(nèi)的員工都希望自己在付出努力的同時(shí)，能夠得到同事、上級(jí)或者領(lǐng)導(dǎo)們的客觀的評(píng)價(jià)，如果員工的工作業(yè)績(jī)能被及時(shí)、公正地給予表?yè)P(yáng)，那么組織就會(huì)慢慢被員工所信服。當(dāng)員工在工作中遇到特殊狀況或者出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，也就會(huì)更勇于去主動(dòng)溝通，因?yàn)樗麄兿嘈沤M織內(nèi)部的溝通是有效的，是對(duì)解決問(wèn)題起作用的。長(zhǎng)久下來(lái)，這樣的溝通就會(huì)慢慢演變成企業(yè)內(nèi)部獨(dú)特的溝通文化，進(jìn)而會(huì)沉淀為企業(yè)自身的文化[3]。

由上可知，企業(yè)內(nèi)部的溝通在企業(yè)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程中都起著十分重要的作用，而且發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的溝通的有效性對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展更是起著無(wú)可替代的作用。因此，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一套行之有效的適合企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部溝通管理體系就顯得尤其重要和必要。

2、企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系構(gòu)建的對(duì)策

通過(guò)對(duì)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系必要性的認(rèn)識(shí)可知：發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的溝通不僅與企業(yè)內(nèi)的每個(gè)成員息息相關(guān)，而且和整個(gè)組織的形式也存在著很大的關(guān)系。因此，本文主要從企業(yè)文化、溝通技能、管理渠道、組織結(jié)構(gòu)和反饋機(jī)制等五大方面來(lái)構(gòu)建較為有效的企業(yè)內(nèi)部溝通管理體系。

2.1塑造良性企業(yè)文化，營(yíng)造和諧的溝通氛圍。在企業(yè)內(nèi)部，只有當(dāng)相互溝通、交流的雙方主動(dòng)坦露真情的時(shí)候才開(kāi)始有真正的交流。而且一般情況下，真正意義上的交流應(yīng)該是建立在雙方之間有相對(duì)較為活躍的雙向的交流氛圍的基礎(chǔ)上[4]。因此，管理者如果想擁有有效的溝通信息，就必須保證整個(gè)組織的溝通氛圍的融洽性和和諧性。同時(shí)，積極而良性的企業(yè)文化也會(huì)使得企業(yè)內(nèi)的員工都擁有相同的歸屬感，從而可以有效增加員工之間的情感溝通，這樣也會(huì)使整個(gè)組織的溝通氛圍看起來(lái)更加輕松、和諧。從而溝通的真實(shí)性和可靠性也會(huì)大大增加。

2.2積極組織溝通培訓(xùn)，提升員工溝通技能。發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的溝通，歸根到底還是信息與信息的交流問(wèn)題，它主要涉及到信息的發(fā)送、信息的傳遞和信息的接收三個(gè)方面。而且不管是從哪一個(gè)方面來(lái)看信息的載體都是人，可知：人在整個(gè)溝通和信息的傳遞過(guò)程中起著關(guān)鍵性的作用。然而，不同的人因?yàn)榱?xí)慣、性格、學(xué)歷、經(jīng)歷、語(yǔ)言表達(dá)能力等的不同，在溝通的過(guò)程中就一定會(huì)存在著差別。如果溝通者一方不能正確表達(dá)、描述信息，或者不能有效聽(tīng)取對(duì)方主動(dòng)給予的信息都會(huì)使得溝通的有效性大打折扣。因此，企業(yè)可以在組織內(nèi)部定期開(kāi)展一些溝通培訓(xùn)工作，在讓員工明白溝通重要性的基礎(chǔ)上，確保他們都能擁有較為基本的溝通技能。此外，在培訓(xùn)的過(guò)程中也是組織內(nèi)部的一次溝通，對(duì)于組織發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題來(lái)說(shuō)也是一次很好的機(jī)會(huì)。

2.3豐富并完善企業(yè)內(nèi)部溝通管理渠道。溝通渠道在企業(yè)內(nèi)部溝通過(guò)程中也扮演著十分重要的角色，一般情況下，在企業(yè)內(nèi)部針對(duì)于同一個(gè)問(wèn)題，不同的溝通渠道收集到的信息是有所差別的?，F(xiàn)實(shí)生活中，大多企業(yè)都較喜歡采取傳達(dá)文件、召開(kāi)會(huì)議、面談等正式的溝通渠道，因?yàn)檫@種溝通渠道對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)更加直接、省時(shí)，因此備受管理者的青睞。然而這種溝通渠道也會(huì)出現(xiàn)信息傳達(dá)者因?yàn)樽陨砘蛘咛厥庠蚨桃怆[瞞或者扭曲真實(shí)信息的現(xiàn)象，而且這種方式更加劇了管理者和員工之間緊張的工作關(guān)系。因此，企業(yè)可以在采用正式溝通渠道之外，多豐富一些非正式的溝通渠道。如：聯(lián)誼、聚會(huì)、郊游、閑談，或者利用信息時(shí)代的技術(shù)構(gòu)建一些聊天平臺(tái)等。這些非正式渠道可以為員工提供一個(gè)較為和諧、放松的溝通環(huán)境，因此得到的信息相對(duì)具有更大的真實(shí)性和有效性。

2.4建立并健全扁平化組織結(jié)構(gòu)。在傳統(tǒng)的公司組織類型中，直線型的職能組織居多。而且，這種組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是：組織層級(jí)多，管理層次多。因此，在企業(yè)內(nèi)部的溝通過(guò)程中，基層的信息一般都要通過(guò)層層關(guān)卡才能上達(dá)，而中層領(lǐng)導(dǎo)者或迫于上層領(lǐng)導(dǎo)的威嚴(yán)或?yàn)榱吮静块T利益通常采取報(bào)喜不報(bào)憂的做法，這樣基層員工的真實(shí)信息就不能完整的被送到高層決策者的手上。同樣，上層領(lǐng)導(dǎo)的決策方針也不能完全的被基層員工所了解，從而會(huì)降低溝通的有效性。然而扁平化的組織結(jié)構(gòu)就意味著要精簡(jiǎn)組織結(jié)構(gòu)，減少企業(yè)的管理層級(jí)，減少信息的溝通環(huán)節(jié)，這就有效地確保了溝通的及時(shí)性，而且在一定程度上保證了溝通信息的真實(shí)性。同時(shí)還減少了層級(jí)之間的溝通和協(xié)調(diào)管理成本。所以，加快轉(zhuǎn)變企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，建立并健全扁平化的結(jié)構(gòu)是在信息時(shí)代為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)迅速變化發(fā)展的迫切需要。

2.5建立有效的企業(yè)內(nèi)部溝通反饋機(jī)制。完整的溝通必須具備完善的反饋機(jī)制，沒(méi)有反饋的溝通不能算是一個(gè)完整的溝通。員工在溝通的過(guò)程中，信息接收者要學(xué)會(huì)用提問(wèn)的方式或者言語(yǔ)鼓勵(lì)的方式對(duì)自己接收到的信息進(jìn)行反饋。同時(shí)，信息發(fā)出者也應(yīng)該對(duì)信息接收者的行為或表情進(jìn)行觀察了解，以獲得間接的反饋信息。當(dāng)然，這種反饋也是雙向的，信息發(fā)出者收到反饋信息后作出反應(yīng)再次將新的反饋信息反饋給信息接收者，如此循環(huán)往復(fù)，最終雙方在信息的理解上達(dá)到一致，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，組織還要建立一些溝通反饋平臺(tái)。如：匿名反饋群、匿名意見(jiàn)信箱等。這些平臺(tái)的設(shè)施可以在一定程度上確保讓企業(yè)內(nèi)員工的各種意見(jiàn)有處可說(shuō)，同時(shí)也能得到最真實(shí)的溝通信息。因此，建立有效的溝通反饋機(jī)制才可以為企業(yè)的內(nèi)部溝通提供雙重的保障，從而確保溝通更加順暢和高效。

參考文獻(xiàn)：

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