淺談檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)

劉海濤

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都獲得了廣泛的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)也獲得了飛速的發(fā)展。因此，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理信息化，在其發(fā)展過程中也將面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案是記錄信息的載體，并且具備歷史記錄、啟迪未來等功能，這是其他任何領(lǐng)域都不具備的。研究檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展策略至關(guān)重要，文章對(duì)此進(jìn)行了深入的分析和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢(shì)；研究

1 檔案管理信息化認(rèn)識(shí)

1.1 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案實(shí)體管理實(shí)現(xiàn)信息管理的過程中，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是必不可少的，可以為檔案管理提供業(yè)務(wù)規(guī)范以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，由檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定和施行工作。對(duì)于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理軟件等五個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。

1.2 電子檔案特性

通過檔案管理的信息化，可以使檔案信息的檢索查詢、實(shí)施利用等變得更加方便和快捷，并且有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息及相關(guān)資源的有效共享。就檔案信息數(shù)字化而言，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文數(shù)字化，同時(shí)還包括檔案實(shí)體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個(gè)檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵所在。

1.3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的運(yùn)用，將經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資源信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，建立科學(xué)、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過檔案信息網(wǎng)站的建立，方便公眾進(jìn)行檔案信息查詢，并且實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會(huì)化利用的便捷性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會(huì)成員所共享，對(duì)于不同空間的多個(gè)用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和效率得以提高。

2 檔案管理信息化的重要性

2.1 有利于提高檔案管理工作效率

時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，在全球信息化的推動(dòng)下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應(yīng)這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。現(xiàn)代化信息設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，加快了經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。

2.2 能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息

從實(shí)際上來將，檔案是一種資源，對(duì)于企業(yè)來說，企業(yè)的歷史以及經(jīng)營決策的過程和成果，都被檔案所真實(shí)地記錄。企業(yè)制定決策時(shí)，除了要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)，更加能夠?yàn)橹贫ㄐ聸Q策獲得靈感，通過對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，并制定幾個(gè)可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。企業(yè)的決策是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的指導(dǎo)和方針，決策制定是否科學(xué)合理，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，也是影響到企業(yè)能否健康穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。檔案管理信息化的建設(shè)改變了以往的翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

2.3 有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

檔案信息化資源時(shí)效性強(qiáng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現(xiàn)尤為突出，此外，還適合于進(jìn)行綜合研究，并表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，然而一旦建設(shè)完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產(chǎn)出。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。

3 檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識(shí)

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時(shí)，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案管理人員更加要緊跟時(shí)代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設(shè)才能獲得保障。這是因?yàn)槿魏误w系的建設(shè)都離不開人的作用和參與，最終的實(shí)施更是需要依靠人的努力和主觀能動(dòng)性的發(fā)揮。管理人員綜合素質(zhì)的提高，是檔案管理信息化建設(shè)工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

3.2 制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

實(shí)際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標(biāo)和近期目標(biāo)，并使之有機(jī)結(jié)合，目標(biāo)的確定和部署，必須堅(jiān)持一定的原則，即科學(xué)性、實(shí)用性、適用性。在制定長期目標(biāo)時(shí)，應(yīng)以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細(xì)節(jié)，運(yùn)用科學(xué)合理的方法，對(duì)全局進(jìn)行深入的了解和細(xì)致的分析，使目標(biāo)的質(zhì)量獲得保證，全局統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體，不局限與當(dāng)前，而是以長遠(yuǎn)的觀點(diǎn)，考慮到信息化建設(shè)將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴(kuò)充的富余空間，避免資源的浪費(fèi)。在制定近期目標(biāo)時(shí)，其側(cè)重點(diǎn)在于目標(biāo)的實(shí)用性和可行性。在信息化建設(shè)的初級(jí)階段，即進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行整理，工作必須認(rèn)真仔細(xì)，不允許出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，對(duì)于檔案資料而言，其正確性是至關(guān)重要的，因此在整理檔案資料時(shí)必須確保其正確無誤，并嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化的要求。在對(duì)檔案館藏進(jìn)行整理時(shí)，優(yōu)先對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于沒有價(jià)值的資料應(yīng)該根據(jù)要求銷毀，避免重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)時(shí)間和資源，這也是實(shí)施信息化的客觀要求。

3.3 信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理

當(dāng)前，國內(nèi)檔案管理的各部門缺乏統(tǒng)一的管理和有效的溝通，所采用的信息化手段和軟硬件設(shè)備也各不相同，這就嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)信息之間的兼容性，阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)行。為解決這一問題，就必須結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，使數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并具備專業(yè)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，以及自動(dòng)轉(zhuǎn)化和編目、檢索，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)全文存儲(chǔ)、上載以及輔助立卷，自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理等。具體到實(shí)際上，就是使計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的型號(hào)和規(guī)格得到統(tǒng)一，這是檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)的前提和有力保障。

3.4 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定

確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息，是數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，則依賴于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案內(nèi)容、編號(hào)以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標(biāo)準(zhǔn)化的要求，對(duì)于不同的項(xiàng)目，也應(yīng)該實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化。此外，還要防止傳統(tǒng)檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)和應(yīng)用，有效避免資金和資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源的合理共享。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化檔案管理在促進(jìn)檔案信息資源的有效開發(fā)與應(yīng)用的同時(shí)，還為社會(huì)提供了更多的資源和服務(wù)。在工作中，必須重視信息化的建設(shè)，推動(dòng)和促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

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