檔案信息電子化問題研究

莫飛

摘 要：所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

目前，大多數(shù)基層檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使 現(xiàn)代 化設(shè)備不能盡其用。

1 檔案信息 電子 化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的 計(jì)算 機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和 網(wǎng)絡(luò) 建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和 發(fā)展 考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類 方法 、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有 現(xiàn)代 化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從 目前 看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2 檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也 自然 以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的 內(nèi)容 ，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案信息 電子 化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重 影響 了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了 社會(huì) 影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位 自然 也就得到了提高。

5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面 發(fā)展 動(dòng)向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

4 對策

1、肩負(fù)使命感

世紀(jì)的交替為我國檔案學(xué)界提供了歷史的契機(jī)，同時(shí)也向我們提出了挑戰(zhàn)。我們肩負(fù)著歷史的使命，抓住機(jī)遇、迎頭而上才是時(shí)代 的驕子?？萍贾R與人才培養(yǎng)是跨越世紀(jì)、謀求發(fā)展的重要基礎(chǔ)與必備條件，面對未來，我們既充滿信心又感知差距。在信息時(shí)代，在知識經(jīng)濟(jì)即將到來的時(shí)代，我們應(yīng)捫心自問：我們是否已經(jīng)具備了迎接挑戰(zhàn)的能力與素質(zhì)是否已掌握了先進(jìn)的科技知識、理論與技術(shù)是否已能夠作為專門人才或業(yè)務(wù)骨干去完成檔案學(xué)術(shù)研究的諸多課題，解決檔案工作實(shí)踐所提出的諸多熱點(diǎn)、難點(diǎn)和焦點(diǎn)問題一句話，作為跨世紀(jì)的人，我們是否充分做好了跨世紀(jì)的各種準(zhǔn)備清醒地認(rèn)識自己，清醒地認(rèn)識現(xiàn)狀，清醒地認(rèn)識未來，把責(zé)任感、使命感與時(shí)代的脈博聯(lián)系起來，與檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案學(xué)術(shù)的繁榮緊密結(jié)合起來。

2、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)之風(fēng)

學(xué)習(xí)是學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)。沒有廣博的知識面，沒有專深的業(yè)務(wù)水平，要想把我國的檔案學(xué)術(shù)研究的發(fā)展引向深入，引向21世紀(jì)，是難以實(shí)現(xiàn)的，至少要大打折扣。一方面，當(dāng)今的 社會(huì) ，知識更新的速度越來越快，特別是以 現(xiàn)代 科技知識為基礎(chǔ)和核心的知識經(jīng)濟(jì)即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；另一方面，知識沒有窮盡，學(xué)習(xí)永無止境。面對日益變化的社會(huì)，我們不能落伍。我們原有的知識結(jié)構(gòu)、知識層面、知識寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認(rèn)識等等都要發(fā)生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)。如果說，我國的檔案學(xué)術(shù)研究在建國以來有了很大的發(fā)展，是因?yàn)槲覀兣W(xué)習(xí)和掌握了專業(yè)和相關(guān)的豐富知識與理論，善于 總結(jié) 和升華了檔案事業(yè)的發(fā)展 規(guī)律 ；那么，近年來檔案界一些文章層次不高、深度不夠、學(xué)術(shù)性不強(qiáng)、理論脫離實(shí)際、甚至觀點(diǎn)偏頗等現(xiàn)象則總能找到其學(xué)習(xí)不夠、功力不足、知識面欠寬的根源。當(dāng)然，學(xué)習(xí)的 內(nèi)容 和范圍是很豐富的，要不斷學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；要不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；要不斷學(xué)習(xí)各項(xiàng) 法律 、法規(guī)、規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn)；要不斷學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識和技能；要不斷學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識；要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代 科學(xué) 的新知識、新觀點(diǎn)和新理論。同時(shí)，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學(xué)習(xí)，虛心向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。這樣，在我們積極倡導(dǎo)的學(xué)習(xí)之風(fēng)蔚然興起之時(shí)，我國的檔案學(xué)術(shù)研究的發(fā)展在跨世紀(jì)的歷史時(shí)刻才會(huì)有一個(gè)新的突破與飛躍。

3、加快人才培養(yǎng)

跨世紀(jì)的事業(yè)需要跨世紀(jì)的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備是事業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮的重要基礎(chǔ)和必備條件。首先，科技進(jìn)步日新月異，時(shí)代挑戰(zhàn)迫在眉睫，高素質(zhì)檔案人才的培養(yǎng)應(yīng)加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當(dāng)調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學(xué)校 教育 中應(yīng)本著“厚基礎(chǔ)”、“寬口徑”的原則，強(qiáng)調(diào)素質(zhì)教育；而在在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能、補(bǔ)充知識、更新知識的繼續(xù)教育。一句話，強(qiáng)調(diào)能力的培養(yǎng)，即工作的能力，研究的能力，表達(dá)的能力等。第三，將培養(yǎng)的重點(diǎn)放在中青年檔案工作者身上，努力造就一支以中青年為骨干的檔案學(xué)術(shù)研究隊(duì)伍。江澤民同志講：“綜觀世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展史，許多科學(xué)家的重要發(fā)現(xiàn)與發(fā)明，都是產(chǎn)生于風(fēng)華正茂、思維敏捷的青年時(shí)期。這是一條普遍的規(guī)律。”針對中青年的特點(diǎn)，各級領(lǐng)導(dǎo)既要愛護(hù)和支持他們；又要大膽地給他們交任務(wù)、壓擔(dān)子，在工作實(shí)踐中培養(yǎng)他們；同時(shí)，還要營造良好的環(huán)境，創(chuàng)造較好的條件，以適合中青年的快速成長。而中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學(xué)習(xí)，繼承傳統(tǒng)，承上啟下，有所創(chuàng)新。充分發(fā)揮青年人的蓬勃朝氣與創(chuàng)造力，在各自的工作崗位中，結(jié)合工作實(shí)踐，進(jìn)行理論研究與探索，創(chuàng)造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創(chuàng)造性地完成跨世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究的諸多新課題?？萍荚鰪?qiáng)國力，青年創(chuàng)造未來，“青年有希望，未來的發(fā)展就有希望?！眅ndprint