醫(yī)院文書檔案管理和利用

孫宏

摘 要：本文闡述了醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的意義，從規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系、提高各部門對檔案集合體的認(rèn)知意識、加強(qiáng)信息傳輸絡(luò)化布局建設(shè)的力度，注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展、樹立檔案資源為醫(yī)院工作和員工服務(wù)的理念五個方面，提出了提升醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；利用

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展給醫(yī)院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進(jìn)醫(yī)院管理效果的提升發(fā)揮了巨大的作用。但由于我國很多醫(yī)院的文書檔案在信息化建設(shè)上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用。為此，有關(guān)部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的持續(xù)提升。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的意義

1.1 提升辦公效率

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯誤。而計算機(jī)擁有強(qiáng)大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統(tǒng)計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。

1.2 共享檔案資源信息

文書檔案實(shí)施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理。檔案信息同載體分離，實(shí)現(xiàn)了同其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時脫機(jī)處理和適時響應(yīng)，查準(zhǔn)率和查全率都得到了保證。

1.3 信息傳遞安全及時

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，給工作帶來的嚴(yán)重影響。而信息化管理以網(wǎng)絡(luò)作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。

1.4 信息資源保存穩(wěn)定

電子文件載體的壽命比傳統(tǒng)紙質(zhì)載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環(huán)境下，紙質(zhì)文書檔案就會發(fā)生損失，而電子文件則不會發(fā)生這些情況。電子技術(shù)的發(fā)展異常迅猛，也給醫(yī)院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環(huán)境干擾，信息資源保存非常穩(wěn)定。

1.5 充分發(fā)揮多學(xué)科檔案資源互補(bǔ)的作用

不同學(xué)科之間，由于各自學(xué)科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學(xué)科上的跨度，信息資源的調(diào)度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學(xué)科的檔案信息都了如指掌。

而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進(jìn)行簡單的平臺操作，就可以迅速調(diào)閱出不同學(xué)科的信息，發(fā)揮了多學(xué)科檔案資源的互補(bǔ)功效，管理效能大大提升。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題

雖然醫(yī)院文化檔案的信息化管理利用的優(yōu)勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。

2.1 與其它學(xué)科檔案資源信息共享方面重視程度不高

管理者往往只是重視自身學(xué)科文書檔案的信息化建設(shè)，敝帚自珍，不同學(xué)科之間的信息資源很難做到及時調(diào)閱。這導(dǎo)致在信息資源利用中，無法實(shí)現(xiàn)資源的跨學(xué)科調(diào)閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學(xué)科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。

2.2 檔案管理軟件的橫向?qū)酉鄬?/p>

由于醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量不斷提高，對其標(biāo)淮要求也日漸提升，傳統(tǒng)檔案管理軟件的開發(fā)相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發(fā)技術(shù)環(huán)境、使用方式、接口上等的不同，導(dǎo)致其很難做到橫向?qū)?，可擴(kuò)張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。

2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠

當(dāng)前，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用已滲透至醫(yī)院的方方面面，如文書檔案管理系統(tǒng)、單位內(nèi)部助力辦公系統(tǒng)、科教管理系統(tǒng)、醫(yī)院基建、設(shè)備管理系統(tǒng)等，都已得到了廣泛的應(yīng)用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統(tǒng)有機(jī)整合提高檔案管理，有效利用，導(dǎo)致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發(fā)揮。

3 提升醫(yī)院文書檔果信懇化管理與利用效果的途徑

面對醫(yī)院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實(shí)有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。

3.1 規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系

醫(yī)院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實(shí)時瀏覽，實(shí)現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲、收集整理、權(quán)限控制、借閱管理、統(tǒng)計報表、檢索瀏覽、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)輸人輸出等功能，確保醫(yī)院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發(fā)、業(yè)務(wù)流程管理和一體化管理，實(shí)現(xiàn)文書、職能管理檔案系統(tǒng)網(wǎng)、內(nèi)部信息網(wǎng)三網(wǎng)間的互聯(lián)互通，建立科學(xué)的檔案管理利用基本體系。

3.2 提高各部門對檔案集合體的認(rèn)知意識

醫(yī)院文書檔案管理者必須請醒的認(rèn)識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責(zé)任，也不是醫(yī)院哪個部門、哪個科室的責(zé)任，所有人員和部門，如黨辦、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)處、總務(wù)處、藥劑科、門診部、設(shè)備科、財務(wù)處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環(huán)，哪一環(huán)出了問題，檔案信息資源發(fā)生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產(chǎn)生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認(rèn)知意識，共同為實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理而貢獻(xiàn)力量。

3.3 加強(qiáng)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化布局建設(shè)的力度

必須依托醫(yī)院已形成的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，提供信息的聯(lián)機(jī)、公共目錄的查詢、檢索服務(wù)。還應(yīng)提供檔案信息咨詢服務(wù)，以定向和定題授權(quán)的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務(wù)，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行深層次提煉、加工與開發(fā)，從而擴(kuò)展醫(yī)院檔案的服務(wù)功效和范圍，提升醫(yī)院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質(zhì)量水平。

3.4 注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展

文書檔案資源是醫(yī)院重要的戰(zhàn)略性資源之一，是醫(yī)院多年來發(fā)展成果的最寶貴結(jié)晶。在挖掘檔案資源內(nèi)在價值的過程中，應(yīng)將重點(diǎn)放在醫(yī)院管理、重大事件、重點(diǎn)項目、科學(xué)技術(shù)、會計憑證、設(shè)備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫(yī)院各個部門和人員還應(yīng)注意檔案信息的不斷更新，采取現(xiàn)代化技術(shù)手段改善檔案信息的管理質(zhì)量，時刻保證檔案信息的實(shí)時性，確保檔案資源的可持續(xù)發(fā)展。

3.5 樹立檔案資源為醫(yī)院工作和員工服務(wù)的理念

文書檔案的信息化管理利用，有利干實(shí)現(xiàn)檔案的一次性輸出記錄，擴(kuò)展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機(jī)對醫(yī)院各種載體和門類的檔案進(jìn)行儲存，既利于醫(yī)務(wù)工作者的閱讀查找，同時也節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費(fèi)，確保了醫(yī)院工作效率，也為醫(yī)院創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，這也反過來推進(jìn)了醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展。

4 結(jié)語

加快醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用建設(shè)步伐，加強(qiáng)與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補(bǔ)，注意檔案資源的開發(fā)利用，達(dá)到與醫(yī)院各項工作協(xié)調(diào)一致，可持續(xù)性發(fā)展的功能，對提升我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)水平有著非常重要的意義。醫(yī)院管理者應(yīng)高度重視這一問題，多措并舉、持續(xù)用力，不斷促進(jìn)我國醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)利用水平邁上一個嶄新的臺階。

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