從會(huì)務(wù)管理看責(zé)任心與細(xì)節(jié)之美

梁貝妮

會(huì)議是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)部署工作的重要手段，會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的質(zhì)量和水平。而作為黨政機(jī)關(guān)的秘書(shū)，最常處理的工作除了撰寫(xiě)文字材料外，大概就是負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作了。任何會(huì)議不管大中小型，無(wú)一不反映出籌辦者的責(zé)任心和處理細(xì)節(jié)的能力，好的會(huì)務(wù)組織與服務(wù)，讓與會(huì)者有如沐春風(fēng)之感；反之，輕則令與會(huì)者備感不便，抱怨良多，重則影響會(huì)議的質(zhì)量，給與會(huì)者留下負(fù)面印象，造成不良影響。

如果從內(nèi)外角度來(lái)劃分，單位內(nèi)部的公務(wù)會(huì)議相對(duì)來(lái)說(shuō)更多一些，時(shí)效性也更強(qiáng)。這就要求會(huì)務(wù)籌備者必須具備良好的前瞻意識(shí)和大局觀，能提前做好部署和安排，更細(xì)致一些的會(huì)務(wù)籌備者甚至?xí)?shí)地走訪考察，力求每一個(gè)安排與接待細(xì)節(jié)完美。筆者接觸過(guò)的一位辦公室主任，在行業(yè)內(nèi)部以高層領(lǐng)導(dǎo)為主的一次研討會(huì)安排上，就特別能夠彰顯其思慮周密?？紤]到研討會(huì)的時(shí)長(zhǎng)和耗費(fèi)腦力以及主要領(lǐng)導(dǎo)以女性為主，這位主任在前一天晚上開(kāi)始準(zhǔn)備水果和果盤(pán)，選購(gòu)的水果以體型小和便于食用為主，輔之以茶葉，果盤(pán)挑選相對(duì)精致的玻璃托盤(pán)，大小不等，在環(huán)形會(huì)議桌上可以分散分布，更方便與會(huì)者取用。結(jié)果在第二天的研討會(huì)上，水果受到空前歡迎，愉悅的心情更加有助于研討會(huì)任務(wù)的完成。

相反的“慘痛”案例也不少，同樣是單位內(nèi)部一次中層會(huì)議，要求所有的中層領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行封閉式述職報(bào)告。負(fù)責(zé)這次工作安排的另外一位主任將工作報(bào)告撰寫(xiě)主題按照慣例發(fā)送至各位中層干部，卻忽略了請(qǐng)示新上任的單位主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果新領(lǐng)導(dǎo)在看到報(bào)告主題后要求更改述職主題，這位主任只好在會(huì)議前一天連夜通知大家修改述職報(bào)告的匯報(bào)主題，眾人諸多抱怨。第二天下午兩點(diǎn)，與會(huì)者們按照原定通知在單位門(mén)口集合，準(zhǔn)備乘大巴前往會(huì)議地開(kāi)會(huì)，由于大巴車(chē)遲到，結(jié)果所有與會(huì)者在夏日驕陽(yáng)下足足等了二十分鐘。到了會(huì)議場(chǎng)地才發(fā)現(xiàn)空調(diào)出了問(wèn)題，而當(dāng)天的會(huì)議進(jìn)程一直持續(xù)了三個(gè)半小時(shí)。結(jié)果可想而知，新任領(lǐng)導(dǎo)主持的第一次述職大會(huì)，以諸多參與者的匆忙準(zhǔn)備和抱怨結(jié)束。據(jù)悉當(dāng)事人已經(jīng)調(diào)離工作崗位，換到其他部門(mén)，理由是不能勝任現(xiàn)有工作。

一場(chǎng)會(huì)議其實(shí)就是由一連串細(xì)節(jié)組成的，細(xì)節(jié)處理水平?jīng)Q定會(huì)議質(zhì)量。只有秉承責(zé)任心和細(xì)致心，堅(jiān)持“多想一點(diǎn)兒，多思一步，多做一些”，才能做好會(huì)務(wù)工作。以筆者在南方某省參加的一次一百多人的會(huì)議為例，從寄出會(huì)議通知開(kāi)始，舉辦方就在通知末尾詳盡注明到達(dá)預(yù)訂酒店的各種方式和簡(jiǎn)明地圖，甚至連車(chē)站到酒店乘出租車(chē)的費(fèi)用也一一標(biāo)明。到達(dá)酒店大廳后，會(huì)務(wù)簽到、登記身份信息、發(fā)放會(huì)務(wù)資料的工作有條不紊，考慮到諸多與會(huì)者來(lái)自其他省市，舉辦方還特別叮囑酒店餐飲部做菜時(shí)要考慮到其他省份的飲食習(xí)慣。在為與會(huì)者預(yù)訂的客房里，都特別擺放著一套小小的茶具，既是為遠(yuǎn)道而來(lái)的客人接風(fēng)洗塵，也是為本地的茶文化做一次義務(wù)宣傳，讓與會(huì)者在驚喜之余，感嘆舉辦方的良苦用心。再比如筆者在省內(nèi)參加過(guò)的一次頒獎(jiǎng)會(huì)議，臨到頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)時(shí)候，所有上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人員清一色白襯衫黑褲子（黑裙子），黑色皮鞋，由于是黨的會(huì)議，所以顯得特別莊重大方，視覺(jué)效果很好，會(huì)議舉辦方對(duì)細(xì)節(jié)的重視程度可見(jiàn)一斑。

當(dāng)然，長(zhǎng)期從事會(huì)務(wù)工作，思想上難免容易出現(xiàn)按慣例運(yùn)作的思維定式，體現(xiàn)在行為模式上甚至出現(xiàn)漫不經(jīng)心、疲軟的狀態(tài)。要改變這種狀態(tài)，首先，從思想上要轉(zhuǎn)變，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。其次，從抓細(xì)節(jié)入手，提升會(huì)議工作質(zhì)量。譬如，市政府在召開(kāi)全市某工作會(huì)議時(shí)，與會(huì)者往往幾百人，且要求按座簽入座，如果進(jìn)會(huì)場(chǎng)后再找座位，勢(shì)必會(huì)造成會(huì)場(chǎng)次序混亂，可以先按照行業(yè)大類(lèi)、繼而按照單位大類(lèi)分類(lèi)標(biāo)簽，再做一個(gè)會(huì)場(chǎng)座位導(dǎo)向圖貼在會(huì)場(chǎng)進(jìn)口處，重要會(huì)議甚至可以設(shè)專(zhuān)人引導(dǎo)，這樣主動(dòng)將工作做在前面，后面的會(huì)議入場(chǎng)就能做到秩序井然。再如，大型會(huì)議信息提示機(jī)制的建立，從大會(huì)報(bào)到到閉幕，對(duì)于大會(huì)期間的重要活動(dòng)安排，由專(zhuān)人向與會(huì)者發(fā)送手機(jī)短信進(jìn)行提示，可以使與會(huì)者更直觀感受到會(huì)務(wù)服務(wù)的便捷和細(xì)致。還有信息聯(lián)絡(luò)機(jī)制的建立，可以由會(huì)務(wù)組設(shè)立專(zhuān)門(mén)的值班機(jī)構(gòu)，實(shí)行24小時(shí)電話值班，負(fù)責(zé)大會(huì)的信息聯(lián)絡(luò)工作，這樣可以更加及時(shí)有效處理會(huì)務(wù)中出現(xiàn)的各種急難問(wèn)題，保障會(huì)務(wù)順利進(jìn)行。

一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)務(wù)工作者，必須是一個(gè)有高度責(zé)任感的有心人，既要有獵人一樣銳利的眼睛，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)也要有愚公山移般的毅力和耐心，腳踏實(shí)地做好一點(diǎn)一滴的小事。具體來(lái)說(shuō)可歸納為如下三點(diǎn)，即：“三放”“三查”“萬(wàn)一”。一是要做到“三放”，在腦子里要像放電影一樣，將整個(gè)會(huì)務(wù)工作在腦海中放一遍。會(huì)前，把會(huì)務(wù)工作的每個(gè)細(xì)節(jié)在腦子里“放映”一遍，確保沒(méi)有遺漏；會(huì)中，把自己負(fù)責(zé)的事項(xiàng)“放映”一遍，默記于心；會(huì)后，把整個(gè)會(huì)務(wù)工作“放映”一遍，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并形成文字以資后用。二是做到會(huì)前“三查”，對(duì)容易出錯(cuò)且可能造成嚴(yán)重影響的關(guān)鍵環(huán)節(jié)要耐心細(xì)致地反復(fù)排查，堅(jiān)持會(huì)前“三查”：一查會(huì)場(chǎng)座次，尤其是領(lǐng)導(dǎo)席有無(wú)錯(cuò)排、漏排臺(tái)簽；二查會(huì)議材料是否準(zhǔn)備充足，尤其裝訂順序是否正確；三查會(huì)場(chǎng)音響設(shè)備是否正常，尤其發(fā)言席的話筒是否正常。三是要多想幾個(gè)“萬(wàn)一”，會(huì)議中難免會(huì)遇到一些突發(fā)情況，因此事先要有針對(duì)性地多設(shè)計(jì)幾套應(yīng)急預(yù)案，以免遇到突發(fā)情況難以及時(shí)應(yīng)對(duì)。

相比國(guó)內(nèi)龐雜的會(huì)務(wù)體系，國(guó)外有些會(huì)風(fēng)值得我們借鑒，例如“地廣人稀”的澳大利亞，通過(guò)短暫的“早餐咖啡時(shí)間”商討一天安排，借助電郵上傳下達(dá)，這樣精簡(jiǎn)的會(huì)議形式確實(shí)值得我們效仿。而黨中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳一再要求精簡(jiǎn)會(huì)議、開(kāi)短會(huì)講短話的新的會(huì)風(fēng)精神，也值得我們秘書(shū)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)思考，并積極在實(shí)際工作中踐行。在這方面，深圳市龍崗區(qū)有自己的一套經(jīng)驗(yàn)，區(qū)委辦加強(qiáng)調(diào)查研究，積極改進(jìn)文風(fēng)會(huì)風(fēng)，嚴(yán)格實(shí)施會(huì)議審批和計(jì)劃制度，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，力推“無(wú)會(huì)日”“一小時(shí)會(huì)議”和“一位主官發(fā)言”制度，著實(shí)提高了會(huì)議質(zhì)量和效率。而文山會(huì)海的“大瘦身”和“縮水”其實(shí)也對(duì)秘書(shū)的工作能力提出了更高要求，如何更加精簡(jiǎn)有效地組織會(huì)議，達(dá)成會(huì)議的既定目標(biāo)和主題，是我們需要進(jìn)一步在實(shí)踐中探索思考的問(wèn)題。

作者單位：湖北省長(zhǎng)江職業(yè)學(xué)院

（責(zé)編/郭建民）endprint