對醫(yī)院人事檔案管理工作的改革對策解析

文/湖南省婦幼保健院 王佳芝

人事檔案管理在任何一個企事業(yè)單位都是重要內(nèi)容，關(guān)系到人才的引進、人才的培養(yǎng)、人力資源的調(diào)配和利用、儲備干部的選拔和任用、崗位調(diào)動和職位升遷、薪酬待遇核定和方法、職稱評定等諸多工作的有序進行。醫(yī)院當前正處于醫(yī)療體制改革的大形勢之下，在人事檔案改革方面自然也就需要加大力度。對于以往人事檔案管理中面臨的一些問題，在改革活動中也迫切需要進行改進。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作遇到的難點

（一）人事檔案管理秩序混亂，機制不健全

目前醫(yī)院在人事檔案管理方面普遍存在的問題就是管理機制不健全，管理秩序混亂。公立醫(yī)院在這方面還稍微好一些，有專門的人員和部門負責對人事檔案進行管理。雖然部分醫(yī)院的責任部門和責任人在檔案的管理效率上表現(xiàn)較為遲緩，沒能夠及時對人事變動等問題進行檔案登記入冊，沒有及時進行檔案更新；但總體上還是與醫(yī)院的其他工作保持著協(xié)調(diào)配合。而在私營醫(yī)院之中人事檔案管理秩序混亂的情況較為嚴重，很多醫(yī)院沒有設(shè)立人事檔案管理部門和崗位，也沒有安排專人分管檔案管理工作，在關(guān)于檔案的跟進、更新、調(diào)整、調(diào)出、保管等各方面更缺乏嚴謹規(guī)范的制度約束，沒有相關(guān)的經(jīng)驗，因此給檔案管理工作造成很大的障礙。

醫(yī)院人事檔案管理秩序混亂的情況還突出表現(xiàn)為檔案管理工作與其他人事管理、人力資源管理、企業(yè)管理方面的工作沒有打好配合和接洽，使得辦事效率較為低下，且容易發(fā)生矛盾。

（二）人事檔案管理方式落后，檔案利用率不高

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作存在嚴重的滯后性，主要依靠人力管理、制度規(guī)范管理來進行，經(jīng)驗老化、模式老化。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的不可控因素多、工作路徑和模式滯后，與醫(yī)院監(jiān)控安防體系的智能化、醫(yī)院掛號就診體系的自動化、醫(yī)院醫(yī)務人員上崗刷卡制度等現(xiàn)代化的管理模式無法進行有效的關(guān)聯(lián)，給醫(yī)院全局主抓各項工作帶來了很多不便。

人事檔案管理工作不僅效率落后，而且存在資源浪費的情況。醫(yī)院搜集整理的檔案資料除了具有管理價值之外，還可以作為醫(yī)院醫(yī)學研究成果和發(fā)展歷程的見證，可以作為醫(yī)院醫(yī)護人員個人成長經(jīng)歷的見證，成為個人醫(yī)學研究成果的集中體現(xiàn)。然而在醫(yī)院各項人事管理工作中檔案資料的應用效果非常低，幾乎沒有得到過開發(fā)和利用，更沒有發(fā)揮出應有的醫(yī)學參考價值和啟發(fā)意義，對于促進醫(yī)學研究成果的共享和醫(yī)學資源的有效利用沒有什么積極作用。

（三）人事檔案管理人員的素質(zhì)不高，崗位責任感和服務意識不強

人事檔案管理工作人員本身存在的一些問題也對檔案管理工作的有效性造成了不小的影響。在很多醫(yī)院中人事檔案管理工作都不被當做重點和核心，因此在選人任用和工作監(jiān)管方面也存在很多疏漏和不足。這導致很多負責相關(guān)工作的人員的知識水平較低、個人素質(zhì)較差、思想覺悟不高，容易發(fā)生工作不積極或者懶散瀆職、以權(quán)謀私等種種不規(guī)范、不嚴謹?shù)男袨椤?/p>

醫(yī)院人事檔案管理工作不受重視還導致相關(guān)崗位人員的流動遲緩，相關(guān)崗位的工作壓力不大，崗位職能遲滯。沒有失業(yè)的壓力，沒有受到處罰的風險，員工自然會失去工作熱情，無法在崗位上發(fā)揮應有的職能。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的改進措施

（一）強化制度建設(shè)和規(guī)范管理

對人事檔案管理工作關(guān)注度不夠是導致此項工作始終比較滯后的重要原因。在新形勢下要解決人事檔案管理的問題就必須重新規(guī)劃相關(guān)的制度規(guī)范，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀建立健全完善的人事檔案管理制度，做好相關(guān)的操作規(guī)范和權(quán)限管理設(shè)計，確保人事檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都納入全面有效的管理體系之中。

考慮到當前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在很多漏洞和不足，崗位設(shè)置、部門設(shè)置、職權(quán)設(shè)置都存在缺陷，相關(guān)的制度建設(shè)和規(guī)范設(shè)計務必要從頭做起，在充分借鑒當前最先進的檔案管理理念和模式的基礎(chǔ)上制定出切實可行的方案。建議醫(yī)院施行領(lǐng)導責任制，指定副院長級領(lǐng)導參與到人事檔案管理工作中來，確保人事檔案管理制度、規(guī)范、文件、指令的有效傳達、落實、開展，避免人事檔案管理制度建設(shè)成為一紙空文。

（二）人事檔案管理的服務體系要強化和創(chuàng)新

醫(yī)院人事檔案材料的服務體系強化和創(chuàng)新是指醫(yī)院檔案管理部門、人事部門要注意做好檔案資料的強化管理，致力于提升檔案資料的實用價值開展工作。醫(yī)院檔案部門要立足現(xiàn)代化檔案管理手段的應用和建設(shè)，在保護檔案資料中的私密信息和保密資料的前提下做好電子檔案的建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化資源共享和分配，從而實現(xiàn)檔案資料的多用途應用。醫(yī)院要在不侵犯相關(guān)人員合法權(quán)益，不損害相關(guān)人員和醫(yī)院利益的情況下放開檔案管理，向其他社會單位、醫(yī)療單位、科研機構(gòu)提供更好的檔案調(diào)閱服務，讓相關(guān)機構(gòu)、個人可以從醫(yī)院構(gòu)建的龐大且豐富的檔案資源中尋求幫助。

醫(yī)院要以創(chuàng)新的觀念和手段提供檔案資料的加工、應用、咨詢、閱覽、整理等各項服務，從而讓醫(yī)院耗費大力氣建立起來的檔案資源可以在實際應用中發(fā)揮功效。如果人事檔案資料僅僅是作為一種保管收藏的材料來處理，這顯然并不利于檔案資料發(fā)揮效果，也枉費了醫(yī)院機構(gòu)在這方面做出的投入。

（三）增強檔案管理意識培養(yǎng)，調(diào)動檔案管理積極性

醫(yī)院進行檔案管理意識的培養(yǎng)包括兩方面，其一是相關(guān)領(lǐng)導的意識要端正、態(tài)度要嚴肅，要把管理好人事檔案當做工作的中心。檔案管理是一項崇高的事業(yè)，也是醫(yī)院管理中必不可少的一個環(huán)節(jié)。相關(guān)領(lǐng)導要切實負起責任，從心態(tài)和工作內(nèi)容安排等方面主抓檔案管理不放松，認真履行責任和義務，積極推動檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)、行政管理等工作中的融合與體現(xiàn)，確保檔案管理工作成為醫(yī)院各項業(yè)務同步進行的必要元素，保障醫(yī)院建設(shè)工作的順利有序進行。

檔案管理工作于全體醫(yī)護人員的個人利益和合法權(quán)益息息相關(guān)，需要讓全體醫(yī)護人員都具備良好的檔案管理意識。醫(yī)院要大力倡導建立檔案信息自我審查、檔案內(nèi)容自我維護、檔案管理違規(guī)操作主動監(jiān)督的意識和觀念，讓醫(yī)院全體員工共同營造檔案管理的良好環(huán)境，促進檔案管理工作朝著科學、有序、合理、穩(wěn)定的方向發(fā)展，讓檔案管理工作真正發(fā)揮應有的價值和作用，避免檔案管理人員產(chǎn)生被忽略、被隔離的負面情緒。

三、總結(jié)

人事檔案管理是目前醫(yī)院體系進行改革的一項重點和難點，因相關(guān)規(guī)章制度不足，管理意識欠缺，關(guān)注度不高而呈現(xiàn)出較為混亂的局面。醫(yī)院要改變現(xiàn)狀就要在端正態(tài)度、提高認識的基礎(chǔ)上建立健全相關(guān)制度和規(guī)范，落實一系列嚴謹有序的管理策略，積極謀求醫(yī)院檔案資料的價值開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案管理價值的轉(zhuǎn)化和成果的提升，確保人事檔案管理相關(guān)的各項工作可以圓滿完成。

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