科學(xué)化管理醫(yī)院檔案，促進(jìn)綜合發(fā)展

張衛(wèi)蘋

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，各種現(xiàn)代化管理手段日益完善，醫(yī)院檔案科學(xué)化管理成為醫(yī)院綜合發(fā)展的重要組成部分，是現(xiàn)代醫(yī)院與醫(yī)學(xué)界發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展正處在一個(gè)重要時(shí)期，醫(yī)院檔案管理也面臨著許多新的問題。本文就醫(yī)院檔案管理的諸多問題做出了相應(yīng)的分析，可供醫(yī)學(xué)研究者和醫(yī)院管理者參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理，科學(xué)化，綜合發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)研究乃至醫(yī)療領(lǐng)域有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理以及各項(xiàng)其它活動(dòng)，是具有保存和研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案不僅涉及到本院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到某個(gè)地區(qū)廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。

一、科學(xué)化檔案管理的作用

（一）科學(xué)化檔案管理在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用。一個(gè)醫(yī)院是否按照現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式管理，一個(gè)醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平的高低，科學(xué)化的檔案管理都是一個(gè)重要的衡量指標(biāo)。一個(gè)醫(yī)療水平高深的醫(yī)院必然有一個(gè)相當(dāng)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，它在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用。

（二）科學(xué)化檔案管理有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展。在醫(yī)院的發(fā)展問題上，科學(xué)化的檔案管理有利于院領(lǐng)導(dǎo)班子做出科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的、準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)；有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理，通過對(duì)其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

（三）科學(xué)化檔案管理是醫(yī)院通過各種形式對(duì)醫(yī)療數(shù)據(jù)收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析的過程。科學(xué)化檔案管理能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)，為學(xué)術(shù)研究提供科學(xué)數(shù)據(jù)，因此科學(xué)化檔案管理成為管理中的重要環(huán)節(jié)。

二、現(xiàn)行檔案管理存在的問題

（一）檔案重視程度不高導(dǎo)致檔案利用率較低

在基層的醫(yī)院管理工作中，多數(shù)的工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識(shí)，仍然存在強(qiáng)烈的"重業(yè)務(wù)，輕檔案"的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)。從而忽略了檔案的科學(xué)化管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展中許多數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性和歷史資料的完整性，使檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用效果不高。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，普遍存在工作人員理論水平、專業(yè)素質(zhì)、文化程度偏低的問題，而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其業(yè)務(wù)培養(yǎng)納入醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃和要求，認(rèn)為對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)對(duì)于提高業(yè)務(wù)收入影響不大，甚至?xí)哟笾С?。從而?dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，不能有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供準(zhǔn)確、全面、有效的檔案信息資料。

（三）檔案管理制度不健全

在多數(shù)醫(yī)院檔案管理中制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。比如醫(yī)院的檔案管理工作中如果沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，就會(huì)導(dǎo)致很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失，失去檔案工作的完整性，并且對(duì)于同一類別數(shù)據(jù)不能有效分類和充分利用，影響甚至阻礙醫(yī)學(xué)研究。

（四）檔案管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的要求

隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備仍然落后，甚至老化，停留于手工收集、檢索水平上，在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代，許多醫(yī)院不重視在硬件方面的投入，使其數(shù)據(jù)不能最大限度的提取有用價(jià)值，并且還存在著房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺等這樣那樣的問題，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

三、檔案管理需科學(xué)化

（一）科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率

科學(xué)化檔案管理，是與現(xiàn)代化科學(xué)與技術(shù)接軌的管理方式。隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。

針對(duì)當(dāng)今我國各級(jí)各類醫(yī)院中，抗菌素的使用普遍存在問題，如抗菌藥物使用率偏高、無指征和預(yù)防用藥過多、手術(shù)患者預(yù)防用藥指征過寬時(shí)間過長(zhǎng)、聯(lián)合用藥依據(jù)不足、圍手術(shù)期用藥欠規(guī)范等濫用抗菌素現(xiàn)象等，我們開展了對(duì)某醫(yī)院從2012年12月-2014年5月所有出院患者以及外科手術(shù)患者的病案信息，針對(duì)抗菌藥物使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，關(guān)注住院及外科手術(shù)患者及住院患者抗菌藥物的使用率，利用科學(xué)的《病案信息統(tǒng)計(jì)與管理系統(tǒng)》和《抗菌藥物使用情況系統(tǒng)》以及EXCEI進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以回顧性調(diào)查方法對(duì)病例進(jìn)行篩選并登記，項(xiàng)目包括科室、性別、年齡、使用抗菌藥物的名稱，抗菌藥物的使用金額、各科室使用抗菌藥物的使用率、全院抗菌藥物平均使用率、主管醫(yī)生以及手術(shù)患者的手術(shù)名稱、切口分類、麻醉誘導(dǎo)期及手術(shù)后用藥類型、天數(shù)及聯(lián)合用藥情況進(jìn)行分析，系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，發(fā)現(xiàn)住院患者以及手術(shù)患者使用抗菌藥物存在著：手術(shù)患者抗菌藥物應(yīng)用指征掌握不嚴(yán)，對(duì)濫用抗生素危害認(rèn)識(shí)不足，抗菌藥物應(yīng)用選藥不合理，抗菌藥物用藥時(shí)機(jī)、療程不當(dāng)?shù)葐栴}。以上的數(shù)據(jù)分析與得出的結(jié)論都來源于醫(yī)院的病案信息，檔案信息的開發(fā)利用，方便快捷地為住院患者以及手術(shù)中抗菌素使用問題的調(diào)研提供了準(zhǔn)確詳實(shí)的數(shù)據(jù)，為分析住院以及手術(shù)患者抗菌藥物使用的規(guī)律與特征，加強(qiáng)抗生素使用環(huán)節(jié)質(zhì)量控制提供了重要的參考依據(jù)。

（二）科學(xué)分配檔案管理人員，提高工作效率

科學(xué)分配檔案管理人員，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，使檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研工作萬無一失。在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案在從紙質(zhì)時(shí)代向電子時(shí)代轉(zhuǎn)換的過程中，檔案管理人員還應(yīng)具備電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)有效的分析整理，對(duì)不同類的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，對(duì)同一類的數(shù)字信息進(jìn)行排序，從而可以有效分析每一序列的數(shù)據(jù)反映出的問題和結(jié)論，從而為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供可靠依據(jù)，為綜合發(fā)展提供技術(shù)支持。endprint

（三）科學(xué)檔案管理方法，提高檔案利用率

創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)改變以往的模式，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊(duì)伍，克服檔案管理中的分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)化完整化，全面涵蓋醫(yī)院的發(fā)展歷史。檔案管理應(yīng)由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，注重檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加大資源開發(fā)力度，從而切實(shí)提高檔案管理效率和管理水平。

在上述課題研究中，利用對(duì)病案信息的分析，對(duì)抗菌藥物的管理和控制抗菌藥物合理應(yīng)用上發(fā)揮了積極作用。住院患者2014年1-5月比2013年1-5月住院患者增加了1087人次，比上一年度增長(zhǎng)了11.3%；外科手術(shù)患者較前一年增長(zhǎng)了13.2%；抗菌藥物使用金額降低了30%；住院及手術(shù)患者中抗菌藥物費(fèi)用平均降低210元。就這一數(shù)據(jù)結(jié)果表明：在病案信息中對(duì)抗菌藥物的管理上用數(shù)字來說明問題，有理有據(jù)，大大增加了管理力度，提高了合理使用抗菌藥物的執(zhí)行力，規(guī)范了抗菌藥物的使用，遏制了抗菌素的濫用現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)于患者而言，降低了醫(yī)療費(fèi)用，使醫(yī)保、新農(nóng)合資金最大限度發(fā)揮作用，節(jié)省了醫(yī)療資金，用有限的醫(yī)療資金為更多的患者解除病痛，增加了社會(huì)效益。

四、科學(xué)化地進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學(xué)化已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)?？茖W(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。檔案科學(xué)化管理能為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

在上述提到的調(diào)研中，該醫(yī)院針對(duì)手術(shù)中抗菌素使用存在的各種問題，制訂了《某醫(yī)院抗菌藥物臨床應(yīng)用專項(xiàng)整治活動(dòng)實(shí)施方案》、《某醫(yī)院抗菌藥物臨床應(yīng)用分級(jí)管理制度》、《某醫(yī)院抗菌藥物臨床應(yīng)用控制標(biāo)準(zhǔn)》等一系列用藥標(biāo)準(zhǔn)和整改措施，在制定這些管理制度和措施中提供了大量的數(shù)字信息，并通過這些信息規(guī)定出各臨床科室使用抗菌藥物的目標(biāo)值，完成情況每月進(jìn)行通報(bào)。經(jīng)過近一年的大力整改，該院住院患者以及手術(shù)患者在抗菌藥物使用問題上有了明顯改善。住院患者的抗菌素使用率降低了20%，住院患者使用抗菌藥物的時(shí)間降低了5.6天；手術(shù)I類切口患者預(yù)防使用抗菌藥物比例降低70%；預(yù)防使用抗菌藥物降低了46%。術(shù)后使用抗菌藥物的時(shí)間降低了2.0天；抗菌藥物費(fèi)用占藥物總費(fèi)下降了21.0%。

醫(yī)院病案信息資源豐富，其實(shí)檔案信息的開發(fā)利用對(duì)于醫(yī)院的意義不僅限于此，還是醫(yī)院醫(yī)、教、研進(jìn)行案例教學(xué)的重要教材。在醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)院管理、監(jiān)督檢查工作中提供可靠的依據(jù)。在醫(yī)療、社會(huì)服務(wù)、學(xué)科建設(shè)、行政管理以及醫(yī)院發(fā)展決策及經(jīng)濟(jì)核算運(yùn)行等方面的作用日益顯著，在醫(yī)藥衛(wèi)生領(lǐng)域里有著不可估量的作用。醫(yī)療數(shù)字統(tǒng)計(jì)信息不斷細(xì)化，醫(yī)院的管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況及發(fā)展方向都離不開醫(yī)療信息。

病案信息的開發(fā)和利用還有著很大的挖掘空間，醫(yī)院應(yīng)高度重視這項(xiàng)工作，盡可能多的挖掘出病案信息的服務(wù)功能，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（作者單位：徐水縣衛(wèi)生局）endprint