面向高校信息化的檔案管理創(chuàng)新思考

張艷

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)地不斷發(fā)展，數(shù)字化信息管理滲透進(jìn)了管理的各個層面。在高校檔案的信息化管理中，如何進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而提高高校信息化檔案管理的效率，已經(jīng)是高校檔案管理中必須思考的問題。鑒于此，本文從樹立高校全員參與的工作理念、完善檔案體制和運(yùn)行機(jī)制、加強(qiáng)管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)提高三個層面進(jìn)行闡述，以期為高校信息化檔案管理提供管理參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理 信息化 創(chuàng)新 資源共享

在高校檔案管理中，實(shí)行信息化管理是高校檔案管理的創(chuàng)新要求。所謂的信息化檔案管理，指的是充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行整理、記錄、開發(fā)的一種過程。高校檔案作為高校發(fā)展的紀(jì)錄，它是高校文化的積淀，它是高校管理中的一項(xiàng)重要的組成部分。故而，在高校檔案管理中，必須引起足夠的重視，在高校檔案管理中，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化的管理目標(biāo)。

1.樹立高校全員參與的工作理念

在高校檔案管理中，應(yīng)該積極地樹立全員參與的工作的理念，以達(dá)到對管理體制和工作機(jī)制進(jìn)一步完善和深化的目的。高校的創(chuàng)辦和發(fā)展與高校檔案業(yè)務(wù)有著緊密的聯(lián)系。高校檔案是對高校建設(shè)的成就和經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)記錄，它涉及的范圍很廣，包括高校的科研、教學(xué)、管理、服務(wù)等各個層面。它是高校文化的積淀。同時高校檔案與校園文化建設(shè)有著緊密的聯(lián)系，都是為學(xué)校服務(wù)，為廣大的師生服務(wù)。所以，在本質(zhì)上，高校檔案管理是服務(wù)性質(zhì)的，這也就必然要讓檔案人員克服“坐、靠、等”的思想，轉(zhuǎn)變“被動服務(wù)”，逐步樹立“主動服務(wù)”的思想。這實(shí)際上要求檔案管理逐步增強(qiáng)服務(wù)的主動性和有效性，將檔案管理的工作方式從封閉向開放過渡。故而，轉(zhuǎn)變管理員管理到人人管理，是對高校檔案管理的一種創(chuàng)新。改變以往那種等待各部門或者個人移交材料的局面，形成一種全員參與的主動收集材料的良好的局面。這就要求全員樹立高校檔案管理的意識。畢竟，高校檔案文化作為校園文化建設(shè)的一項(xiàng)重要的載體，其內(nèi)涵極其豐富，在校園文化建設(shè)中是重要的一條資源渠道，在人文教育上是絕好的教材。積極地將檔案文化滲透到校園文化建設(shè)中去，讓高校的一些杰出的名人資源、悠久的校園文化資源，以及文物文化資源充分發(fā)揮育人功能，以達(dá)到對學(xué)生學(xué)習(xí)興趣的激發(fā)，提高學(xué)生的人文素質(zhì)，彌補(bǔ)課堂教學(xué)上教育的不足。在理想道德教育上，通過檔案文化，培養(yǎng)學(xué)生愛校勤學(xué)，積極地發(fā)揮出重要的作用。檔案文化具有無形的精神力量，有利于學(xué)生的全面發(fā)展。另一方面，高校檔案工作，在高校管理中涉及的面非常寬泛，有文書檔案、財務(wù)審計檔案、干部人事檔案、校園治安檔案、人才培養(yǎng)工作評估檔案等等。故而，高校中各個職能部門以及工作人員和領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該對檔案管理工作給予高度的重視，積極樹立全員參與檔案管理的工作理念，逐步形成高校檔案管理工作的一種良好氛圍。

2.完善檔案體制和運(yùn)行機(jī)制

在高校檔案工作的管理中，檔案的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，它們是緊密聯(lián)系、相輔相成的，在體制創(chuàng)新中，首先要求機(jī)制創(chuàng)新，將體制和機(jī)制進(jìn)行有效的優(yōu)化，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。在高校檔案管理中，積極地加快高校檔案的信息化管理以及自動化建設(shè)，是提高高校信息化檔案管理的重要舉措。為了完善高校檔案管理的體制和運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)該積極地完善高校檔案管理工作的體系，對校領(lǐng)導(dǎo)在檔案分管工作中的職責(zé)給予明確，不得含糊，不得有漏洞。對于其他分管業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，促使他們在分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)下開展一些相應(yīng)的管理工作。高校檔案管理涉及的面很寬，在材料收集中，其流程一般是由后勤處、計財處、保衛(wèi)處、教務(wù)處等職能部門將自己的材料匯集后移交給學(xué)校檔案室，再通過檔案室進(jìn)行進(jìn)一步的統(tǒng)籌整理形成檔案。在檔案管理中，完善好高校的檔案管理運(yùn)行機(jī)制是提高學(xué)校檔案管理的關(guān)鍵所在。傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)為檔案的收集以及整理工作都是檔案室工作人員的職責(zé)所在，與其他人無關(guān)，從而導(dǎo)致相關(guān)的檔案職能部門工作人員在工作中不思進(jìn)取，缺乏創(chuàng)新。所以，在高校檔案管理的機(jī)制建設(shè)上，積極考慮相關(guān)人員的積極性來增強(qiáng)這些人員的責(zé)任感和積極性。

3.加強(qiáng)管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)提高

在高校檔案管理中，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理，有利于高校檔案管理質(zhì)量和效率的提升。在高校檔案管理中，真正要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、科學(xué)化、自動化，也不是一件輕易的事情，需要積極地將高校檔案管理納入高校工作的議事日程上來，以引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，切實(shí)地對高校檔案管理隊(duì)伍給予建設(shè)，積極提高管理人員的綜合素質(zhì)。其途徑有：其一，積極地結(jié)合高校檔案管理隊(duì)伍人員的實(shí)際情況，定期地開展《檔案法》學(xué)習(xí)活動。領(lǐng)導(dǎo)帶頭對《檔案法》進(jìn)行學(xué)習(xí)，促使人人對高校檔案的意義有清晰的認(rèn)識，提高檔案管理的意識。讓每一管理人員積極做好自己的業(yè)務(wù)工作。其二，積極用檔案制度來約束人。在檔案管理中，比如《檔案利用制度》《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案收集整理管理制度》等等，都是高校檔案管理工作人員必須遵循的準(zhǔn)則，充分利用這些制度，有效地做好對管理人員的管理。其三，積極加強(qiáng)對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，以促進(jìn)高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力的提高。

4.結(jié)語

綜上所述，在高校檔案信息化管理中，要突破傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新全員參與的管理模式，需要樹立高校全員參與的工作理念，積極完善檔案體制和運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)提高。通過以上的努力，高校信息化檔案管理水平必然會有質(zhì)的提高。

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